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O ciclo de vida do gerenciamento de projetos

O ciclo de vida do gerenciamento de projetos

Todos na monday.com

Controlando o caos

 

Então, os negócios estão crescendo – novos clientes estão sendo contratados, novas iniciativas estão começando e novos produtos estão sendo desenvolvidos. Tudo isso é bom, mas todas as novas ofertas vêm com custos, entregas, prazos e demandas. Se você não gerenciar todas as peças móveis, poderá encontrar no futuro dinheiro perdido, desperdício de recursos e projetos que falharam.

A boa notícia é que seguir o ciclo de vida do gerenciamento de projetos pode trazer controle ao caos e garantir que você esteja obtendo os resultados esperados dentro do prazo e do orçamento.

O ciclo de vida do gerenciamento de projetos é a sequência completa de eventos que move um projeto do início ao fim. Ele permite dividir seu projeto em partes distintas que você pode monitorar, gerenciar e ajustar conforme necessário. Você pode definir metas e ver com qual nível de eficácia seu tempo, recursos e orçamento estão sendo usados. O ciclo de vida ocorre em 5 fases: iniciação, planejamento, controle, execução e encerramento. Existem também algumas fases para um gerenciamento de projeto mais avançado (falaremos sobre isso mais tarde!). Cada fase inclui etapas que, após a conclusão, seguirão para a próxima etapa.

Fase um: iniciação

Todo projeto bem gerenciado começa pela análise, discussão e tomada de decisão. Isso é a iniciação.

A fase de Iniciação é onde você identifica uma necessidade ou problema comercial e uma solução em potencial. Você analisará o que será necessário para executar a solução e justificará o projeto à liderança, para receber a aprovação para continuar.

Digamos que o departamento de Processamento de Pedidos da Empresa X esteja enfrentando grandes problemas de desempenho devido ao design ruim de sua ferramenta de gerenciamento de pedidos. Eles pediram algumas alterações que diminuirão o tempo de chamada e melhorarão a experiência do cliente. Sua equipe de projeto tem uma solução e precisa da aprovação para iniciar esse projeto de desenvolvimento, para que a fase de iniciação comece. Você irá fazer o seguinte:

  • Realizar um estudo de viabilidade que definirá o problema existente e determinará se o projeto será capaz de resolver isso
  • Identificar o escopo do projeto para realmente definir a demanda do projeto – o quão demorado e complexo ele será, e que tipo de impacto isso causará sobre os negócios?
  • Definir as entregas do projeto que descrevem o produto ou serviço que a equipe do projeto fornecerá
  • Identificar as partes interessadas do seu projeto; elas são as partes mais envolvidas no processo. Conhecer as prioridades dessas partes ajudará você a definir suas próprias prioridades.
  • Criar o caso de negócios que justifique a necessidade do projeto com base no custo e na demanda de recursos
  • Escrever uma Declaração de Trabalho (SOW) para o cliente, que descreva as atividades que serão executadas, o compromisso de tempo e as entregas

 

Depois que a fase de iniciação estiver concluída e os tomadores de decisão tiverem aprovado seu projeto, é hora de começar a mapear os detalhes do projeto na próxima fase: planejamento.

 

Fase dois: planejamento

A fase de Planejamento é onde o trabalho que você descreveu durante a iniciação é dividido em partes menores e gerenciáveis. A equipe do projeto é formada, tarefas específicas são definidas, responsabilidades são atribuídas e o cronograma do projeto é criado. Você fará o seguinte:

  •       Projetar o plano e a linha do tempo do projeto. Documente os marcos, prazos e entregas do projeto. Crie um fluxo de trabalho ou mapa de processo para uma representação visual de todo o projeto.
  •       Criar o orçamento. Essa é uma análise mais detalhada de como os fundos serão alocados, incluindo custos de recursos, ferramentas e quaisquer outras despesas que devam ser cobradas no projeto.
  •       Escolher seus recursos e montar sua equipe. Observe as entregas do projeto e escolha (ou contrate, se o orçamento permitir) as melhores pessoas possíveis para cada tarefa.
  •       Depois que a equipe for formada, realize uma reunião inicial, onde você compartilhará os detalhes do plano e do orçamento do projeto, e alinhará as metas do projeto com todos.

Tudo parece muito bom neste momento: seu projeto foi aprovado, você construiu sua equipe e o plano está perfeitamente mapeado. Agora é hora de seguir à próxima fase: execução.

