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효과적인 리소스 관리를 위한 자원 계획: 정의 및 가이드

Hyomin Kim 1 분 읽기
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계획을 세우지 않는 것은 실패를 계획하고 있다는 것을 의미합니다. 큰 프로젝트를 진행할 때는 요구되는 자원에  대해 모든 것을 알고 계획해야 합니다. 이는 진행해야 할 모든 작업, 각 작업을 완료하기 위해 필요한 리소스의 종류와 양, 필요 리소스의 중복 여부, 문제가 발생했을 경우를 대비한 예산의 유연성 등 모든 것을 명확히 이해하는 것을 의미합니다. 이런 모든 요소들을 포함한 것이 바로 자원 계획(resource planning, 리소스 플래닝)입니다.

이 포스팅을 통해 자원 계획이란 무엇인지, 왜 중요한지, 자원 계획의 세 가지 단계, 그리고먼데이닷컴의 업무 관리 소프트웨어를 사용하여 자원을 효과적으로 할당하고 관리하는 방법에 대해 알아보세요.

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자원 계획(Resource Planning)이란 무엇인가요?

자원 계획(resource planning)이란 팀이 업무를 완료하기 위해 필요한 리소스를 할당하는 전체 과정을 의미합니다.

이 자원은 사람일 수도 있고, 비용, 인프라, 지식과 같은 비인적 자원일 수도 있습니다. 자원 계획은 이러한 자원들의 효율성을 극대화하도록 배분하는 데 중점을 둡니다.

사람들이 자원 계획을 “자원 배분(resource allocation)”이라고 부르는 경우도 종종 있습니다. 이 두 용어는 같은 과정을 나타냅니다. 용어에 관계 없이, 자원 계획은 프로젝트 관리자가 사용할 수 있는 모든 자원을 활용하고 트래킹할 수 있게 해줍니다. 이를 통해 항상 사용할 수 있는 어떤 자원들이 남아있는지 확인하고 팀의 어떤 구성원이 그것을 사용하고 있는지 명확히 파악할 수 있어 조직적으로 업무를 수행할 수 있게 됩니다.

자원 계획이 왜 중요한가요?

자원 계획은 활용 가능한 리소스의 가용성을 정확하게 트래킹되고 관리되도록 미리 계획하는 것을 의미합니다.

프로젝트에 자원이 과잉 투입되면 시간과 돈을 낭비하게 될 수 있습니다. 반대로 자원이 부족하면 중요한 프로젝트 마일스톤을 놓치거나 이해관계자들이 기대하는 결과 도출이 불가능하게 될 수 있으며, 심지어 프로젝트를 완전히 포기해야 할 위험이 있습니다.

프로젝트 관리 연구소(Project Management Institute, PMI)에 따르면 상대적으로 업력이 짧은 기업의 46%만이 예산 내에서 프로젝트를 정기적으로 완료하며 성숙한 기업의 경우에도 이 비율은 67%에 불과합니다.

더 심각한 것은, 39%만이 프로젝트를 제시간에 완료하며, 스타트업의 경우 프로젝트의 21%는 실패할 운명에 처해 있다는 것입니다.

자원 계획의 중요성

(Image Source)

문제가 발생하기 시작하면 팀의 시간을 비효율적으로 관리할 리스크에 직면하게 됩니다. 이는 스트레스를 유발하고 결국에는 번아웃으로 이어질 수 있습니다. 그래서 리소스 관리 계획의 가장 중요한 활용 사례 중 하나가 인적 자원(HR) 관리입니다.

통계적으로 보면 리더가 팀의 업무량 관리를 꾸준히 돕는 경우 팀이 계속적으로 조직에 머무를 가능성이 8배 더 높습니다. 하지만 실제로 이를 수행한다고 생각하는 관리자는 절반 정도에 불과합니다.

다시 말해 행복한 팀과 성공적인 프로젝트를 원한다면 자원을 현명하게 계획하는 것이 필수적이라는 것을 의미합니다. 이는 각 개인의 업무 일정과 업무량, 업무 상의 우려 사항, 근무 위치, 역량, 그리고 그 역량이 리소스로 어떻게 활용될 수 있는지를 이해하는 것을 의미합니다.

트래킹해야 할 인적 자원 관련 사항이 다수 존재합니다. 따라서 보다 광범위한 리소스 관리 계획의 일부로 인적 자원 계획을 초안으로 작성하는 것이 좋습니다.

