管理公司支出，真的適合用 Excel 嗎？配合自動化輕鬆掌握公司支出管理

用試算表來記錄公司開銷，真的能讓你對財務狀況一目了然——尤其是當你手上沒有專業會計團隊或現成的管理系統時。一份設計完善的試算表，不只能幫你把帳目整理得清清楚楚，還能看出開銷趨勢，讓你在花錢時更有策略。

這篇文章裡，我們會用實際範例，帶你了解商業開支試算表怎麼用，為什麼每間公司都該準備好一個範本，還有，怎麼靠 monday work management，把開支管理升級，活用自動化和數據洞察，讓整個流程更有效率。

開始使用

企業開支專用的 Excel 試算表，到底是什麼呢？

所謂企業開支的 Excel 試算表，其實就是一種專門記錄和追蹤公司花錢狀況的標準工具。它能幫你釐清很多重要的財務問題：

• 這筆錢是誰花的？
• 花在哪裡？
• 什麼時候花的？
• 這筆開支在預算中屬於哪一類？
• 為什麼要花這筆錢？
• 總共花了多少？

有些試算表會專門記錄某一類型的公司支出，比如「差旅開支試算表」，就會整理住宿、交通里程、餐飲等等與出差有關的費用。至於「每月開支試算表」，則是幫你掌握每個月的整體花費，像是公司收入、日常營運開支，還有行銷費用等。

這類開支管理的試算表通常都有幾個基本配置：

• 每筆開銷一列，清楚記錄
• 有標日期、供應商、分類、開支內容、金額、付款方式和備註的欄位
• 內建好公式，幫你自動算數，省時又方便

用專門Excel 範本追蹤企業開支的4大理由

還在想用試算表來記錄開支到底划不划算？來看看這些實際好處就知道了：

1. 財務決策更有憑據

當你的開支數據整齊清楚地擺在眼前，做決策自然就更有信心。把所有花費整理成一份一目了然的試算表，是理財的第一步。

比如說，你經營一家烘焙坊，正想搞清楚：買在地食材到底有沒有比較便宜？只要把現有開支整理好，再對比一下食品批發商的價格估算，數據一出來，答案就很明白，企業決策做起來也更放心。

2. 資料全都集中好找

相信大家都遇過這種混亂場面：業務部的 George 隨手把開銷寫在餐巾紙上，HR 的 Betty 則散落記在 iPhone 備忘錄。結果資料一多，東一張西一筆，全成了災難。用統一格式的 Excel 試算表，就能告別這種混亂。所有開支記錄通通集中在一起，查資料再也不費工夫。

3. 省時省力，少操煩

自己算數字不但累人，還容易出錯。Excel 裡面早就設好公式，能自動幫你計算總額和平均值，大大省下時間。

更棒的是，如果你把 Excel 試算表和像 monday work management 這類強大工具結合起來，開支報告還能全自動生成。

自動化不只省麻煩，還能幫你優化整個財務流程，讓你隨時掌握部門、專案、活動，甚至整間公司的財務狀況。

4. 異常開銷立刻看得見

有沒有過突然發現開支暴增，卻搞不清楚發生什麼事？只要養成固定追蹤開支的習慣，任何異常或可疑支出馬上就能浮上檯面。比方說，辦公室用品預算某個月突然飆高，試算表馬上就能幫你抓出問題，及時處理。

既然知道了試算表的好處，接下來就一起看看幾個實用範本，讓你馬上用得上！

5個企業開支範本推薦

每家公司管理開支的方式不一樣，這很正常。不管你是擴編中的行銷團隊、忙碌的營運部門，還是穩定運作的專業機構，選對合適的開支試算表對維持企業財務健康至關重要。這裡有五個熱門範本，讓你的開支管理更簡單有效：

1. 基本企業開支試算表範本

如果你的團隊只需要簡單好用的開支追蹤工具，這款範本很適合。操作簡單，欄位包括日期、金額、付款方式、開支類別和簡短說明，清楚明瞭。不管是新成立的團隊還是想快速導入標準化流程的部門，都能輕鬆上手，不用繁瑣設定，也不需要大規模培訓。

