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Multitasking: inimigo nº 1 da produtividade

Multitasking: inimigo nº 1 da produtividade

Todos na monday.com

Se você acha que a capacidade de ser multitarefa é algo que aumenta o desempenho, entendeu tudo errado. Na verdade, ela é um prejuízo significativo para a produtividade. Saiba mais a partir dos estudos mais recentes que desmascaram o multitasking. Você já ouviu falar de pessoas com a capacidade de realizar várias tarefas?

Você sabe: pessoas que lidam com chamadas de clientes enquanto enviam e-mails, ou que conseguem conversar com um colega de trabalho enquanto finalizam um relatório. Provavelmente sim, especialmente aqueles típicos “gurus da produtividade” que são encontrados no trabalho. Mas a verdadeira pergunta é: eles estão realmente colocando todo o seu foco em qualquer uma dessas tarefas? Bem, na verdade, não. Ser multitarefa não é o mesmo que ser produtivo. Como afirma Steve Uzzell em The One Thing, “multitasking é apenas a oportunidade de estragar mais de uma coisa de cada vez”. Na verdade, existem inúmeras pesquisas e estudos que já vinculam o multitasking a vários problemas críticos, como problemas de saúde mental, baixa produtividade e mais. Porém, apesar das descobertas científicas, muitas pessoas confundem o multitasking como um facilitador de desempenho e trabalham para melhorar suas habilidades de multitasking – mas isso é uma mentira. Neste artigo, usarei a ciência e as pesquisas para refutar as habilidades de multitasking altamente requisitadas, e compartilhar algumas doses de sabedoria para indicar a você a direção certa. Então, vamos lá.

O que há de errado com o multitasking?

A internet está cheia de “dicas e truques” sobre como aprimorar as habilidades multitasking que supostamente melhoram a produtividade, mas isso não poderia estar mais longe da verdade.  Mas você não precisa acreditar apenas em mim. Aqui estão três problemas principais do multitasking, corroborados por estudos recentes e dados concretos:

Problema 1: você perde de vista o que é importante

Nosso cérebro é projetado para focar em apenas uma coisa, portanto, bombardeá-lo com informações só o tornará mais lento.

Como observa o neurocientista do MIT Earl Miller: “Quando as pessoas pensam que estão fazendo várias tarefas, elas estão apenas mudando de uma tarefa para outra muito rapidamente. E toda vez que o fazem, há um custo cognitivo”.

Veja bem, essa troca constante de tarefas desencadeia uma resposta de dopamina no cérebro, que nos encoraja a continuar alternando entre as tarefas para obter esse sentimento de gratificação instantânea. No fim das contas, isso cria um ciclo perigoso que dá a ilusão de que você está realizando muitas coisas, conhecida como “produtividade falsa”.  Quer saber a verdade?  Você não fez muita coisa, ou pelo menos nada que exija algum pensamento crítico (não, responder e-mails não conta!).

Problema 2: você diminui sua eficiência

Fazer muitas coisas ao mesmo tempo divide sua atenção, e, com isso, é mais fácil distrair-se e perder o foco na conclusão da tarefaAlém disso, o multitasking faz com que seja difícil lembrar-se das coisas, pois seu cérebro está alternando funções, o que causa uma perda de eficiência. Para ser preciso, uma perda estimada de 28% do dia de trabalho médio! Em última análise, você terminará sem cumprir seus objetivos, apesar de trabalhar por mais horas, pois será ineficiente. Não surpreende que 65% dos representantes de vendas gastam seu tempo em atividades que não geram receita e acabam perdendo suas cotas, apesar de “trabalhar duro”.

