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Gráfico de Gantt: o que é, qual a finalidade e como criar o seu

Gráfico de Gantt: o que é, qual a finalidade e como criar o seu

Tudo o que você sempre quis saber sobre os gráficos de Gantt

Todos na monday.com

A definição mais simples para um gráfico de Gantt: atividades e tempo. 

Mais especificamente, um diagrama de Gantt é um gráfico de barras que representa o cronograma de um projeto: as atividades (ou tarefas ou eventos) ao longo de um período específico.

Os gráficos de Gantt modernos normalmente possuem dependências (relações entre as tarefas) e podem incluir vários membros da equipe, buckets de tipo de projeto codificados por cores, calendários integrados e muito mais.

Mas como o gráfico de Gantt ganhou este nome e conquistou sua fama?

De onde veio o gráfico de Gantt? Uma breve história

Em 1896, um cavalheiro chamado Karol Adamiecki inventou uma nova maneira de apresentar visualmente processos interdependentes. Ele deu a este tipo de diagrama visual de gerenciamento de projetos o nome de harmonograma ou harmonograf — um precursor do hoje amplamente conhecido gráfico de Gantt.

Por que, então, ele não é chamado de gráfico de Adamiecki?

Infelizmente para Adamiecki, seu trabalho original não recebeu grande reconhecimento internacional por ter sido publicado em polonês e russo, duas línguas não inglesas. Quando, em 1931, ele publicou um relatório mais detalhado — e que acabou sendo mais difundido —, o gráfico de Henry Gantt já estava circulando há algumas décadas.

Desculpe, Karol.

Entra, assim, Henry Gantt.

O sr. Gantt foi um engenheiro mecânico experiente que concluiu um mestrado em Engenharia no final de 1800. No início da década de 1901, ele projetou um gráfico de barras (também conhecido como harmonograma) para ilustrar o cronograma de um projeto. Originalmente feito à mão (não havia computadores ou internet no início do século 20!), era trabalhoso e demorado ajustá-lo sempre que o projeto mudava, já que o gráfico tinha que ser refeito manualmente. 

O gráfico de barras de Henry Gantt é hoje conhecido como o gráfico de Gantt.

O gráfico de Gantt foi usado pelos Estados Unidos durante a Primeira Guerra Mundial, mas só se tornou relevante em processos de negócios quando os computadores pessoais passaram a ser mais utilizados, na década de 1980. A proliferação da internet na década de 1990 difundiu o gráfico de Gantt, e, no final do milênio, ele era uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais utilizadas no mercado.

Como os gráficos de Gantt são usados atualmente?

Foi-se o tempo dos gráficos de Gantt desenhados manualmente. Já não é necessário recriar um novo gráfico cada vez que há uma pequena mudança.

Hoje, softwares de gerenciamento de projetos permitem que as empresas acompanhem com rapidez e eficiência o andamento do projeto de uma equipe.

Os gráficos de Gantt modernos permitem que os usuários criem quadros, adicionem tarefas, atribuam membros da equipe e visualizem facilmente o progresso de todo o projeto. 

Gráficos de Gantt mais elaborados possuem automações incorporadas que notificam os usuários quando uma tarefa está pronta para avançar e alertam sempre que há uma etapa empacada.

É quase impossível encontrar uma empresa do século 21 que não utilize diariamente algum tipo de gráfico de Gantt para gerenciar projetos. Da educação ao marketing e à TI, eles servem como base para gerentes de projeto e suas equipes. 

Vamos nos aprofundar nos componentes dos gráficos modernos de Gantt.

Quais são os componentes-chave de um gráfico de Gantt?

