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Lições aprendidas com a mudança rápida de toda uma empresa durante a crise do COVID-19

Lições aprendidas com a mudança rápida de toda uma empresa durante a crise do COVID-19

Todos na monday.com

Eran Zinman é cofundador e CTO da monday.com

Nestes períodos desafiadores, nosso compromisso como empresa é causar um impacto positivo enquanto atravessamos esta nova realidade juntamente com empresas, comunidades, instituições, famílias e indivíduos em todo o mundo.

Como cofundador e CTO da monday.com, plataforma que capacita mais de 100.000 organizações a executarem projetos e fluxos de trabalho, era importante para mim, juntamente com o cofundador Roy Mann, fazer a convocação para mudarmos nossas prioridades e fazermos a transição da nossa empresa (com mais de 400 funcionários em Tel Aviv e Nova York) para o trabalho remoto.

Assim como ocorreu com todos, o surto do COVID-19 fez com que mudássemos rapidamente para nos deixar na melhor posição para apoiar nossos clientes, membros da equipe, empresas e comunidades – enquanto mantemos nossas metas e dinamismo.

Quero compartilhar o que aprendemos até o momento, na esperança de que isso possa ajudar você durante esta transição.

Em apenas algumas semanas, adaptamos nossa plataforma para atender às novas necessidades de trabalho remoto dos nossos clientes; descobrimos formas inéditas e inovadoras de manter as equipes conectadas e produtivas; e buscamos maneiras de ajudar as comunidades a combater o surto de coronavírus – tudo isso enquanto apoiávamos nossa própria equipe durante esta difícil transição, para que todos seguissem em frente.

Encontrando novas formas de atender às novas necessidades dos clientes

Como empresa focada em seus clientes, era importante que o foco passasse rapidamente para como poderíamos ajudar as pessoas, empresas e instituições a usar nosso produto para trabalhar remotamente em grupo de forma mais inteligente e adequada, onde quer que estivessem.

Entendemos os desafios que as equipes e organizações em todo o mundo enfrentam atualmente, pois todos passamos pela transição para o trabalho remoto como resultado da pandemia de COVID-19. Sem dúvidas, esta situação sem precedentes não está apenas mudando a forma como as equipes e organizações usam nosso produto: suas necessidades imediatas também são outras.

Mesmo em nossa própria transição recente para o trabalho remoto como empresa, percebemos algumas das limitações da nossa plataforma aos trabalhadores remotos – e aceleramos nossos esforços para fazer melhorias.

Aprimorando nosso produto para as realidades do trabalho remoto

Já fizemos algumas melhorias imediatas e necessárias, adicionando novos recursos e capacidades para que todos nós possamos trabalhar, colaborar e gerenciar melhor juntos, independentemente de onde estivermos localizados neste momento.

Confira um resumo do que fizemos na última semana:

Nova integração com o Zoom: com a nova integração com o Zoom, você pode transformar reuniões em ação. Sempre que você iniciar uma reunião no Zoom, um elemento será automaticamente criado em um quadro da monday.com, para que você acompanhe seu trabalho.

Configuração de status de trabalho: pode ser difícil saber quem está trabalhando no escritório, quem está trabalhando de casa, quem está ausente e quem está indisponível. Agora, você pode definir seu status de trabalho em seu perfil da monday.com para refletir sua situação em tempo real.

Receita ‘Feito’ para grupos: com esta nova receita, quando todos os elementos de um grupo forem concluídos, você pode automaticamente notificar aqueles que devem ser informados.

Coluna suspensa: adicione uma coluna que permite que você selecione quaisquer dados e informações que deseja exibir na forma de menu suspenso, em vez de vários itens (ex.: lista de participantes de uma chamada).

Aos nossos clientes: estamos trabalhando duro para adicionar novos recursos e capacidades de trabalho remoto, e convidamos vocês a adicionar as necessidades de suas equipes nesta lista. Agradecemos suas sugestões e contribuições, para que possamos continuar ajudando suas equipes a permanecerem conectadas e produtivas enquanto trabalham remotamente.

Você pode adicionar suas ideias e necessidades de trabalho remoto aqui.

Realizaremos uma Hackathon de Trabalho Remoto nesta semana e pretendemos lançar alguns recursos novos bem bacanas como aplicativos da monday. Falaremos mais sobre isso nos próximos dias – fique de olho.

Oferta de novos recursos de trabalho remoto

Além disso, imediatamente começamos a compilar os melhores conteúdos disponíveis sobre trabalho remoto – e os compartilhamos. Agora, você pode encontrar inúmeros conteúdos úteis em nosso site para ajudar sua equipe a permanecer conectada e produtiva enquanto trabalha de qualquer lugar. Esses materiais incluem:

Blog de trabalho remoto: preparamos modelos, dicas, estudos de caso e insights que nossas equipes da monday.com estão adaptando para o trabalho remoto, para ajudar suas equipes e organizações a fazer uma transição tranquila. Toda semana adicionamos conteúdo ao blog. Por isso, não se esqueça de acessá-lo regularmente, pois haverá muitas novidades em breve. Você pode ler nosso blog sobretrabalho remoto aqui.

Webinar de trabalho remoto: recentemente, realizamos o webinar “Trabalhe remotamente com a monday.com”, no qual compartilhamos práticas recomendadas e quadros “essenciais”, além de dicas de produtividade. Ainda incluímos uma demonstração sobre como usar nossa nova integração do Zoom. Se você não viu, confira a gravação completa aqui (em Inglês).

