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7 práticas recomendadas para gerenciar uma equipe remota

7 práticas recomendadas para gerenciar uma equipe remota

Gerenciar uma equipe remota pode ser desafiador. Reunimos sete práticas que farão sua equipe remota funcionar como uma máquina bem ajustada.

Todos na monday.com

A verdade é que, às vezes, as coisas ficam um pouco mais complicadas. Gerenciar uma equipe remota pode ser desafiador, incluindo desafios como coordenar chamadas em diferentes fusos horários e manter uma comunicação ativa e saudável.

As boas notícias: reunimos sete práticas recomendadas que ajudarão a fazer sua equipe remota funcionar como uma máquina bem ajustada.

O surgimento de equipes remotas

Primeiro, vamos saber mais sobre o surgimento de equipes remotas antes de adotarmos táticas.

Nos últimos anos, o número de funcionários remotos aumentou dramaticamente. De acordo com o Relatório State of the American Workplace da Gallup, 43% dos funcionários agora trabalham remotamente pelo menos uma parte do tempo, e a porcentagem de funcionários que trabalham remotamente 100% do tempo agora é de 20%, acima do número de 15% de seis anos atrás.

Muitas indústrias estão vendo um forte aumento nos funcionários remotos, e parece que essa tendência deve continuar. Os especialistas preveem que, em 2020, 50% da força de trabalho adulta global será remota.

Os benefícios das equipes remotas

Existem vantagens em contar com funcionários remotos: possibilitar que eles trabalhem remotamente lhes permite ser mais autônomos, eficientes e produzir um trabalho de alta qualidade sem distrações no escritório. Vejamos em mais detalhes alguns dos benefícios das equipes remotas.

Maior produtividade

Os funcionários remotos tendem a ser mais produtivos devido a um horário mais flexível, falta de distrações, organização do trabalho em seus próprios termos, falta de necessidade de se deslocar para o trabalho e automotivação para fazer mais em menos tempo. Isso compensa: o Internet Business Services Group da Cisco registrou uma economia anual de US$ 277 milhões em produtividade por conta de funcionários remotos. Segundo a mesma pesquisa, 69% dos funcionários afirmaram ter maior produtividade ao trabalhar remotamente.

Maior autonomia dos funcionários

As pessoas costumam pensar que autonomia é igual a falta de estrutura, mas isso está longe da verdade. Garantir aos funcionários a liberdade de tomar decisões permite que eles sejam responsáveis por seu próprio trabalho. Ao gerenciar uma equipe remota, você vai perceber como os funcionários com maior autonomia também demostram maior responsabilidade. Isso faz parte da natureza humana: quando os funcionários têm mais autonomia para concluir uma tarefa da maneira mais confortável, eles vão além para garantir os melhores resultados possíveis.

Ambiente sem interrupções

Sabe aqueles momentos em que um colega aparece no seu escritório com uma “pergunta rápida”? A próxima coisa que você percebe é que uma hora se passou, e você está entupido de tarefas inacabadas que estão acumuladas na sua lista de afazeres. Na maioria dos casos, o trabalho remoto significa que os funcionários não precisam lidar com essas interrupções que destroem a produtividade. Uma pesquisa da CoSo Cloud mostra que, além de se sentirem mais produtivos, 30% dos entrevistados em trabalho remoto disseram que conseguem fazer mais em menos tempo, 23% estavam dispostos a trabalhar mais horas, e 52% tinham menos probabilidade de tirar folgas.

Maior lealdade dos funcionários

Uma pesquisa do Owl Labs mostra que 74% dos funcionários afirmam que a capacidade de trabalhar remotamente os tornaria menos propensos a deixar seus empregadores. De acordo com a mesma pesquisa, os funcionários remotos afirmam que provavelmente permanecerão no emprego atual pelos próximos cinco anos, um número 13% maior do que os funcionários que trabalham no local. De acordo com a Gartner, em 2020, as organizações que apoiam uma cultura de “escolha seu próprio estilo de trabalho” aumentarão as taxas de retenção de funcionários em mais de 10%.