자원 계획의 이점은 무엇인가요?

효과적인 리소스 관리 계획은 모든 관리자의 프로젝트 플래닝 단계에서 중요한 부분이며 몇 가지 주요 이점과 함께 진행됩니다. 무엇보다도 자원 계획은 병목 현상을 방지할 수 있도록 해줍니다. 프로젝트에 필요한 자원 요구 사항을 초기에 파악할 수 있다면 일정 관리를 통해 앞으로의 리소스 가용성을 계산하고 계획할 수 있습니다.

이는 인적 자원의 가용성과 관련된 기술을 파악하고 그들이 필요한 단계와 업무를 완료하기 위해 필요한 도구를 계산하는 것을 의미합니다. 이렇게 하면 프로젝트 리소스 관리를 더 신뢰할 수 있게 되고 자원 할당 과정이 훨씬 더 일관성 있게 이루어집니다.

자원 계획의 장점

자원 계획은 또한 팀의 업무량을 모니터링하는 데 도움을 줍니다.

팀 전체 또는 특정 개인이 프로젝트에서 필요한 다양한 업무를 지원하는 상황이 온다면 과도한 업무량의 위험에 처할 수 있습니다. 프로젝트 진행 과정에서 그 개인이 해야 할 업무 범위를 명확히 파악할 수 있다면 이 문제를 초기에 해결할 수 있습니다. 이는 매우 중요한 과정으로 44%의 직원들이 업무량 때문에 직장에서 스트레스를 받는다고 말하고 있기 때문입니다.

41%의 직원들은 스트레스로 인해 생산성이 감소한다고 생각합니다. 동시에 직원 3명 중 1명의 업무 몰입도가 감소한다고 이야기하며 15%의 직원들은 스트레스 때문에 또 다른 구직 활동을 병행하고 있다고 인정했습니다. 효율적인 리소스 관리 계획을 통해 스트레스를 줄일 수 있다면 팀의 업무 몰입도가 향상될 것입니다.

마지막으로 자원 계획은 프로젝트가 잘 문서화되도록 지원합니다. 만약 리소스 부족으로 인해 프로젝트가 실패하더라도 주어진 가용 리소스로 최선을 다했다는 것을 이해관계자들에게 입증할 수 있어야 합니다. 이는 적절한 비즈니스 책임에 대해 논거로써 뒷받침될 수 있으며 이러한 경험을 통해 다음 대형 프로젝트에서는 더 나은 자원 계획을 세울 수 있습니다.

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자원 계획의 3단계란 무엇인가요?

모든 조직이 완전히 동일하지는 않기 때문에 리소스 관리를 효율적으로 계획하기 위해 따라야 할 단계들은 상이할 수 있습니다. 그러나 가용성 또는 리소스 관리 계획에서 알아두어야 할 기본적인 세 가지 단계는 다음과 같습니다:

  • 리소스 파악 및 평가
  • 리소스 할당
  • 리소스 모니터링 및 검토

1. 필요 리소스 유형 및 가용성 파악하기

자원을 할당하기 전에, 프로젝트 범위와 사용 가능한 자원에 대한 이해를 구축해야 합니다. 이는 수행해야 할 작업이 정확히 무엇인지, 각 단계를 완료하기 위해 어떤 종류의 자원이 필요한지 파악하고, 이러한 요구 사항을 사용 가능한 자원과 교차 검토하는 것을 의미합니다.

이후, 예산을 수립하고 프로젝트 타임라인을 개발하며, 팀이 프로젝트를 감당할 수 있는지 확인하기 위해 인적 자원을 평가할 수 있습니다.

2. 리소스 할당하기

프로젝트 범위를 결정하고 사용 가능한 리소스들을 평가한 후에는 올바른 자원을 적절한 작업에 할당할 수 있습니다.

리소스 할당 과정은 자원을 작업 또는 개인에게 할당하고 스케줄링한 다음, 프로젝트 자원을 필요한 곳에 배치하는 데 중점을 둡니다. 만약 많은 리소스들을 관리하고 있다면 이 단계에서 먼데이닷컴과 같은 업무 관리 소프트웨어(업무 운영 시스템)가 매우 유용하게 활용될 수 있습니다.

