O que \u00e9 o ciclo de vida do gest\u00e3o de projetos?<\/h2>\n
O ciclo de vida da gest\u00e3o de projetos \u00e9 a sequ\u00eancia completa de eventos que conduzem um projeto do in\u00edcio ao fim. Ao dividi-lo em etapas distintas, fica f\u00e1cil monitorar, gerenciar e ajustar cada uma delas conforme necess\u00e1rio. Al\u00e9m disso, o gestor pode definir metas e ver com qual n\u00edvel de efic\u00e1cia seu tempo, recursos e or\u00e7amento est\u00e3o sendo usados durante todo o projeto.<\/p>\n
O ciclo de vida da gest\u00e3o de projetos ocorre em 5 fases: inicia\u00e7\u00e3o, planejamento, controle, implementa\u00e7\u00e3o e encerramento. Existem tamb\u00e9m algumas fases para uma gest\u00e3o de projetos mais avan\u00e7ada (falaremos sobre elas no final do artigo). Cada fase inclui etapas que, ap\u00f3s sua conclus\u00e3o, levar\u00e3o o gerente de projetos e sua equipe \u00e0 pr\u00f3xima fase.<\/p>\n
A seguir, detalhamos cada fase e sugerimos pr\u00e1ticas recomendadas para cada uma delas. Essa descri\u00e7\u00e3o pode ser aplicada a todos os seus projetos, dos mais simples aos mais complexos.<\/p>\n
Fase 1: Inicia\u00e7\u00e3o<\/strong><\/h2>\nTodo projeto bem gerido come\u00e7a pela an\u00e1lise, discuss\u00e3o e tomada de decis\u00e3o. A isso damos os nome de inicia\u00e7\u00e3o.<\/p>\n
A fase de inicia\u00e7\u00e3o <\/strong><\/a>no ciclo de vida da gest\u00e3o de projetos \u00e9 aquela na qual voc\u00ea identifica uma necessidade ou problema comercial e uma solu\u00e7\u00e3o em potencial. Nessa fase, voc\u00ea analisar\u00e1 o que ser\u00e1 necess\u00e1rio para executar a solu\u00e7\u00e3o proposta e justificar\u00e1 o projeto \u00e0 lideran\u00e7a, a fim de receber a aprova\u00e7\u00e3o para continuar.<\/p>\nDigamos que o departamento de processamento de pedidos da companhia X , um dos maiores clientes da sua empresa, esteja enfrentando grandes problemas de desempenho devido ao design insatisfat\u00f3rio de sua ferramenta de gerenciamento de pedidos. Ap\u00f3s a identifica\u00e7\u00e3o do problema, foram solicitadas algumas altera\u00e7\u00f5es que visam diminuir o tempo de chamada e melhorar a experi\u00eancia do cliente.<\/p>\n
Sua equipe de projetos parece ter uma solu\u00e7\u00e3o para esse problema e \u00e9 necess\u00e1rio receber aprova\u00e7\u00e3o para iniciar a fase de planejamento. As pr\u00e1ticas recomendadas na fase de inicia\u00e7\u00e3o incluem:<\/p>\n
\n- Realizar um estudo de viabilidade <\/strong>que definir\u00e1 o problema existente e determinar\u00e1 se o projeto ser\u00e1 capaz de resolver isso.<\/li>\n
- Identificar o escopo do projeto <\/strong>e definir a real demanda dele \u2013 o qu\u00e3o demorado e complexo ele ser\u00e1, e que tipo de impacto ele causar\u00e1 nos neg\u00f3cios.<\/li>\n
- Definir a lista de entregas do projeto<\/a>, <\/strong>isto \u00e9, descrever o produto ou servi\u00e7o que a equipe do projeto fornecer\u00e1.<\/li>\n
- Identificar as partes interessadas do seu projeto<\/strong>; elas s\u00e3o as partes mais envolvidas em todo o processo. Conhecer as prioridades dessas partes ajudar\u00e1 voc\u00ea a definir suas pr\u00f3prias prioridades e coordenar as prioridades da equipe e do projeto em si.<\/li>\n
