Seu guia para criar equipes virtuais fortes durante o trabalho remoto

O que é trabalho remoto?

Antigamente conhecido como “teletrabalho”, o trabalho remoto é a capacidade de trabalhar de qualquer lugar. Isso pode significar trabalhar de casa ou viajar e trabalhar em locais que não escritórios físicos, e também pode se referir a diversos tipos de cargos: alguns funcionários trabalham remotamente em período integral, enquanto outros têm a flexibilidade de trabalhar remotamente se quiserem.

O trabalho remoto foi popularizado nos anos 90, segundo o artigo “Preparing for a new era of work” de McKinsey, em um esforço para manter mães trabalhadoras que preferiam não se deslocar até o escritório. Hoje, o trabalho remoto ganhou mais popularidade devido aos avanços tecnológicos (que ampliam o conjunto de funções que permitem trabalhar remotamente), às novas expectativas dos trabalhadores millennials e ao custo-benefício de se operar trabalhadores remotos. As tecnologias que permitem o trabalho remoto têm sido muito importantes para acelerar seu crescimento, como as videoconferências – que permitem às pessoas fazer reuniões ao redor do mundo – ou as plataformas de Work OS, que possibilitam que empresas inteiras acompanhem os fluxos de trabalho, projetos e comunicações uns dos outros.

Política de trabalho remoto

O trabalho remoto tem diferentes significados para cada setor, cargo e empresa. Por isso, muitas empresas optam por implementar uma política de trabalho remoto para definir diretrizes e expectativas aos trabalhadores que não vão aos escritórios. Cada política de trabalho remoto deve ser adaptada ao cargo e às necessidades da empresa, mas alguns pontos importantes incluem:

• Acordos de trabalho
  Defina expectativas com seus funcionários em relação à forma de trabalho remoto deles.  Determine a flexibilidade anual de trabalho remoto aceita a ser alocada aos trabalhadores tradicionalmente internos. E os trabalhadores remotos em tempo integral devem fornecer todas as informações necessárias, como o endereço de trabalho, se devem visitar o escritório, e as responsabilidades gerais do trabalhador remoto.
• Recomendações de trabalho
  Pode ser útil definir recomendações para um ambiente de trabalho positivo, com o objetivo de garantir que seu funcionário remoto seja produtivo e atue em um ambiente favorável. Alguns exemplos incluem:

• • Trabalhar em um espaço silencioso e com poucas distrações.
  • Garantir que sua conexão à internet suporte suas necessidades de trabalho.
  • Informar à equipe quando a pessoa pretende fazer pausas, para que a equipe saiba os melhores horários para entrar em contato.
  • Se você trabalha com uma equipe internacional, é importante garantir que seus horários coincidam com aqueles do restante da equipe.
• Conformidade com políticas da empresa
  Se sua empresa possui políticas para aspectos como frequência, confidencialidade, segurança, código de conduta ou outros, é importante garantir que os trabalhadores remotos estejam alinhados com suas equipes virtuais e atualizados sobre as políticas da empresa.
• Remuneração, benefícios e equipamentos
  Caso esteja integrando um trabalhador remoto em tempo integral, vale a pena considerar uma ajuda financeira à área de trabalho residencial dele, para garantir que conte com internet adequada, mesa, cadeira e qualquer outro item de que ele precise para trabalhar adequadamente.

O que são equipes virtuais? 

Equipe virtual é uma equipe distribuída que pode estar espalhada por diversas localizações geográficas, o que resulta em uma comunicação realizada, em grande medida, por meio de plataformas virtuais – videoconferências, plataformas de Work OS, programas de troca de mensagens, etc. As equipes virtuais estão cada vez mais populares. A Harvard Business Review apontou que, de 1.700 trabalhadores do conhecimento entrevistados, 79% relataram trabalhar constante ou frequentemente em equipes distribuídas. À medida que cresce a popularidade das equipes distribuídas e virtuais, muitos tipos de equipes virtuais são criados.

5 tipos de equipes virtuais para conhecer

Dependendo do objetivo, ciclo de vida e membros da equipe, o tipo de equipe virtual relevante para você e suas metas pode variar. Confira abaixo os 5 tipos de equipes virtuais mais comuns.

1. Equipes em rede

Equipes em rede são uma força de trabalho composta por cargos variados que se unem sob uma meta em comum. A participação pode ser fluida, com membros saindo assim que sua contribuição for concluída – e entrando, conforme necessário. Esse tipo de equipe virtual é comum em firmas de consultoria e tecnologia.