Problema 3: você se sente esgotado

Nosso cérebro não foi projetado para realizar múltiplas tarefas, portanto, forçá-lo a aprender essa habilidade apenas causará mais danos do que benefícios. Um estudo da Universidade de Londres revelou que pessoas que realizam múltiplas tarefas experimentam reduções de QI significativas. Além disso, essas quedas são iguais às experimentadas quando você perde uma noite de sono ou fuma maconha.  Não surpreende que o multitasking aumenta a produção de cortisol, um hormônio que causa estresse. Afinal, você estará trabalhando incansavelmente, cometendo mais erros do que o normal e demorando muito mais que a média (uma maneira infalível de ficar esgotado).  Existem muitos outros estudos que expuseram os efeitos nocivos do multitasking, mas todos esses estudos apontam para um fato: O multitasking é uma ética de trabalho terrível que causa mais mal do que bem, e que precisa ser interrompida imediatamente. O que me leva ao meu próximo ponto…

Como parar com o multitasking: melhores práticas de equipes hiperprodutivas.

Multitasking-Should-Be-Replaced-By-Time-Management

Em teoria, o multitasking permite que você faça muito mais de uma vez. Mas a verdade é que isso não passa de uma ilusão de produtividade.  Além disso, vivemos em um mundo cheio de distrações, especialmente considerando a invenção da tecnologia que chama a atenção, a qual dificulta o foco em uma coisa só. Porém, as bases do cérebro humano continuam as mesmas. Na verdade, é melhor você se concentrar totalmente em concluir uma única tarefa do que tentar fazer tudo ao mesmo tempo. Então, como você pode evitar distrações e ser mais produtivo no seu local de trabalho? Bem, não há uma solução única para a produtividade. Mas um bom ponto de partida é estar consciente daquilo que é mais importante. Apresentando: mindfulness no local de trabalho. O mindfulness (atenção plena) nos permite realizar completamente uma tarefa específica antes de passar para a próxima. Como resultado, acabamos concluindo as tarefas rapidamente. Por outro lado, o multitasking nos afasta do momento presente (o princípio central do mindfulness). No entanto, embora o mindfulness seja simples, ele está longe de ser fácil. Mas existem algumas práticas recomendadas que você pode implementar para simular essa mentalidade:

Estratégia 1: gerencie o trabalho por semana

A ideia é que, depois de organizar sua carga de trabalho, você tenha tudo preparado. Então, agora, você gastará mais tempo fazendo, e não pensando no que fazer a seguir. Recomendo criar um quadro de tarefas para dividir semanas de trabalho complexas em dias menores e acionáveis – e definir um cronograma claro para cada dia. Por outro lado, separar as semanas de trabalho por semana ajuda a criar um senso de urgência que, por sua vez, motivará você ou sua equipe a trabalhar e cumprir os KPIs imediatos.

Estratégia 2: crie um ambiente sem distrações 

As distrações são terríveis quando você tenta implementar o mindfulness, pois dificultam a adoção de um foco nítido e claro. Por isso, é essencial criar um ambiente livre de distrações e de possíveis interrupções. Aqui estão algumas maneiras práticas para ajudar você a criar um ambiente sem distrações:

  • Analise seu comportamento e descubra o que inicia suas distrações (pense em aspectos como e-mails, mídias sociais, colegas de trabalho, etc.).
  • Depois de encontrar a causa raiz, elimine-a do seu local de trabalho. Por exemplo, use aplicativos de produtividade para bloquear as mídias sociais em períodos de muito trabalho.
  • Encontre um local tranquilo para trabalhar (longe daquela pessoa que só sabe reclamar).

O segredo da produtividade: não seja multitarefa

Ser mais produtivo não é melhorar sua capacidade de realizar várias tarefas. Em vez disso, trata-se da capacidade de organizar melhor seu tempo de uma maneira que permita que você se concentre no que é mais importante. Mas não espere obter esse alto nível de produtividade da noite para o dia. A produtividade é um processo contínuo que exigirá tempo e esforço, mas o essencial é continuar ajustando a estratégia até que ela funcione para você. Confira o blog da Monday para ver as principais informações e melhores práticas seguidas pelas equipes mais produtivas do setor.

 

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