舉例來說，如果你負責辦公室的日常營運，或是剛起步的小團隊，這種簡潔的設計正好能幫你保持帳目清晰不混亂。

2. 收支試算表範本

想更快掌握財務全貌？收支試算表幫你對比企業收入和支出，馬上看出收支狀況。特別適合管理專案預算或部門開支的團隊，能有效掌握趨勢，控制預算，邁向目標。

比如說，你的內容行銷團隊想爭取預算來聘請更多自由接案寫手，這個範本能清楚顯示相關花費與部落格流量成長之間的對比，幫助你有理有據地提出預算申請。

3. 差旅開支試算表範本

如果你的團隊常常要出差跑客戶專案或參加業界活動，那這款試算表真的超級實用。它專門用來記錄像是機票、住宿、餐飲、租車等差旅相關開銷，全部整理得井然有序，還內建計算公式，記帳變得又快又準。

差旅開支報告試算表範本範例

經常要處理客戶專案、對外合作，或需要跨地區工作的團隊，會特別依賴這款工具，讓開支追蹤和報帳流程變得輕鬆順暢。

4. 每月企業開支試算表範本

想要快速掌握每個月的花錢情況？這份每月開支試算表正適合。它能幫助團隊總結月度開支，看出消費模式，及早調整預算，還能深入了解團隊的花錢習慣。

簡單的每月開支試算表通常會包含：

• 一整年每個月份的欄位
• 總企業收入和總開支的列
• 開支明細與分類的列

多數這類試算表也會順便提供季度的收支總結，非常適合用來做季度財務報告。

每月企業開支試算表範本範例

這種範本特別適合中型企業，或者需要同時管理多個行銷活動或營運預算的團隊。它能幫你迅速了解每月的開支模式，方便隨時依據數據做出調整。

比如說，營運經理可以用這份試算表快速發現哪些月訂閱服務或辦公用品的支出超出預期，然後立即採取行動，把開支控制在合理範圍內。

5. 年度企業開支試算表範本

如果你們的團隊需要做年度財務總檢討，那這款年度開支試算表絕對是必備工具。它可以全面性地整理你一整年的財務狀況，把總收入（包含應稅收入）和所有開支清楚對比，讓你精準掌握什麼時候、哪裡花了最多錢。這種細緻的追蹤方式，不只讓策略規劃更有依據，報稅時也能輕鬆搞定所有財務申報。

這款範本特別適合規模較大的企業，像是需要管理多個部門、雜項開支繁多，或一年中有重大專案（像大型行銷活動或基礎設施升級）的公司。它還能把花費細分到對應的收入分類，提升年終報表的準確度。

年度企業開支試算表範本範例

想像一下，當你的部門在規劃明年預算時，有一份清晰的年度開支拆解表，能讓預算編列更精準，資源分配也更有信心。

讓企業開支範本發揮最大效益的 10 個實用技巧

想讓你的開支追蹤又清楚又準確？這裡有些超實用的小撇步，幫你簡化財務紀錄，效率大提升！

1. 一開始就挑對範本！
範本百百款，不見得每一種都適合你。不管你是要追蹤部門月預算、年度支出，甚至是私人開銷，選對範本才能真正符合你的企業需求，省事又有效。

2. 自訂分類，符合你的實際情況。
別用那些太籠統的類別啦！照著你的工作模式調整分類，像行銷部門可以用「社群廣告」或「活動贊助」，財務團隊則可以更精細地分類，比如「利息收入」或「服務費」。這樣一來，帳目清晰多了。

3. 隨時注意收入跟支出的平衡。
定期檢查你的收入（記得也要算上應稅收入）和支出對比，可以幫你及早發現預算超支問題。記得在 monday work management 裡設月度提醒，對照一下報表和企業預算範本，財務狀況一目瞭然。

4. 避免用「雜項」這種模糊不清的分類。
「雜項」超容易變成什麼都往裡面丟的萬用垃圾桶。鼓勵團隊針對每筆開銷做清楚分類，像團隊聚餐就歸到「員工餐飲」或「團隊建立活動」，這樣分析數據才有意義！

5. 自動化管理收據。
一張張手動收據管理真的太累人了！不如用 monday work management 裡的 PDF 掃描功能，自動把收據數位化，整理超方便，報稅也更輕鬆。

6. 善用公式和自動化。
不要再花時間手動算了！用試算表裡的內建公式，加上 monday work management，總額和平均值都能自動算好，省下超多時間。

7. 建立自動化流程，少煩惱。
在 monday work management 設定好自動化開支報告流程，像完成的開支表自動傳到財務部門，任務沒完成還會自動提醒。這樣一來，不怕核准延誤，也不會漏掉重要支出。