Um exemplo de equipe em rede pode ser um grupo de consultoria que possui a tarefa de fazer a transformação digital de um varejista. O grupo montaria uma equipe composta por membros cuja experiência individual (hábitos dos consumidores, tecnologia de varejo, e-commerce, etc.) os ajudaria a cumprir a meta.

2. Equipes paralelas

Equipes paralelas são formadas dentro das organizações, com o objetivo de resolver problemas. Essas equipes são comuns em setores como inovação ou pesquisa e desenvolvimento. Um dos objetivos da criação de equipes paralelas é eliminar a mentalidade de grupo e desenvolver soluções criativas para problemas urgentes.

Um exemplo de equipes paralelas pode ser visto na Intel no ano 2000, quando a empresa estava sendo superada pelos concorrentes. Eles tinham duas equipes de desenvolvimento com desafios diferentes e qualidades coincidentes. A Intel combinou as duas equipes e desenvolveu os processadores Core Duo e Core 2 Duo, que atualmente dominam o mercado de microprocessadores.

2. Equipes de desenvolvimento de produto

Equipes de desenvolvimento de produto são formadas virtualmente, frequentemente espalhadas pelo mundo inteiro, para compartilhar suas experiências sob o objetivo mútuo de criar um novo produto ou projeto. O tamanho e a duração da equipe dependerão do escopo do projeto.

Um exemplo de equipe de desenvolvimento de produto é a reunião de especialistas dos Estados Unidos, Canadá e Japão durante um ano para desenvolver um novo motor.

4. Equipes de serviço

Equipes de serviço são compostas por membros internacionais que abrangem diferentes fusos horários. Comum nos serviços de atendimento ao cliente, isso significa que um representante encerra seu turno na Ásia enquanto alguém nos EUA inicia seu turno de trabalho.

5. Equipes de ação

Equipes de ação são formadas para lidar com uma situação específica, e separadas depois que a situação passa. A duração das equipes de ação costuma ser curta, com o objetivo de lidar com problemas imediatos.

Um exemplo de equipe de ação pode ser uma equipe meteorológica após o conhecimento de uma grande tempestade. Os membros da equipe são distribuídos no campo, enquanto a pessoa responsável pelo tempo na emissora de TV usa informações de radar para informá-los onde os tornados poderão se formar, direcionando a equipe de campo para esses locais. Em seguida, ela analisa os dados enviados pela equipe e compartilha as informações com os espectadores.

O que esperar do trabalho remoto?

Montar uma estação de trabalho em casa apresenta desafios únicos que diferem daqueles que os funcionários enfrentam em um ambiente de escritório tradicional. Criar sua estação de trabalho remoto personalizada às suas necessidades e definir limites entre vida pessoal e trabalho são aspectos importantes para o sucesso de qualquer trabalhador remoto. Ao considerar sua estação de trabalho remoto, a separação é fundamental. Certificar-se de possuir um ambiente que ofereça uma sensação profissional e que esteja separado dos momentos reservados à sua família ou à sua casa permitirá que você se concentre e evite a exaustão. Ao montar sua área específica de trabalho, não se esqueça do seu conforto físico e saúde – assegure-se de investir em uma mesa e cadeira que atendam às suas necessidades. Se necessário, entre em contato com as equipes de TI e operações da sua empresa para garantir que sua conexão à internet e outros recursos essenciais estejam adequados para você ter sucesso.

Dicas de trabalho remoto

Algumas dicas úteis para desenvolver hábitos saudáveis de trabalho remoto em casa incluem:

• Separar a área de trabalho do espaço pessoal. Isso pode significar arrumar uma mesa e uma boa cadeira de trabalho para ajudar a manter seu foco.
• Encontrar um companheiro para trabalhar junto. Contar com alguém trabalhando ao seu lado pode ajudar a manter você responsável e motivado.
• Criar um cronograma diário. Planejar como será seu dia e criar metas e prazos pessoais ajudarão você a estruturar seus dias e semanas.
• Definir hábitos de comunicação. Estabelecer, junto com sua equipe, quais plataformas serão usadas para quais tipos de trabalho ajudará vocês a se manterem alinhados.

Que desafios são enfrentados pelas equipes virtuais?