- Criar o caso de neg\u00f3cios <\/strong>que justifique a necessidade do projeto com base no custo e na demanda de recursos<\/li>\n
- Escrever uma Declara\u00e7\u00e3o de Trabalho (SOW, do ingl\u00eas Scope of Work<\/em>) <\/strong>para o cliente, que descreva em detalhes as atividades que ser\u00e3o executadas, o compromisso de tempo e as entregas<\/li>\n<\/ul>\n
Depois que a fase de inicia\u00e7\u00e3o estiver conclu\u00edda e os tomadores de decis\u00e3o tiverem aprovado seu projeto, \u00e9 hora de come\u00e7ar a mapear os detalhes do mesmo na pr\u00f3xima fase: a de planejamento.<\/p>\n
Fase 2<\/strong>: Planejamento<\/strong><\/h2>\n![\"planning_pt\"](\"https:\/\/monday.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/01\/pt_Project_planning_projects-3-1024x534.png\")
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A fase de planejamento <\/strong>no ciclo de vida da gest\u00e3o de projetos \u00e9 onde o trabalho que voc\u00ea descreveu durante a inicia\u00e7\u00e3o \u00e9 dividido em partes menores e gerenci\u00e1veis. A equipe dedicada ao projeto \u00e9 formada, tarefas espec\u00edficas s\u00e3o definidas, responsabilidades s\u00e3o atribu\u00eddas e a programa\u00e7\u00e3o do projeto<\/a> \u00e9 criada. Nessa fase, voc\u00ea se deve se dedicar \u00e0s seguintes tarefas:<\/p>\n\n- \u00a0Projetar o plano de projeto<\/a> e o cronograma.<\/strong> Documente os marcos do projeto<\/a>, os prazos e as entregas. Crie um fluxo de trabalho<\/a> ou mapa de processo para uma representa\u00e7\u00e3o visual de todo o projeto.<\/li>\n
- Criar o or\u00e7amento. <\/strong>Essa \u00e9 uma an\u00e1lise mais detalhada de como os fundos ser\u00e3o alocados, incluindo custos de recursos, ferramentas e quaisquer outras despesas que devam ser cobradas durante o projeto.<\/li>\n
- Escolher seus recursos humanos e montar a equipe.<\/strong> Observe as entregas do projeto e escolha (ou contrate, se o or\u00e7amento permitir) os melhores profissionais poss\u00edveis para cada tarefa.<\/li>\n
- \u00a0Depois que sua equipe for formada, \u00e9 hora de realizar uma reuni\u00e3o inicial<\/strong>, onde voc\u00ea compartilhar\u00e1 os detalhes do plano e do or\u00e7amento, e alinhar\u00e1 as metas e marcos do projeto<\/a> com todos.<\/li>\n<\/ul>\n
Tudo parece muito bom neste momento: seu projeto foi aprovado, voc\u00ea construiu sua equipe e o plano est\u00e1 perfeitamente mapeado. \u00c9 chegada a hora de seguir \u00e0 pr\u00f3xima fase: a de implementa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n
Fase 3<\/strong>: Implementa\u00e7\u00e3o<\/strong><\/h2>\nA fase de implementa\u00e7\u00e3o <\/b>de projeto<\/a> \u00e9 onde o verdadeiro trabalho de gest\u00e3o de projetos acontece. Voc\u00ea manter\u00e1 contato ass\u00edduo com os colaboradores, cuidar\u00e1 do cronograma e do or\u00e7amento, e reportar\u00e1 tudo \u00e0s partes interessadas. Nessa fase, voc\u00ea precisa estar sempre pronto para fazer ajustes e apagar inc\u00eandios. Por exemplo, se um de seus desenvolvedores acabar sendo mais lento do que o esperado, voc\u00ea estar\u00e1 perdendo dinheiro com esse recurso e precisar\u00e1 ter um plano de a\u00e7\u00e3o para realizar uma mudan\u00e7a na equipe ou alterar as prioridades das entregas dele.<\/p>\nComo voc\u00ea j\u00e1 deve ter aprendido (ou aprender\u00e1 muito rapidamente), gerenciar projetos requer muita flexibilidade e \u00e1reas de conhecimento diversas. Essa mesma flexibilidade pode ser necess\u00e1ria para ajustar o escopo, o or\u00e7amento ou o cronograma, conforme for necess\u00e1rio. \u00c9 durante a fase de implementa\u00e7\u00e3o que as seguintes tarefas devem ser realizadas:<\/p>\n
