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Como organizar projetos visualmente usando o software Kanban

Como organizar projetos visualmente usando o software Kanban

Todos na monday.com

De forma simplificada, essas são as três categorias de um quadro Kanban tradicional: A fazer, Fazendo, Feito.

Um quadro Kanban é uma placa de sinalização. Na verdade, em japonês, Kan () significa “sinal”, e Ban () significa “placa”. Então, literalmente, placa de sinalização!

Os quadros Kanban tornaram-se populares no Japão do século XVII como uma tática de marketing usada pelos proprietários de lojas que queriam rapidamente — e visualmente — informar os transeuntes sobre suas ofertas. De muitas maneiras, esses kanbans japoneses foram precursores dos letreiros de néon do início a meados do século XX… que agora foram substituídos principalmente por painéis de publicidade digital.

Mas foi somente no final da década de 1950 que o Kanban começou a ganhar força em grandes corporações.

Taiichi Ōno, um engenheiro industrial que se juntou à Toyota Motor Company (também conhecida como Toyota) no início da década de 1940, subiu rapidamente na hierarquia. Em meados da década de 1950, Ōno começou a estudar maneiras de reduzir o desperdício — superprodução, ineficiências no transporte e no inventário, e assim por diante. Depois de visitar o varejista sediado nos EUA, Piggly Wiggly, Ōno adotou um “novo” método para acompanhar a demanda da fábrica da Toyota. Ele chamou isso de “novo sistema” Kanban.

Avançando para o início dos anos 2000, e, graças em grande parte ao Manifesto Ágil, houve um grande salto no uso do Kanban. O Manifesto também deu origem a termos e conceitos como o scrum, desenvolvimento enxuto de software e, de forma mais abrangente, ao gerenciamento ágil.

Um breve adendo: Cascata x Ágil

O modelo em cascata é uma abordagem linear de gerenciamento de projetos. Criar requisitos. Obter aprovação de todas as partes interessadas. Mapear o que precisa ser feito — por quem e quando — e seguir o processo “em cascata”, completando uma tarefa de cada vez até entregar o produto ou solução final desejada.

O método em cascata é baseado em dependências — cada fase não pode ser iniciada até que a anterior tenha sido concluída.

Ele tende a funcionar melhor em indústrias e em projetos altamente replicáveis, geralmente inflexíveis, permanecendo, na maioria das vezes, semelhante de projeto para projeto.

O ágil, por outro lado, é conhecido por sua flexibilidade e iterações rápidas. Os requisitos iniciais do projeto muitas vezes mudam e evoluem. Esse método não se baseia em dependências, uma vez que o trabalho é executado simultaneamente, através de uma série de sprints.

Observação: as metodologias em cascata e ágil são discutidas com mais detalhes em Metodologia ágil x em cascata: qual tipo de gerente você é? 

A evolução Kanban: de Kanban para quadro Kanban para software Kanban

O Kanban percorreu um longo caminho desde os anos 1600, mas, em sua essência, ele é ainda um método de comunicação visual que ajuda a colaboração mais eficaz entre as equipes.

E, dependendo de para quem perguntar — ou de qual pesquisa online realizar —, você pode encontrar uma série de nomenclaturas: Kanban Pessoal. Metodologia Kanban. Cartões Kanban. Quadro Kanban. Software de quadro Kanban. Scrum Kanban. Equipes Kanban.

Os termos e frases acima — apesar das sutis diferenças — estão intimamente relacionados. Para simplificar, aqui estão as definições rápidas:

Kanban: método para comunicar ideias de forma rápida, fácil e visual

Quadro Kanban: uma maneira de implementar o método Kanban

Software Kanban: ferramentas e soluções (e plataformas como a monday.com) que incluem quadros e templates Kanban

Um quadro branco + uma pilha de post-its + uma caixa de marcadores podem criar um quadro Kanban primitivo, mas bastante eficaz. Basta criar três colunas, rotular cada uma como “A fazer”, “Fazendo” e “Feito” usando sua cor de marcador favorita, e começar a criar notas de post-it com as várias tarefas que sua equipe precisa realizar.

Esta versão física do Kanban é perfeita para projetos muito pequenos e simples. No entanto, como acontece com a maioria das ferramentas analógicas básicas, a coisa começa a complicar quando se tenta colaborar com várias pessoas em muitos locais (ou fusos horários).

É aqui que o software Kanban desempenha um papel muito maior. De quadros básicos e relativamente inflexíveis até soluções e plataformas totalmente personalizáveis, o software Kanban vem em uma variedade de opções, dependendo de quem está usando e para qual finalidade .

Uma das grandes vantagens do software Kanban é que quase todos os departamentos de sua organização podem se beneficiar do seu uso. O Kanban pode ser usado por: 

  • Equipes de engenharia para gerenciar o desenvolvimento de software
  • Equipes de marketing para organizar projetos de conteúdo
  • Equipes de RH para elaborar planos de contratação e integração
  • Equipes de finanças para descobrir maneiras de melhorar processos estagnados

O Kanban está até começando a ser usado para gerenciar estudantes e famílias durante o ensino à distância!

De alguma forma, o Kanban está presente em todos os aspectos de uma organização moderna.

O software Kanban como plataforma

 

Como técnica de gerenciamento de projetos, o Kanban garante que os usuários saibam exatamente o que fazer, priorizem tarefas, vejam os pontos críticos rapidamente e adéquem o WIP (work in progress) à capacidade da equipe.

E, embora não faltem opções de software Kaban no mercado, a maioria delas são soluções autônomas — aquelas que não necessariamente se integram em todo o seu fluxo de trabalho. 

Na monday.com, pensamos no trabalho… de forma diferente. A plataforma Work OS da monday.com se adapta às suas necessidades, mantendo as equipes alinhadas. Nós capacitamos as organizações a se comunicarem e colaborarem em um espaço de trabalho compartilhado.

Nosso software Kanban se encaixa perfeitamente nessa estrutura. Mais especificamente, a visualização Kanban da monday.com é uma maneira fácil de criar uma visualização Kanban de qualquer quadro. Quer mais? Altere o status das tarefas arrastando e soltando-as entre as colunas.

É como mover aquela nota adesiva de uma coluna para outra no quadro branco!

E essa não é a única visualização que você pode criar.

Aqui está uma para produção. Em vez de “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”, essa visualização ajuda os membros da equipe a saber quando um elemento está “Totalmente abastecido”, “Acabando” ou “Precisa ser encomendado novamente”. 

E aqui está um exemplo de desenvolvimento de software. Como você pode ver, as colunas Kanban são substituídas por “buckets” mostrando quando um novo recurso em desenvolvimento se move de um departamento para outro.

Pronto para começar?

Você está pronto para usar quadros Kanban para classificar os processos da sua equipe?

Comunique-se com facilidade, centralizando todas as mensagens da sua equipe em um só lugar. Mantenha tudo sob controle e gerencie seus projetos com a monday.com.

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