자원 계획 단계 리소스 관리

3. 관리 리소스를 모니터링하고 검토하기

리소스를 할당했다고 해서 관리가 끝난 것은 아닙니다. 자원 계획의 핵심은 효율성을 최적화하고 과중한 업무를 줄이는 데 있습니다. 따라서 리소스 관리 계획 과정에서는 자원 할당이 어떻게 이루어졌는지 끊임없이 모니터링하고 평가해야 합니다.

이 과정에서 특정 자원을 과도하게 사용했거나 부족하게 할당한 부분이 있을 수 있습니다. 이 단계는 이러한 문제를 파악하고 해결하기 위해 필요한 조치를 취할 수 있는 시점입니다.

이러한 단계를 따르면 프로젝트 팀이 자원을 효율적으로 사용하고, 효율성을 극대화하며, 팀이 업무 부담으로 인해 어려움을 겪는 상황을 방지할 수 있는 효과적인 자원 계획을 수립할 수 있을 것입니다.

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먼데이닷컴이 자원 계획 과정에 어떤 도움이 될 수 있을까요?

활용 가능한 리소스는 늘 무한하지 않기에, 보유한 자원을 최대한 효과적으로 활용하여 팀을 번아웃시키지 않고 방대한 업무 리스트들을 처리하려면 기존 프로세스와 시스템에 유연하고 쉽게 연동될 수 있는 업무 관리  시스템이  필요합니다.

전략적인 리소스 관리를 위한 자원 계획에 대한 여러분의 기존 관념을 완전히 새롭게 바꿔줄 이유들을 아래에서 확인하세요. 특히 먼데이닷컴의 **리소스 관리 템플릿(Resource Management template)**에 대해 이야기해 더 자세히 안내해 드릴 수 있도록 하겠습니다.

이 워크플로우 템플릿은 리소스 할당 현황을 시각적으로, 또 효과적으로 확인할 수 있도록 지원합니다. 이를 통해 동일한 자원을 너무 많은 업무에 투여하거나 자신과 팀을 지나치게 과도하게 활용하는 리소스 충돌을 방지할 수 있습니다.

리소스 관리 템플릿

이 템플릿이 효과적인 또 다른 이유는 투여된 리소스의 위치를 가장 중점적으로 안내해준다는 점입니다.

먼데이닷컴을 사용하면 언제나 투여된 리소스들이 글로벌 각지에 어디에 위치해 있는지, 누가 그것을 사용하고 있는지, 어떤 업무에 사용되고 있는지를 한눈에 확인할 수 있습니다.

이 때문에 먼데이닷컴 업무 관리 시스템은 여러 작업과 프로젝트에서 다양한 자원을 관리해야 하는 프로젝트 관리자들에게 완벽한 도구로 활용될 수 있습니다. 심지어 빠르고 쉬운 사용자 환경을 제공합니다. 리소스 관리  템플릿의 또 다른 장점은 클릭 한 번으로 전체 워크플로우를 엑셀로 내보낼 수 있다는 점입니다.

반대로 사용중이던 스프레드시트를 가져와 몇 번의 클릭만으로 깔끔한 먼데이닷컴 업무 관리 보드로 변환시킬  수도 있습니다. 팀의 자원을 효과적으로 계획하고 싶다면 monday.com이 바로 가장 필요한 도구입니다..

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자원 계획은 성공의 기반을 마련합니다

결국 프로젝트를 성공적으로 완수하고 싶다면 효율적인 리소스 관리를 위한 자원 계획이 매우 중요합니다. 프로젝트에 자원을 특정 작업에 과도하게 투입하면 시간과 돈을 낭비하게 됩니다. 반면에 자원이 부족하면  팀원들이 번아웃되고 프로젝트가 실패로 끝날 가능성이 높습니다.

자원 계획은 이러한 균형을 완벽하게 찾아주는 데 도움을 줍니다. 그리고 **먼데이닷컴의 리소스 관리 템플릿(Resource Management template)**은 여러분이 목표에 도달할 수 있도록 안내해 줄 것입니다.

monday.com은 수십 개의 연동 기능, 간트 차트를 포함한 8가지 이상의 시각화 스타일, 그리고 프로젝트를 효율적으로 자원화하고 목표를 달성하도록 설계된 수백 개의 템플릿을 제공합니다.

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CSO of BubbleShare. Building business strategy, sales and managing client services.
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