\n- Realizar reuni\u00f5es semanais com a equipe<\/strong>, nas quais voc\u00ea solicitar\u00e1 atualiza\u00e7\u00f5es do status de tarefas de todos os envolvidos no projeto. Incentive a colabora\u00e7\u00e3o pedindo informa\u00e7\u00f5es, ou\u00e7a os problemas que possam ter surgido e ofere\u00e7a solu\u00e7\u00f5es para superar obst\u00e1culos.<\/li>\n
- \u00a0Encontrar-se com colaboradores individualmente <\/strong>para acompanhar o progresso e monitorar o desempenho. Use essas oportunidades para conversar sobre quaisquer problemas que voc\u00ea ou eles queiram abordar em particular e busquem juntos solu\u00e7\u00f5es para que o bom andamento do projeto seja mantido.<\/li>\n
- \u00a0Realizar atividades de fortalecimento da equipe<\/strong>. Elas s\u00e3o \u00f3timas para apoiar o time e incentivar a comunica\u00e7\u00e3o e a colabora\u00e7\u00e3o entre todos.<\/li>\n
- \u00a0Enviar comunica\u00e7\u00f5es peri\u00f3dicas<\/strong>. E-mails semanais com atualiza\u00e7\u00f5es do projeto s\u00e3o uma \u00f3tima maneira de manter todos alinhados e definir expectativas para a pr\u00f3xima etapa. Voc\u00ea tamb\u00e9m pode criar mensagens internas de atualiza\u00e7\u00e3o semanal para a equipe do projeto, e mensagens mais gerais que possam ser distribu\u00eddas por toda a empresa.<\/li>\n<\/ul>\n
Agora, seu projeto est\u00e1 em pleno andamento! Cabe a voc\u00ea garantir que ele fique o mais pr\u00f3ximo poss\u00edvel do belo plano que criou na fase de planejamento. \u00c9 na fase de controle que isso acontece.<\/p>\n
Fase 4<\/strong>: Controle<\/strong><\/h2>\nA fase de controle <\/strong>no ciclo de vida da gest\u00e3o de projetos \u00e9 aquela que obrigar\u00e1 voc\u00ea a analisar cada etapa do projeto com uma lupa, certificando-se de que nada est\u00e1 saindo do caminho delineado. Na verdade, podemos dizer que, para aumentar a efic\u00e1cia, as fases de controle e implementa\u00e7\u00e3o podem e devem ocorrer ao mesmo tempo. Nessa fase, voc\u00ea ir\u00e1 fazer o seguinte:<\/p>\n\n- \u00a0Conduzir revis\u00f5es semanais sobre o or\u00e7amento <\/strong>para ver como o projeto est\u00e1 se saindo em rela\u00e7\u00e3o a seus custos projetados e reais. Esse \u00e9 o momento de garantir que n\u00e3o haja despesas desnecess\u00e1rias e que o or\u00e7amento esteja sendo usado conforme o planejado.<\/li>\n
- \u00a0Comunicar-se com o cliente <\/strong>a fim de mant\u00ea-lo informado e garantir que ele n\u00e3o solicite servi\u00e7os fora do SOW (o que \u00e9 conhecido como Altera\u00e7\u00e3o de Escopo, e que \u00e9 um fator important\u00edssimo a se evitar na gest\u00e3o de projetos!)<\/li>\n
- \u00a0Reportar-se \u00e0s partes interessadas, <\/strong>com o objetivo de fornecer an\u00e1lises regulares do status e responder a quaisquer perguntas que possam surgir.<\/li>\n<\/ul>\n