Há muitos prós e contras em gerenciar uma equipe virtual. Porém, especialmente no início da sua transição para o trabalho remoto, é importante identificar e superar alguns desafios principais.

Comunicação
Assim como em qualquer equipe, gerenciar uma equipe virtual apresenta desafios que deverão ser superados por seus membros e gerentes. Os problemas mais comuns enfrentados pelas equipes virtuais costumam se referir à superação da comunicação distanciada. Muitas equipes dependem de reuniões presenciais para brainstorms criativos, resolução de problemas e tomada de decisões importantes. Conduzir virtualmente as mesmas comunicações importantes costuma ser um obstáculo que as equipes remotas precisam superar.

Produtividade
Juntamente com a comunicação imperfeita há o desafio da produtividade. Sem o agito do escritório, pode ser difícil manter o mesmo ímpeto dos seus colegas presentes fisicamente no escritório. Uma forma de garantir que os funcionários remotos continuem contribuindo com sua equipe virtual no mesmo nível que fariam se estivessem no escritório é atribuir responsabilidades claras. Definir deveres e proprietários de projetos pode ajudar a manter os funcionários remotos engajados.

Transparência
Com cada funcionário trabalhando de forma independente, silos de informações podem surgir facilmente. Mantenha todos atualizados sobre anúncios, últimas versões de documentos e atualizações importantes – porém, dependendo do tamanho da empresa, realizar as reuniões necessárias para permanecer informado pode consumir seu dia inteiro. Possuir uma Work OS que atue como uma única fonte de verdade capaz de ser acessada por todos os funcionários e manter documentos, anúncios, comunicações, etc., é necessário para garantir que a transparência e o conhecimento compartilhado não se percam com a distância.

Quais são as vantagens de possuir uma equipe virtual?

Dependendo do setor, os benefícios das equipes virtuais podem ser grandes. Muitas equipes relatam um aumento de produtividade com seus trabalhadores remotos. Um estudo realizado pela Harvard Business Review indicou um aumento de 4,4% na produtividade após a transição dos funcionários do Escritório de Patentes e Marcas dos Estados Unidos para o trabalho remoto – uma melhoria que representou até US$ 1,3 bilhão de valor anual adicional à economia dos EUA.

Operar equipes virtuais também garante mais flexibilidade aos trabalhadores remotos, permitindo-lhes priorizar suas necessidades pessoais – o que costuma ser mais difícil de fazer quando é preciso se deslocar ao escritório. Como relatado pela revista Inc., 46% dos funcionários afirmam que possuir opções flexíveis de trabalho que apoiem o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal é importante para eles. O tempo que poderia ser empregado no deslocamento ao trabalho, um tempo não beneficia nem o empregador nem o funcionário, também pode ser um recurso útil à empresa, permitindo mais tempo para trabalhar em projetos importantes e cumprir prazos em um ambiente menos estressante.

Gerenciando equipes virtuais

Comunicação de equipes virtuais

A regra principal ao definir o quanto você e sua equipe remota se comunicarão: é melhor fazer de mais do que de menos. Quando não se tem a capacidade de se dirigir até a mesa dos seus colegas e fazer uma pergunta rápida, ou pensar em uma ótima ideia durante o cafezinho, planejar consultas diárias e abrir canais de comunicação, mesmo quando você acredita que não possui algo para compartilhar, garantirá que o valor colaborativo e os insights da sua equipe não se percam apenas porque vocês não estão fisicamente juntos. Essas reuniões podem ser realizadas semanalmente com várias equipes, ou diariamente apenas com o líder da sua equipe – fica a seu critério definir o que é melhor para suas necessidades.

Assim que decidir o quanto precisa se comunicar, suas ferramentas escolhidas para fazer essa comunicação podem ser determinantes para seu fluxo de trabalho. Para a maioria das equipes virtuais, as ferramentas essenciais incluem:

1. Uma ferramenta de videoconferências para fazer reuniões e fortalecer a cultura e a conexão dentro da empresa
2. Uma ferramenta de mensagens instantâneas para perguntas, respostas e colaborações imediatas
3. Uma plataforma de Work OS para centralizar toda a comunicação em um só lugar

Gerenciando uma força de trabalho remota

Ao gerenciar uma equipe virtual, muitos dos mesmos valores essenciais continuam importantes: entender, ouvir e instruir seus funcionários. A forma como isso se manifesta, no entanto, pode ser exclusiva ao lidar com uma equipe distribuída.

