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10 templates para preparar sua equipe para o trabalho remoto durante o COVID-19

10 templates para preparar sua equipe para o trabalho remoto durante o COVID-19

Todos na monday.com

Conforme cada vez mais empresas passam a mudar seu status para “trabalho remoto”, pode ser difícil saber como gerenciar esse território desconhecido.

Garantir que sua empresa esteja gerenciando sua própria saúde de forma responsável enquanto mantém as metas e cronogramas de trabalho no rumo certo pode ser uma tarefa assustadora – principalmente quando você precisa preparar tudo em poucos dias.

Aqui na monday.com, todos estamos trabalhando remotamente – e assim continuaremos durante o futuro próximo. Para nós, isso significa recorrer à nossa plataforma ainda mais do que no passado, bem como descobrir em primeira mão como uma comunicação transparente, propriedades claras e trabalho em conjunto são importantes para equipes distribuídas.

Também significa que estamos criando várias ideias novas para tornar a monday.com ainda mais amigável ao trabalho remoto, o que quer dizer que há integrações, atualizações e novos recursos a caminho!

Como parte desse esforço, criamos alguns ótimos templates para gerenciar comunicações específicas sobre o COVID-19, bem como fluxos de trabalho diários que se tornaram remotos.

 

Templates para trabalho remoto

Atualizações da empresa

Pense no quadro “Atualizações da empresa” como uma reunião semanal, mensal ou trimestral para compartilhar novos lançamentos, marcos ou comemorações. Cada elemento pode ser rotulado com o nome da equipe (marketing, vendas, P&D), e as atualizações de cada uma podem ser adicionadas à seção de comentários. Manter todas as atualizações registradas cronologicamente permite que qualquer integrante da empresa acompanhe o progresso de equipes específicas, independentemente de onde esteja localizado.



Registro das horas da equipe

Sem um sistema interno para acompanhar a movimentação dos funcionários, o registro de horas da equipe permite que o RH saiba quando cada um deles começou e parou de trabalhar. Cada elemento representa um funcionário. Quando eles acessam o sistema, o cronômetro é iniciado – e finalizado quando eles se desconectam. Você pode ver facilmente um resumo das horas trabalhadas em uma semana específica, ou filtrar por funcionário. Caso possua funcionários remotos trabalhando com horas faturáveis, este quadro compartilhado ajudará a criar uma comunicação transparente em relação às horas de trabalho registradas.



Calendário da empresa

Organize facilmente os eventos da empresa, feriados, confraternizações e muito mais com o quadro de calendário da empresa. Use cada elemento como um evento, e agrupe-os por tipo de evento. Dessa forma, quando você abrir a visualização de calendário, cada evento será organizado com uma cor diferente de acordo com o tipo. Para equipes remotas, agendar confraternizações virtuais ou reuniões semanais pode ser uma ótima forma de fortalecer a cultura e a motivação. Observação: aproveite essa função ao máximo ao abri-la através da visualização de calendário.



Tarefas diárias da equipe

Este template ajudará você e sua equipe a alinhar as tarefas diárias da equipe, para garantir que todos permaneçam sincronizados. Defina seus sprints de trabalho (dias, semanas, meses) para manter seu trabalho contextualizado. Você pode atribuir proprietários às tarefas, para garantir que todos saibam quem precisa fazer o quê. Mantenha tudo organizado através de status que indicam o tipo de cada tarefa – e você estará pronto para começar!



Dica: a visualização de Timeline permite conferir seu cronograma da próxima semana instantaneamente.

Solicitações da equipe remota

O quadro de solicitações da equipe remota é a forma perfeita de receber e organizar solicitações operacionais e de TI, ou qualquer outro tipo de solicitação de membros da equipe remota. Envie o quadro em formato de formulário para todos os trabalhadores remotos e peça que eles preencham suas solicitações – as respostas serão usadas para preencher o quadro automaticamente, integrando-se facilmente ao seu fluxo de trabalho. Você também pode dedicar um grupo para as dúvidas ou perguntas frequentes pendentes, para usá-lo como recurso quando não houver equipe de TI disponível para esclarecimentos.



Integração de novos funcionários

Integrar um funcionário remoto apresenta desafios únicos – e é fácil perder o rumo no meio do processo. O quadro de integração de novos funcionários ajudará você a garantir que seu novo funcionário sempre saiba o que deve fazer – e quando fazê-lo. Alinhe expectativas, atribua um colega para ajudar a pessoa sendo integrada durante o processo e acompanhe o progresso, tudo isso em um único quadro compartilhado. Organize cada grupo por dia, para que eles saibam o que esperar desde o primeiro dia. Você pode atribuir facilmente um proprietário a cada projeto (para que fique claro com quem eles devem colaborar), agendar horários para trabalhar em projetos de integração, atribuir a complexidade esperada e vincular recursos úteis.



Registro de reuniões individuais (gerentes)

Este template pode ser usado por gerentes para acompanhar suas reuniões individuais com cada membro da equipe, com o objetivo de monitorar o progresso e revisar os últimos pontos discutidos para se preparar à próxima reunião. Este quadro deve ser salvo na forma de quadro privado, e pode ser usado para definir lembretes das próximas reuniões agendadas, sincronizar com o RH para encaminhar novos contratados ao processo e garantir que novos funcionários sejam facilmente adicionados à equipe. Este quadro é fundamental para a estratégia de crescimento de uma equipe, garantindo que os gerentes acompanhem a evolução, as metas e o crescimento de seus funcionários.



 

Templates de gerenciamento do COVID-19

Status da quarentena de funcionários

Manter-se informado sobre a saúde dos funcionários em tempos de alto risco é a maior prioridade de qualquer empresa. Com o uso do nosso template de Formulário de entrada, você pode acompanhar facilmente qualquer funcionário que possa estar sem risco, para garantir as melhores decisões para a saúde e segurança de toda a empresa. Atualize informações de contato, status de liberação, data de início da quarentena e muito mais, para se certificar de que você sempre vai estar informado sobre o status de seus funcionários.



Plano de comunicação sobre o COVID-19

Com novas atualizações e restrições chegando a todo momento, é importante comunicar as informações de forma clara e consistente em toda a sua organização. Este template permite que você insira todas as comunicações importantes em um local centralizado, para que os funcionários saibam o que sua organização está fazendo para garantir a segurança deles. Divida o quadro em discussões internas, diretrizes de negócios e estratégias de comunicação externa para alinhar e avançar.



Avaliação de risco do COVID-19

De eventos cancelados ao realinhamento de prioridades, o efeito borboleta do COVID-19 se espalha consideravelmente em qualquer empresa. Para tentar entender o alcance e o impacto do coronavírus, você pode usar este template para definir o risco potencial, impacto sobre a receita, horizonte temporal e proprietário de projeto das iniciativas que serão afetadas. Para saber como reagir da melhor forma, você deve primeiramente conhecer os efeitos.



Para quase todas as equipes, a preocupação crescente em torno do COVID-19 e a mudança da rotina diária para o trabalho remoto criam desafios únicos e inesperados. Os templates compartilhados neste post podem ajudar você e sua equipe a seguir adiante rumo ao sucesso, e também ajudam você a permanecer informado sobre o bem-estar da sua equipe.

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