8. 記得定期更新範本。
範本不用新數據就沒用了！別忘了定期更新，把最新的薪資、供應商付款和日常開銷都記錄進去。用 monday work management 設每週或每月檢查，確保財務數據永遠即時又準確。

9. 善用視覺化工具，讓數據說話。
活用 monday work management 裡的圖表和儀表板，讓花費模式一看就懂。數據視覺化後，高層或各部門主管就能更快發現花費狀況，找到省錢機會，調整預算更有方向。

10. 整合會計軟體，事半功倍！
把你的開支試算表直接連接到 QuickBooks 這類會計軟體，整合起來不僅減少對帳錯誤，還能大幅提高效率。透過 monday work management 做無縫整合，財務結算和年終報表都能輕鬆搞定。

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用 monday work management，輕鬆掌握企業開支！

想把企業開支管理得又輕鬆又有效？交給 monday work management 就對了！只要下載我們免費又能自訂的開支追蹤範本，就能輕鬆整理開支，穩健維持財務健康，同時讓管理流程簡化又流暢。

這款彈性十足的範本，無論是要協調大型企業多部門預算，還是幫正在成長中的公司打理開支，都非常好用。而且等你準備好要更進一步時，還可以輕鬆把 Excel 試算表連接到 monday work management，在我們直覺好用的平台上直接管理所有開支。

monday.com 上的甘特圖範例，可以完整呈現每月的詳細開支報表。你也能把企業開支的 Excel 試算表資料轉成這樣的甘特圖，視覺化掌握一切！

來看看 monday work management 怎麼讓你的開支管理更輕鬆：

跨地點協作，完全無障礙： monday work management 是雲端平台，無論是跨部門還是跨國團隊都能輕鬆協作。你可以人在倫敦處理開支，同時和紐約的團隊順暢合作，不費吹灰之力。

數據視覺化，洞察一目了然： 利用自訂儀表板、圖表、甘特圖，把冷冰冰的數字變成清晰的視覺化資訊。馬上就能看出花費模式、預算走向，甚至找出省錢小撇步。

自動化流程，節省寶貴時間： 開支報告自動送到負責人手上，任務完成前還會自動提醒。你不用再追著大家要資料，也不用發一堆提醒郵件，monday work management 幫你打理得妥妥當當。

頂級安全防護，讓你安心無憂： 所有敏感財務資訊都有企業級資安防護，多重權限控管，加上符合業界最高標準的合規要求，使用起來超放心。

額外加碼！monday work management 的更多開支管理範本

想讓開支管理更輕鬆一點，同時幫助團隊維持財務健康？快來看看 monday work management 提供的其他超好用範本吧！這些範本專門設計給不同部門的團隊使用，讓你更深入了解開支狀況，預算控管也變得更輕鬆。

預算追蹤範本

這款預算追蹤範本能幫你更精準掌握財務全貌。特別適合希望即時掌握開支狀況的部門或團隊。你可以隨時對照實際支出和預算金額，快速發現有沒有哪裡超支，並據此做出更明智、更有策略的財務決策。無論你是專案負責人、營運主管，還是財務經理，都能靠這個範本讓帳目更清晰，管理更到位。

如果你偏好用 Google Sheets，我們也準備好了專用的預算範本，非常適合做個人簡易預算或小型團隊專案使用，快速又方便！

開支追蹤範本

想更主動掌握企業開支嗎？試試我們這款超好用的動態開支追蹤範本吧！它能把所有重要的財務數據集中在同一個地方，讓你輕鬆掌握每一筆花費，交易自動分類，還內建超方便的自動化功能，像是開支核准提醒、付款通知等等，讓管理流程變得更有條理。這個範本特別適合同時管理多個專案，或需要協調跨部門工作的團隊。

不論你是負責管理客戶專案，還是內部預算，這個範本的簡單操作、靈活性和流暢度，絕對能幫你把開支管理變得輕鬆又高效！

用 monday work management，讓開支管理變簡單！

管理企業開支，其實不用搞得壓力山大。有了好用的 Excel 試算表，再搭配 monday work management 這樣的平台，開支追蹤變得超簡單，準確度更高，還能全面掌握企業財務狀況，深入挖掘財務洞察。

不管你是剛起步的新創團隊，還是成長快速的企業，善用專業範本，都能幫助你把帳目整理得井井有條，做決策更有依據，預算也能穩穩掌控。現在就下載我們的免費範本開始吧！等你準備好再往下一步邁進時，別忘了深入探索 monday work management，它能幫你把開支追蹤效率全面升級！

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