• Adapte as expectativas para os funcionários remotos

Trabalhar de casa significa que seus funcionários têm mais flexibilidade para cuidar de outros aspectos de suas vidas. Para alguns, isso talvez signifique que eles não estarão disponíveis pelas manhãs, pois optaram por fazer exercícios e trabalhar mais tarde durante a tarde/noite. Para outros, isso pode significar uma disponibilidade menor fora das horas de trabalho tradicionais, devido às crianças em casa. Entender as necessidades e cronogramas exclusivos de cada um dos seus funcionários remotos, e ser capaz de se adaptar aos requisitos deles, resultará em um equilíbrio mais saudável entre trabalho e vida pessoal – e em uma satisfação maior no trabalho.

• Crie espaço para a união da equipe virtual

Fomentar relacionamentos e gerar confiança nas equipes virtuais é tão importante para as equipes remotas quanto para os funcionários internos, mas é preciso haver um esforço mais deliberado. Manter consultas rotineiras com sua equipe ajudará vocês a permanecerem alinhados, mas também é importante reservar tempo para momentos mais informais. Desenvolver relacionamentos pessoais criará laços profissionais mais fortes e funcionários mais satisfeitos.

• Crie um cronograma de consultas e crescimento 

Conforme discutimos, planejar consultas diárias ou semanais é importante para garantir que sua equipe esteja sempre informada e atualizada sobre os projetos e iniciativas de todos na equipe. É igualmente importante que os funcionários remotos sintam que têm espaço para o crescimento profissional e para o movimento vertical dentro da empresa. Agende reuniões periódicas com sua equipe para conhecer suas metas; crie uma estratégia para o crescimento deles; e certifique-se de que estejam sempre motivados a evoluir profissionalmente.

Equipes virtuais de sucesso

O que torna uma equipe virtual bem-sucedida? A resposta será diferente para cada gerente e funcionário, mas há algumas equipes virtuais de destaque que podem ser usadas como referência positiva. Equipes virtuais eficientes têm algumas coisas em comum:

• Comunicação minuciosa, tanto entre funcionários e gerentes quanto como equipe
• Pilha tecnológica adequada para permitir a comunicação, colaboração e gerenciamento de projetos de qualquer lugar
• Expectativas claras com uma forma de atribuir propriedade a projetos e tarefas
• Cultura de equipe e união consolidadas através de atividades e comemorações compartilhadas para novas conquistas

Atividades de desenvolvimento de equipe para equipes virtuais

Gerar confiança nas equipes virtuais é mais desafiador do que em equipes tradicionais internas. A maior distância física significa que é preciso um esforço intencional maior para criar uma equipe virtual eficiente. Algumas formas simples para criar conexões fortes em suas equipes virtuais incluem:

1. Organizar um happy hour de #trabalhoremoto: agende uma videochamada para reunir a todos em um ambiente informal.
2. Planejar uma festa remota com pizza! Programe a entrega de pizzas para todos da sua equipe ao mesmo tempo, para que vocês possam curtir juntos.
3. Reserve tempo para vocês se encontrarem pessoalmente. Uma vez por ano, escolha um local aprovado por todos e planeje um momento para todos se reunirem: criar laços presenciais ajudará a fortalecer sua equipe virtual.

Ferramentas para equipes virtuais

Zoom
O Zoom, uma plataforma de videoconferência, permite replicar as descobertas inesperadas e momentos colaborativos que podem acontecer quando você está em uma reunião de solução de problemas.

Slack
O Slack, uma plataforma de troca de mensagens, permite manter diálogos instantâneos com pessoas da sua equipe, ideal para aquelas dúvidas rápidas e feedbacks que não deveriam levar mais do que alguns segundos.

monday.com
A monday.com é uma Work OS onde as equipes criam aplicativos de fluxo de trabalho em minutos, o que permite que elas executem seus processos, projetos e trabalhos do dia a dia com facilidade.

G Suite
O G Suite permite que você e sua equipe distribuída trabalhem em um mesmo documento – envolvendo a todos, para que você sempre tenha certeza de que está visualizando a versão mais atual.

Confira aqui nossa lista completa de ferramentas para trabalho remoto

Gerenciar uma equipe virtual requer um conjunto exclusivo de metas e comportamentos. Porém, com as ferramentas, expectativas e estrutura adequadas, qualquer equipe pode prosperar enquanto trabalha de forma distribuída.