Preservando a cultura da empresa durante o trabalho distanciado

Unir-se como equipe e manter um senso de normalidade durante o trabalho remoto nestas circunstâncias difíceis é incrivelmente importante para nós. Encontramos alguns elementos essenciais que nos ajudaram.

Manter nossos rituais e rotinas: fizemos todos os esforços possíveis para manter nossas regras semanais, apesar da inédita distância física e da separação que agora há entre todos nós. Isso significa manter nossa reunião semanal de atualizações com todos os nossos membros de Tel-Aviv, além de nossa reunião retrospectiva com toda a empresa no final de cada semana.

Propocionar aos gerentes as ferramentas que eles precisam para apoiar suas equipes: além disso, passamos a fazer nossas reuniões gerenciais on-line para manter todos alinhados, de modo que eles continuem se encontrando para definir e ajustar metas para suas equipes.

Videochamadas em massa podem parecer um desafio, mas são essenciais para que todos nós nos reunamos virtualmente para alinhar nosso propósito e metas da semana, visando manter nossos objetivos imediatos e de longo prazo em evolução. Elas também são nossa melhor forma de lidar em tempo real com os problemas e questões enfrentados pelos membros da nossa equipe.

Garantir aos membros da nossa equipe que estamos aqui para ajudá-los

Embora estejamos fazendo todo o possível para manter a normalidade, sabemos que as coisas mudaram. Muitos integrantes da nossa equipe também são pais, cuidadores ou ambos, e agora têm novos deveres e responsabilidades além do trabalho – devido ao surto de coronavírus.

Como pai de duas garotinhas, também tenho o desafio de equilibrar minhas prioridades como marido e pai com as demandas e responsabilidades como cofundador e CTO. Além disso, conheço algumas das outras dificuldades que os membros da nossa equipe têm enfrentado, desde compartilhar espaços de trabalho apertados até cuidar de parentes mais velhos.

Sabemos que nem todos conseguem trabalhar com máximo desempenho neste novo ambiente, mas temos confiança de que todos farão o melhor possível. E sabemos ainda que há aqueles que ajudarão a segurar quem ocasionalmente precisar dar um passo atrás.

Tempo com a família àqueles que precisam – sem questionamentos

Considere permitir que suas equipes ditem seus próprios horários. Pedimos aos pais e cuidadores da nossa empresa para reservarem tempo em sua agenda de trabalho às responsabilidades familiares, para que tenham a flexibilidade de manter a estrutura e a estabilidade de que precisam na vida doméstica. Descobrimos que isso faz uma grande diferença para ajudar os membros da nossa equipe a se sentir com uma boa base.

Também criamos canais de comunicação às famílias, para que elas possam apoiar umas às outras. Muitos pais na empresa já recorreram uns aos outros em busca de apoio, além da troca de conselhos e dicas sobre como melhor gerenciar esta transição. E isso é só mais um reflexo das pessoas incríveis que constituem a monday.com.

Apoiar fornecedores e pequenas empresas aliadas

Além de nossos clientes e funcionários, como startup, descobrimos que era muito importante apoiar as empresas locais que nos prestam serviços. Trabalhamos com muitos fornecedores, grandes e pequenos.

Embora não precisemos mais de todos os serviços deles neste momento, continuamos pagando a todos, desde a pessoa que entrega nossos sanduíches no café da manhã até aquela que reabastece nossos sacos de café – pois eles dependem de empresas como a nossa para sobreviver.

Na última quinta-feira, surpreendemos a todos da empresa com um pequeno pacote repleto de guloseimas, que foi entregue na porta de todos. Estamos tomando iniciativas desse tipo como pequenas demonstrações de gratidão e reconhecimento pelo trabalho duro de todos para manter, sob circunstâncias difíceis e estressantes, as necessidades de nossos clientes no foco principal. Essa também é uma forma de contornar temporariamente as barreiras do isolamento social que muitos membros da nossa equipe estão enfrentando.

Acreditamos que devemos fazer nossa parte como membros de nossas comunidades mais amplas para ajudar pequenas empresas e fornecedores a sobreviver. Para nós, é importante que ninguém seja abandonado neste período de necessidade.

Ajudando aqueles que estão respondendo ao surto de COVID-19

Também era importante ajudarmos nossas comunidades locais. Em um post recente em nosso blog, compartilhamos que estamos oferecendo o uso gratuito de nossa plataforma na íntegra a qualquer organização não governamental que esteja trabalhando para combater o surto de coronavírus. Estamos tentando fazer nossa parte no combate ao vírus, oferecendo os recursos que permitam que esses trabalhadores na linha de frente colaborem e se concentrem melhor em suas missões.

Peço que, se você possui uma ONG que esteja combatendo o COVID-19 (ou se conhece alguma que esteja), entre em contato conosco aqui caso nossa plataforma possa ajudar.

Lembre-se de que estamos todos juntos nisto.

Como empresa, durante estes períodos desafiadores, estamos fazendo nosso melhor para aprender com nossas experiências e nos adaptar enquanto tentamos manter o dinamismo. É importante que nós, como empresas, comunidades e indivíduos, troquemos nossos conhecimentos e insights para apoiar uns aos outros, para que todos possamos superar isso.

Cuide-se e permaneça seguro.

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