Neste ponto, a sua equipe percorreu todo o cronograma, e suas entregas foram realizadas. Chegou a hora de encerrar tudo e determinar se as metas do projeto<\/a> foram cumpridas conforme prometido e planejado, dentro do prazo e do or\u00e7amento. A fase de encerramento \u00e9 onde voc\u00ea vai descobrir tudo isso.<\/p>\nComece j\u00e1<\/a><\/p>\nFase 5<\/strong>: Encerramento<\/strong><\/h2>\n
Digamos que o departamento de processamento de pedidos da companhia X , um dos maiores clientes da sua empresa, esteja enfrentando grandes problemas de desempenho devido ao design insatisfat\u00f3rio de sua ferramenta de gerenciamento de pedidos. Ap\u00f3s a identifica\u00e7\u00e3o do problema, foram solicitadas algumas altera\u00e7\u00f5es que visam diminuir o tempo de chamada e melhorar a experi\u00eancia do cliente.<\/p>\n
Sua equipe de projetos parece ter uma solu\u00e7\u00e3o para esse problema e \u00e9 necess\u00e1rio receber aprova\u00e7\u00e3o para iniciar a fase de planejamento. As pr\u00e1ticas recomendadas na fase de inicia\u00e7\u00e3o incluem:<\/p>\n
- \n
- Realizar um estudo de viabilidade <\/strong>que definir\u00e1 o problema existente e determinar\u00e1 se o projeto ser\u00e1 capaz de resolver isso.<\/li>\n
- Identificar o escopo do projeto <\/strong>e definir a real demanda dele \u2013 o qu\u00e3o demorado e complexo ele ser\u00e1, e que tipo de impacto ele causar\u00e1 nos neg\u00f3cios.<\/li>\n
- Definir a lista de entregas do projeto<\/a>, <\/strong>isto \u00e9, descrever o produto ou servi\u00e7o que a equipe do projeto fornecer\u00e1.<\/li>\n
- Identificar as partes interessadas do seu projeto<\/strong>; elas s\u00e3o as partes mais envolvidas em todo o processo. Conhecer as prioridades dessas partes ajudar\u00e1 voc\u00ea a definir suas pr\u00f3prias prioridades e coordenar as prioridades da equipe e do projeto em si.<\/li>\n
- Criar o caso de neg\u00f3cios <\/strong>que justifique a necessidade do projeto com base no custo e na demanda de recursos<\/li>\n
- Escrever uma Declara\u00e7\u00e3o de Trabalho (SOW, do ingl\u00eas Scope of Work<\/em>) <\/strong>para o cliente, que descreva em detalhes as atividades que ser\u00e3o executadas, o compromisso de tempo e as entregas<\/li>\n<\/ul>\n
Depois que a fase de inicia\u00e7\u00e3o estiver conclu\u00edda e os tomadores de decis\u00e3o tiverem aprovado seu projeto, \u00e9 hora de come\u00e7ar a mapear os detalhes do mesmo na pr\u00f3xima fase: a de planejamento.<\/p>\n
Fase 2<\/strong>: Planejamento<\/strong><\/h2>\n
<\/p>\nA fase de planejamento <\/strong>no ciclo de vida da gest\u00e3o de projetos \u00e9 onde o trabalho que voc\u00ea descreveu durante a inicia\u00e7\u00e3o \u00e9 dividido em partes menores e gerenci\u00e1veis. A equipe dedicada ao projeto \u00e9 formada, tarefas espec\u00edficas s\u00e3o definidas, responsabilidades s\u00e3o atribu\u00eddas e a programa\u00e7\u00e3o do projeto<\/a> \u00e9 criada. Nessa fase, voc\u00ea se deve se dedicar \u00e0s seguintes tarefas:<\/p>\n
- \n
- \u00a0Projetar o plano de projeto<\/a> e o cronograma.<\/strong> Documente os marcos do projeto<\/a>, os prazos e as entregas. Crie um fluxo de trabalho<\/a> ou mapa de processo para uma representa\u00e7\u00e3o visual de todo o projeto.<\/li>\n