Fase três: execução

A fase de Execução é onde o verdadeiro trabalho de gerenciamento de projetos acontece. Você manterá contato com os colaboradores, cuidará do cronograma e do orçamento, e reportará tudo às partes interessadas. Você precisa estar pronto para fazer ajustes e apagar incêndios. Por exemplo, se um de seus desenvolvedores acabar sendo mais lento do que o esperado, você estará perdendo dinheiro com esse recurso, e precisará fazer uma mudança na equipe ou alterar as prioridades das entregas dele. Essa mesma flexibilidade será necessária para ajustar o escopo, o orçamento ou o cronograma, conforme necessário. Suas etapas incluem:

  •       Realizar reuniões semanais com a equipe, nas quais você solicitará atualizações de tarefas. Incentive a colaboração pedindo informações. Ouça os problemas e ofereça soluções para superar obstáculos.
  •       Encontrar-se com colaboradores individuais para acompanhar o progresso e monitorar a qualidade de seu desempenho. Converse sobre quaisquer problemas que você ou eles queiram abordar em particular.
  •       Realizar atividades de formação de equipe para apoiar o moral e incentivar a comunicação.
  •       Enviar comunicações periódicas – e-mails semanais com atualizações do projeto são uma ótima maneira de manter todos alinhados e definir expectativas para a próxima etapa. Crie mensagens internas de atualização semanal para a equipe do projeto, e mensagens mais gerais que possam ser distribuídas por toda a empresa.

Agora, seu projeto está em pleno andamento. Cabe a você garantir que ele fique o mais próximo possível do belo plano que criou. A fase de controle é onde isso acontece.

Fase quatro: controle

A fase de Controle é onde você vai olhar com uma lupa para todas as partes do projeto, para ver o que está saindo da linha. Para aumentar a eficácia, as fases de controle e execução devem ocorrer ao mesmo tempo, na verdade. Você irá fazer o seguinte:

  •       Conduzir revisões semanais do orçamento para ver como o projeto está se saindo em relação ao custo. É aqui que você verá se há algum desperdício de dinheiro.
  •       Comunicar-se com o cliente para mantê-lo informado e garantir que ele não solicite serviços fora do SOW (isso é conhecido como Alteração de Escopo/ – um GRANDE fator a se evitar no gerenciamento de projetos!)
  •       Reportar-se às partes interessadas para fornecer análises regulares do status e responder a quaisquer perguntas

Neste ponto, sua equipe percorreu todo o cronograma do projeto, e suas entregas foram realizadas. É hora de encerrar tudo e determinar se as metas foram cumpridas conforme prometido, dentro do prazo e do orçamento. A fase de encerramento é onde você descobre tudo isso.

Fase cinco: encerramento

A fase de Encerramento é onde você revisa a experiência para determinar o sucesso do projeto. Isso não é apenas essencial para demonstrar o valor do projeto às partes interessadas e clientes, como também fornece um roteiro para o futuro. Você fará o seguinte:

  •       Documente a conclusão do projeto, verificando a realização de todas as entregas e o status delas
  •       Realize uma reunião pós-projeto para revisar tudo o que aconteceu durante o projeto. Peça informações sobre o que correu bem, o que deve ser melhorado e o que nunca deve acontecer novamente.
  •       Analise o desempenho de cada colaborador e da equipe como um todo. Use a reunião pós-projeto para parabenizar a equipe e reconhecer as pessoas por suas realizações e contribuições.
  •       Crie uma revisão do projeto e um relatório de lições aprendidas que inclua os resultados dessa reunião.
  •       Faça uma revisão final do orçamento para identificar onde ele foi cumprido e onde foi excedido

Portanto, o projeto está concluído. Agora, você sabe como percorrer do início ao fim com estrutura e organização. O ciclo de vida do gerenciamento de projetos é a ferramenta mais confiável para definir padrões e evitar erros repetidos.

Ah, sim! Lembra-se das fases avançadas mencionadas anteriormente? Conforme ganha mais experiência no gerenciamento de projetos, você vai querer oferecer uma garantia de qualidade ainda maior às partes interessadas e clientes. Estratégia e manutenção são fases que ocorrem no início e no final do projeto.

Na verdade, a Estratégia ocorre antes do projeto, e geralmente sem a participação do gerente do projeto. Porém, incluir o gerente nessas discussões aumenta o potencial para que o projeto esteja alinhado com as metas e objetivos de negócios. Participe de reuniões, documente os resultados delas e use-os para definir o escopo do projeto, definir entregas e desenvolver o cronograma.

A Manutenção ocorre depois da conclusão do projeto. Ela é uma verificação que serve para avaliar o desempenho do produto ou serviço e a satisfação do cliente. Isso serve a muitos propósitos: pode lidar com problemas preventivamente, resolver problemas, fundamentar projetos futuros e identificar oportunidades futuras.

Nenhuma fase do gerenciamento de projetos é fácil, mas todas são necessárias para garantir que a empresa faça o melhor uso possível de seu tempo, recursos e dinheiro – e que sempre entregue um produto superior. 

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