 

Embora não haja dois gráficos de Gantt iguais, todos têm a mesma base — um eixo X e Y:

A partir daí, o gráfico de Gantt pode ficar mais sofisticado — e eficiente. Vamos detalhar alguns dos componentes essenciais:

  • Tempo: a duração de cada tarefa é normalmente exibida em dias/semanas/meses, mas também pode ser representada em minutos/horas. Normalmente, o dia/hora atual é destacado.
  • Tarefas: há atividades individuais (ou tarefas) em diferentes estágios de conclusão. Cada tarefa pode estar sozinha ou ser parte de um bucket maior de tarefas (idealmente: grupos e subgrupos).
  • Proprietário: é a pessoa responsável pela tarefa. Nota: pode ser mais de uma pessoa ou até uma equipe inteira.
  • Status: cada tarefa passa por vários estágios até a sua conclusão. O status representa em que estágio cada tarefa está atualmente. Os status comuns incluem “próxima”, “em planejamento”, “empacado”, “etapas futuras”, “meta” e assim por diante. 
  • Meta: esta é a data definida para a conclusão do projeto (ou seja, a data final). Cada meta pode incluir “minimetas” ao longo do caminho.
  • Dependências: algumas tarefas não podem ser iniciadas até que outra tarefa esteja completa.*

*Na monday.com não somos fãs de obstáculos (sinceramente, alguém é?). Dependências tendem a criar obstáculos — esperar que outras pessoas terminem seu  trabalho significa que você  não pode seguir em frente. Incentivamos as equipes a avançar e evitar dependências trabalhando em paralelo sempre que possível.

Devo usar gráficos de Gantt?

Sim! Não! Talvez!

Depende.

Você deve estar se perguntando “por que a indecisão?”. Bem, como explicamos neste artigo, nem sempre fomos fãs fervorosos dos gráficos de Gantt. Levamos algum tempo (e a inclusão da timeline) para nos tornarmos pró-gráfico de Gantt.

Por isso, sabemos que eles não são a solução para todos em todas as situações. 

Aqui estão algumas de suas vantagens (e desvantagens): 

Vantagens do gráfico de Gantt

  • Representação visual simples e direta  de projetos 
  • Visualização clara do progresso do projeto, em tempo real 
  • Permite que toda a equipe se mantenha alinhada
  • Possibilita facilmente antecipar (e comemorar) a conclusão das metas, ao mesmo tempo que identifica “pontos críticos” e os encaminha antes que os projetos fiquem empacados
  • Compreensão de como as tarefas estão conectadas
  • Substitui a necessidade de diversas plataformas de comunicação durante os projetos

Desvantagens do gráfico de Gantt

  • Pode ser desafiador entender toda a complexidade de um projeto
  • Sem automação integrada, o gerenciamento talvez fique complicado
  • Projetos maiores podem ficar confusos — muitas rolagens verticais e horizontais
  • Dependências. Veja as nossas observações na seção anterior.

Acreditamos que os profissionais geralmente acabam superando as desvantagens — e concluindo que o software certo de gráfico de Gantt pode tornar a vida mais fácil —, mas certamente considere todas as opções antes de seguir em frente.

Existem alternativas aos gráficos de Gantt?

Embora o gráfico de Gantt seja o padrão ouro do software de gerenciamento de projetos, certamente há outras soluções que algumas empresas preferem. Observe que todos os exemplos abaixo têm alguns componentes semelhantes ao gráfico tradicional de Gantt.

PERT

Embora um PERT (Program Evaluation Review Technique) também seja uma representação visual de um projeto, ele é mais parecido com um diagrama de rede. Em vez de barras e datas, um gráfico PERT utiliza linhas para conectar nós (muitas vezes caracterizados por círculos e retângulos). Os PERTs são mais usados para projetos de maior escala, que exigem um planejamento de alto nível. Seu objetivo é mais focado em dependências do que em prazo de conclusão.

PERT

Kanban

Os quadros Kanban são compostos de 3 (às vezes 4) colunas — Fazer, Fazendo, Feito. Cartões (tarefas) são alocados sob cada cabeçalho de coluna. Uma das principais vantagens de um quadro Kanban é a sua simplicidade. No entanto, isso também pode ser uma desvantagem. Os quadros Kanban são bons para mostrar o status das tarefas.