7-best-practices_ Increased employee loyalty- Maior lealdade dos funcionários

Economia de custos

A vantagem mais óbvia de ter equipes remotas é a economia financeira no aluguel de escritório, móveis, eletricidade, tecnologia e outros custos gerais. Permitir que um funcionário trabalhe remotamente durante metade do tempo pode economizar mais de US$ 11.000 por ano para uma empresa, de acordo com a CNN.

A Dell está vendo isso funcionar, pois está entre as 20 principais empresas que contrataram funcionários remotos em 2019. Em 2016, eles indicaram uma economia anual de US$ 12 milhões devido aos custos reduzidos de espaço para escritórios. Parte de seu compromisso com um espaço de trabalho remoto era seu objetivo de conceder a pelo menos 50% da força de trabalho global da Dell a opção de trabalhar remotamente até o ano de 2020. Recentemente, eles superaram a meta de 2020, com 58% dos membros da equipe investindo no trabalho flexível para suas funções.

 

Melhores práticas para gerenciar uma equipe remota

Portanto, agora que conhecemos os benefícios das equipes remotas, vamos para algumas das melhores práticas para gerenciá-las.

A primeira coisa a saber é que, com barreiras de distância física e cultural, como fusos horários, multiculturalismo e diferentes estilos de trabalho, os gerentes devem se esforçar para criar uma cultura envolvente e processos consistentes para que as equipes remotas prosperem.

Vejamos aqui o que mais precisa ser prioridade:

1. Crie a pilha de tecnologia certa.

Usar tecnologia e softwares pode ajudar sua equipe a atingir seu pico de desempenho, trabalhando de qualquer lugar que for. Garantir uma infraestrutura confiável, segura e bem equipada é a base da colaboração contínua e do trabalho remoto eficaz; portanto, invista na pilha de tecnologia que ajude você a preencher a lacuna física. Com ferramentas como voz, vídeo, ferramentas de colaboração on-line e software de compartilhamento de arquivos, você pode garantir que os membros remotos da equipe tenham uma experiência de trabalho envolvente e produtiva.

“Estamos em uma sociedade pós-rede, e as equipes distribuídas são a nova normalidade para qualquer negócio – não só para a tecnologia. Estamos começando a ver uma explosão de ferramentas e técnicas para gerenciar a crescente prevalência de equipes distribuídas. Espere ver mais disso conforme a ideia de trabalho começar a fugir da construção industrial do horário comercial.” – Om Malik, sócio da True Ventures

2. Mantenha o foco na integração e no treinamento (e na contratação das pessoas certas).

Ao contratar funcionários remotos, procure pessoas motivadas e que compartilhem a mesma visão e valores da sua empresa. Para gerenciar uma equipe remota de maneira eficaz, é importante deixar as expectativas claras desde o início. Certifique-se de que todos entendam as metas da empresa e implemente um processo de integração uniforme. Como parte da integração, considere organizar uma sessão de treinamento para abordar KPIs, expectativas, descrições de tarefas e descrições de cargos dos membros da equipe.

“Contratamos pessoas que demonstram uma quantidade anormalmente alta de disposição e motivação intrínsecas. Se eles tiverem isso, não precisarão ser pressionados ou instruídos sobre o que fazer. Eles serão autônomos e agirão sozinhos.” – Chris Ruder, CEO da Spikeball

3. Inclua membros remotos da equipe em eventos e reuniões.

O que você pode fazer para que os membros remotos da equipe sintam-se como parte da equipe? Inclua-os em todos os eventos e reuniões da empresa. Garantir que eles sejam parte da comunicação ajudará a reforçar seu senso de pertencimento, mas também os motivará a participar ativamente na proposta de ideias e em sessões de brainstorming.