- Criar o or\u00e7amento. <\/strong>Essa \u00e9 uma an\u00e1lise mais detalhada de como os fundos ser\u00e3o alocados, incluindo custos de recursos, ferramentas e quaisquer outras despesas que devam ser cobradas durante o projeto.<\/li>\n
- Escolher seus recursos humanos e montar a equipe.<\/strong> Observe as entregas do projeto e escolha (ou contrate, se o or\u00e7amento permitir) os melhores profissionais poss\u00edveis para cada tarefa.<\/li>\n
- \u00a0Depois que sua equipe for formada, \u00e9 hora de realizar uma reuni\u00e3o inicial<\/strong>, onde voc\u00ea compartilhar\u00e1 os detalhes do plano e do or\u00e7amento, e alinhar\u00e1 as metas e marcos do projeto<\/a> com todos.<\/li>\n<\/ul>\n
Tudo parece muito bom neste momento: seu projeto foi aprovado, voc\u00ea construiu sua equipe e o plano est\u00e1 perfeitamente mapeado. \u00c9 chegada a hora de seguir \u00e0 pr\u00f3xima fase: a de implementa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n
Fase 3<\/strong>: Implementa\u00e7\u00e3o<\/strong><\/h2>\n
A fase de implementa\u00e7\u00e3o <\/b>de projeto<\/a> \u00e9 onde o verdadeiro trabalho de gest\u00e3o de projetos acontece. Voc\u00ea manter\u00e1 contato ass\u00edduo com os colaboradores, cuidar\u00e1 do cronograma e do or\u00e7amento, e reportar\u00e1 tudo \u00e0s partes interessadas. Nessa fase, voc\u00ea precisa estar sempre pronto para fazer ajustes e apagar inc\u00eandios. Por exemplo, se um de seus desenvolvedores acabar sendo mais lento do que o esperado, voc\u00ea estar\u00e1 perdendo dinheiro com esse recurso e precisar\u00e1 ter um plano de a\u00e7\u00e3o para realizar uma mudan\u00e7a na equipe ou alterar as prioridades das entregas dele.<\/p>\n
Como voc\u00ea j\u00e1 deve ter aprendido (ou aprender\u00e1 muito rapidamente), gerenciar projetos requer muita flexibilidade e \u00e1reas de conhecimento diversas. Essa mesma flexibilidade pode ser necess\u00e1ria para ajustar o escopo, o or\u00e7amento ou o cronograma, conforme for necess\u00e1rio. \u00c9 durante a fase de implementa\u00e7\u00e3o que as seguintes tarefas devem ser realizadas:<\/p>\n
- \n
- Realizar reuni\u00f5es semanais com a equipe<\/strong>, nas quais voc\u00ea solicitar\u00e1 atualiza\u00e7\u00f5es do status de tarefas de todos os envolvidos no projeto. Incentive a colabora\u00e7\u00e3o pedindo informa\u00e7\u00f5es, ou\u00e7a os problemas que possam ter surgido e ofere\u00e7a solu\u00e7\u00f5es para superar obst\u00e1culos.<\/li>\n
- \u00a0Encontrar-se com colaboradores individualmente <\/strong>para acompanhar o progresso e monitorar o desempenho. Use essas oportunidades para conversar sobre quaisquer problemas que voc\u00ea ou eles queiram abordar em particular e busquem juntos solu\u00e7\u00f5es para que o bom andamento do projeto seja mantido.<\/li>\n
- \u00a0Realizar atividades de fortalecimento da equipe<\/strong>. Elas s\u00e3o \u00f3timas para apoiar o time e incentivar a comunica\u00e7\u00e3o e a colabora\u00e7\u00e3o entre todos.<\/li>\n
- \u00a0Enviar comunica\u00e7\u00f5es peri\u00f3dicas<\/strong>. E-mails semanais com atualiza\u00e7\u00f5es do projeto s\u00e3o uma \u00f3tima maneira de manter todos alinhados e definir expectativas para a pr\u00f3xima etapa. Voc\u00ea tamb\u00e9m pode criar mensagens internas de atualiza\u00e7\u00e3o semanal para a equipe do projeto, e mensagens mais gerais que possam ser distribu\u00eddas por toda a empresa.<\/li>\n<\/ul>\n