Kanban

Nota: você perceberá que este quadro Kanban da monday.com tem mais colunas (que são também um pouco diferentes) do que apenas “Fazer”, “Fazendo” e “Feito”. Nossos quadros são totalmente personalizáveis. Crie os seus!

Timelines

As timelines são geralmente constituídas por uma única linha e são utilizadas para visões mais simples e gerais dos projetos. As timelines podem mostrar datas e eventos, mas deixam de funcionar quando você começa a adicionar dependências mais complexas. 

Nota: as timelines podem fazer parte de um gráfico de Gantt mais completo — superflexível, intuitivo e focado nas pessoas.

Listas de tarefas

Uma lista de tarefas é a mais simples das ferramentas de software de projeto. Adicione tarefas. Marque-as como concluídas quando terminar. Embora “riscar algo da sua lista” possa ser empoderador, uma lista de tarefas básica não possui o verdadeiro poder de um gráfico de Gantt detalhado. 

Como o WBS e o ágil se integram com os gráficos de Gantt?

Estrutura de detalhamento de trabalho, ou WBS, é um método específico de quebrar metas grandes ou complicadas em objetivos gerenciáveis. O WBS não leva em consideração o prazo de conclusão. Para mais detalhes, confira nosso guia de início rápido.

WBS

O WBS é muitas vezes a base para a criação de um gráfico de Gantt consistente. Ele indica quais tarefas (e subtarefas) devem ser concluídas, mas não mostra quando cada uma delas começará ou terminará. 

Comece com uma representação hierárquica de tarefas e suas dependências (WBS) e aloque em componentes do gráfico de Gantt, como tempo, propriedade, status, metas, etc.

Ágil ou gerenciamento de projetos ágil é uma metodologia de gerenciamento de projetos composta por sprints ou iterações curtas (1-3 semanas), em que uma equipe fica hiperfocada em um pequeno conjunto de elementos que precisam ser concluídos em um determinado período de tempo.

Você pode incorporar facilmente o processo ágil em qualquer gráfico de Gantt. Inclusive, compartilhamos as 11 etapas para implementar o Gerenciamento de Projetos Ágil em seu fluxo de trabalho.

Há tantos modelos e softwares de gráficos de Gantt. Como escolher o melhor?

Dê um Google em “gantt chart templates”, e você verá cerca de 2.940.000 resultados.

Ou, então, pesquise “gantt chart software”, e serão mais de 10 milhões de  resultados. 

Claramente, não faltam artigos sobre templates e softwares de gráficos de Gantt. Você não precisa procurar muito para encontrar templates e soluções gratuitos (ou pagos).

Se você quisesse, poderia até abrir mão dos templates e software e criar um gráfico de Gantt rápido em planilhas de Google ou Excel. 

Mas nem todos os templates de gráficos de Gantt e soluções de software são criados de forma igual.

Os básicos são… básicos. Avulsos. Com funcionalidades limitadas. Sem automação. Zero dependências (ou em alguns casos, com dependências demais). Não permitem comunicação interna e colaboração.

O templates e as soluções de software mais sofisticados resolvem a maioria dos “problemas dos gráficos de Gantt:”

  • Diferentes exibições de gráficos: altere a maneira como você visualiza os dados
  • Automações e integrações personalizáveis: notifique todos sobre o progresso
  • Filtre e classifique dados ou pesquise com a barra de ferramentas: chega de rolagens intermináveis
  • Elimine dependências: veja em que os colegas estão trabalhando e adicione tarefas em equipe

E se você está procurando uma solução de Gantt capaz de gerenciar projetos de todos os tamanhos, em todos os setores… Um software Gantt com visualizações de calendário acionáveis que podem ser usadas por equipes grandes ou pequenas… com pacotes de templates fáceis de usar e que ajudam a gerenciar projetos de uma forma visualmente atraente… bem, confira abaixo o que a monday.com tem a oferecer.

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