“Certifique-se de que todas as reuniões tenham uma agenda clara e que a propriedade seja claramente identificada no início e no final de cada reunião. Não há conversa no corredor enquanto se trabalha remotamente, portanto, é essencial otimizar a comunicação.” – Casey Armstrong, CMO da ShipBob

7-best-practices_ Increased employee loyalty_Inclua membros remotos da equipe em eventos e reuniões.

4. Acomode horários de trabalho flexíveis.

De acordo com o Relatório de Estado do Trabalho Remoto de 2019 da Buffer, 40% dos funcionários remotos classificam a agenda flexível como o principal benefício. Estar ciente dos diferentes fusos horários e circunstâncias é a melhor maneira de mostrar respeito e compreensão para os outros membros da equipe. Deixar as pessoas trabalharem remotamente, mas prendê-las a um horário fixo pode ser, bem… um pouco contraproducente.

“Uma coisa que eu acho que a Buffer faz bem é estar consciente das diferentes energias que as pessoas trazem às reuniões em diferentes fusos horários. Uma reunião às 7h, 11h, 15h e 18h pode ser a mesma reunião para pessoas em fusos horários diferentes, mas pode representar diferenças drásticas nas mentalidades, níveis de açúcar no sangue, etc.”. – Carolyn Kopprasch, chefe de projetos especiais da Buffer

5. Reserve tempo para se reunir pessoalmente como uma equipe.

Conexões presenciais ajudam a criar confiança e fortalecer os relacionamentos dentro da equipe. Por causa dos locais diferentes, as pessoas que trabalham remotamente às vezes não têm uma conexão pessoal com outros membros da equipe. A melhor maneira de superar esse desafio é reunir a equipe pelo menos uma ou duas vezes por ano. Isso é especialmente importante para os novos contratados, pois eles terão a chance de associar os nomes aos rostos e conhecer os membros da equipe que posteriormente os ajudarão a colaborar melhor.

“Não posso deixar de destacar o valor e a importância de reunir nossa equipe pessoalmente duas vezes por ano. Isso é o que mantém a equipe unida pelo resto do ano.”  – Barrett Brooks, COO da ConvertKit

6. Reforce a cultura da empresa.

Organizações que promovem um ambiente virtual inclusivo são as que tiram o melhor proveito de cada membro da equipe. Quando as pessoas acreditam na mesma visão e têm valores semelhantes, elas estão prontas para fazer um esforço extra.

“Lidere com empatia. As pessoas podem estar passando por fatores políticos ou ambientais que você desconhece, porque você vive do outro lado do mundo. Faça com que sua equipe seja um lugar seguro para as pessoas serem abertas sobre essas coisas.” – Marissa Goldberg, gerente técnica de produtos da Analytics Fire

7. Simplifique a colaboração e a comunicação.

Em um ambiente de equipe remota, um dos elementos mais cruciais é a comunicação clara. Estabelecer processos e expectativas melhorará o desempenho da sua equipe. Comunique-se, faça o acompanhamento, repita – não deixe nada passar batido.

“Quando você está trabalhando remoto, é crucial estar atento às mudanças ou atualizações da empresa para acertar na comunicação. Compartilhamos os anúncios três vezes: Através de uma ferramenta de mensagens, por e-mail e em nossa reunião quinzenal.” – Chathri Ali, chefe de crescimento da ReCharge Payments

 

Gerencie facilmente sua equipe remota

Adotar o trabalho remoto vale muito a pena.

Sim, para gerenciar equipes remotas geralmente é preciso realizar mudanças culturais e tecnológicas – mas, ao mesmo tempo, elas oferecem uma grande vantagem competitiva e permitem que você construa a equipe mais forte possível com as mentes mais qualificadas, independentemente de onde elas morem.

Se há algo que você deve tirar disso é o fato de que a melhor maneira de gerenciar uma equipe remota é criando confiança, promovendo a comunicação e concentrando-se na eficiência através do uso da tecnologia.

Quer explorar mais sobre o gerenciamento de equipes remotas? Nós temos o que você precisa.

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