Agora, seu projeto est\u00e1 em pleno andamento! Cabe a voc\u00ea garantir que ele fique o mais pr\u00f3ximo poss\u00edvel do belo plano que criou na fase de planejamento. \u00c9 na fase de controle que isso acontece.<\/p>\n
Fase 4<\/strong>: Controle<\/strong><\/h2>\n
A fase de controle <\/strong>no ciclo de vida da gest\u00e3o de projetos \u00e9 aquela que obrigar\u00e1 voc\u00ea a analisar cada etapa do projeto com uma lupa, certificando-se de que nada est\u00e1 saindo do caminho delineado. Na verdade, podemos dizer que, para aumentar a efic\u00e1cia, as fases de controle e implementa\u00e7\u00e3o podem e devem ocorrer ao mesmo tempo. Nessa fase, voc\u00ea ir\u00e1 fazer o seguinte:<\/p>\n
- \n
- \u00a0Conduzir revis\u00f5es semanais sobre o or\u00e7amento <\/strong>para ver como o projeto est\u00e1 se saindo em rela\u00e7\u00e3o a seus custos projetados e reais. Esse \u00e9 o momento de garantir que n\u00e3o haja despesas desnecess\u00e1rias e que o or\u00e7amento esteja sendo usado conforme o planejado.<\/li>\n
- \u00a0Comunicar-se com o cliente <\/strong>a fim de mant\u00ea-lo informado e garantir que ele n\u00e3o solicite servi\u00e7os fora do SOW (o que \u00e9 conhecido como Altera\u00e7\u00e3o de Escopo, e que \u00e9 um fator important\u00edssimo a se evitar na gest\u00e3o de projetos!)<\/li>\n
- \u00a0Reportar-se \u00e0s partes interessadas, <\/strong>com o objetivo de fornecer an\u00e1lises regulares do status e responder a quaisquer perguntas que possam surgir.<\/li>\n<\/ul>\n
Neste ponto, a sua equipe percorreu todo o cronograma, e suas entregas foram realizadas. Chegou a hora de encerrar tudo e determinar se as metas do projeto<\/a> foram cumpridas conforme prometido e planejado, dentro do prazo e do or\u00e7amento. A fase de encerramento \u00e9 onde voc\u00ea vai descobrir tudo isso.<\/p>\n
Comece j\u00e1<\/a><\/p>\n
Fase 5<\/strong>: Encerramento<\/strong><\/h2>\n
- \u00a0Comunicar-se com o cliente <\/strong>a fim de mant\u00ea-lo informado e garantir que ele n\u00e3o solicite servi\u00e7os fora do SOW (o que \u00e9 conhecido como Altera\u00e7\u00e3o de Escopo, e que \u00e9 um fator important\u00edssimo a se evitar na gest\u00e3o de projetos!)<\/li>\n
- \u00a0Encontrar-se com colaboradores individualmente <\/strong>para acompanhar o progresso e monitorar o desempenho. Use essas oportunidades para conversar sobre quaisquer problemas que voc\u00ea ou eles queiram abordar em particular e busquem juntos solu\u00e7\u00f5es para que o bom andamento do projeto seja mantido.<\/li>\n
- Criar o or\u00e7amento. <\/strong>Essa \u00e9 uma an\u00e1lise mais detalhada de como os fundos ser\u00e3o alocados, incluindo custos de recursos, ferramentas e quaisquer outras despesas que devam ser cobradas durante o projeto.<\/li>\n
- Identificar o escopo do projeto <\/strong>e definir a real demanda dele \u2013 o qu\u00e3o demorado e complexo ele ser\u00e1, e que tipo de impacto ele causar\u00e1 nos neg\u00f3cios.<\/li>\n
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