Télétravail : 10 modèles pour gérer votre équipe pendant l’épidémie de COVID-19

De plus en plus d’entreprises passent au télétravail ; cela dit, gérer ce territoire inexploré peut s’avérer une aventure périlleuse. 

Veiller à ce que votre entreprise préserve la santé de ses collaborateurs sans perdre de vue les objectifs et les horaires de travail, oui, cela peut être intimidant, surtout si vous devez tout mettre en place en à peine quelques jours.

Chez monday.com, nous allons bientôt tous adopter le télétravail. Pour nous, cela signifie s’appuyer sur notre plateforme plus que jamais mais aussi mesurer par nous-mêmes l’importance d’une communication transparente, de responsabilités clairement définies et de la collaboration pour les équipes réparties sur plusieurs sites.

Cela signifie également que nous avons énormément de nouvelles idées sur la façon de rendre monday.com encore plus convivial pour le télétravail, avec à la clé des intégrations, des mises à jour et de nouvelles fonctionnalités à venir !

C’est pourquoi nous avons créé de nouveaux modèles épatants pour gérer la communication liée à la COVID-19 et les flux de travail quotidiens qui vont maintenant devoir être gérés à distance. 

Modèles pour le télétravail

Informations de l’entreprise

Considérez le tableau « Informations de l’entreprise » comme une réunion hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle de l’entreprise pour partager les nouveautés, les avancées, ou les célébrations. Chaque élément peut être étiqueté avec le nom de l’équipe (Marketing, Ventes, R&D), et accompagné de mises à jour dans la section des commentaires. La consignation chronologique de l’intégralité des mises à jour permet à tous les membres de l’entreprise de suivre les avancées relatives à l’équipe, où qu’elle soit.  

Temps de travail de l’équipe

Temps de travail de l’équipe

L’outil Temps de travail de l’équipe permet aux RH de savoir quand chaque collaborateur a commencé et cessé de travailler. Chaque élément correspond à un employé : lorsque ce dernier se connecte au système, le chronomètre démarre, et il s’arrête quand l’employé se déconnecte. Un résumé vous permet de voir facilement les heures travaillées durant la semaine ou de filtrer par employé. Si certains de vos collaborateurs en télétravail facturent à l’heure, ce tableau partagé vous aidera à instaurer une communication transparente sur les heures de travail enregistrées. 

Calendrier de l’entreprise

Calendrier de l’entreprise

Organisez facilement des événements d’entreprise, des vacances, des apéritifs et bien plus encore avec le tableau Calendrier de l’entreprise. Créez un élément par événement et regroupez-les par type d’événement. De cette manière, les différents types d’événements seront organisés par couleur lorsque vous afficherez l’aperçu Calendrier. Pour les équipes à distance, la planification d’apéritifs virtuels ou de réunions hebdomadaires à l’échelle de l’entreprise peut être un excellent moyen de renforcer la culture et la motivation. Remarque : l’aperçu Calendrier vous permettra de mieux visualiser vos événements.

Tâches quotidiennes de l’équipe

Tâches quotidiennes de l’équipe

Ce modèle vous aidera, vous et votre équipe, à coordonner les tâches quotidiennes de l’équipe afin que tous vos collaborateurs soient bien alignés. Fixez vos objectifs de travail (en jours, semaines, mois) pour garder votre travail en contexte. Vous pouvez affecter un propriétaire de tâche et ainsi faire en sorte que tout le monde sache qui doit faire quoi. Organisez votre travail avec des statuts pour chaque type de tâche, et vous verrez vos projets décoller !

Conseil pro : l’aperçu Délais vous permet de visualiser votre programme de la semaine suivante en un coup d’œil.

Demandes des équipes à distance

Demandes des équipes à distance

Le tableau Demandes des équipes à distance facilite merveilleusement la réception et l’organisation des demandes des services informatiques, des Ops ou de tout autre type de demande de vos équipes. Envoyez le tableau sous forme de formulaire à tous les télétravailleurs, demandez-leur de répondre à leurs demandes. Leurs réponses apparaîtront automatiquement dans le tableau, en s’intégrant naturellement dans votre flux de travail. Vous pouvez également créer un groupe pour les questions non résolues ou une FAQ, qui pourront être consultés lorsqu’il n’y a pas d’équipe informatique à qui envoyer les demandes. 

Intégration des nouveaux collaborateurs

Intégration des nouveaux collaborateurs

L’intégration d’un télétravailleur est une démarche bien spécifique – et on peut facilement perdre le fil du processus. Grâce au tableau Intégration des nouveaux collaborateurs, votre nouveau collaborateur saura toujours ce qu’il doit faire et quand. Communiquez vos attentes, affectez-lui un partenaire pour l’aider à avancer et gardez une trace de ses progrès sur un seul tableau partagé. Organisez chaque groupe par journée afin que chacun sache dès le premier jour à quoi s’attendre. Vous pouvez facilement affecter un responsable à chaque projet afin de savoir clairement avec qui il doit collaborer, planifier les heures de travail sur les projets d’intégration, déterminer le degré de complexité attendu et créer un lien vers des ressources utiles. 

Journal pour les réunions

Journal pour les réunions 1-1 (managers)

Ce modèle peut être utilisé par les managers pour garder une trace de leurs réunions 1-1 avec chaque membre de l’équipe afin de suivre leur avancée et discuter des derniers points discutés pour préparer la prochaine réunion. Ce tableau doit être enregistré en tant que tableau privé et peut servir à définir des rappels pour le prochain entretien, communiquer avec les RH pour faciliter le processus et faire en sorte que les nouveaux collaborateurs soient parfaitement intégrés dans l’équipe. Ce tableau joue un rôle essentiel dans la stratégie de croissance d’une équipe car il permet aux managers de suivre les progrès, les objectifs et le développement des compétences de leurs collaborateurs. 

Modèles de gestion du COVID-19

Statut de mise en quarantaine des employés

Protéger la santé de vos collaborateurs lors de périodes à haut risque est la priorité absolue de toute entreprise. Avec notre modèle de formulaire d’admission, vous pouvez facilement repérer tout employé pouvant être à risque afin de prendre les meilleures décisions pour la santé et la sécurité de toute l’entreprise. Mettez à jour les informations de contact, le statut d’autorisation, la date de début de la quarantaine et plus encore pour être certain de rester informé de l’état de santé de vos collaborateurs.

Plan de communication COVID-19

Plan de communication COVID-19

Les informations et restrictions changent régulièrement, c’est pourquoi il est important de communiquer de manière claire et cohérente au sein de votre organisation. Ce modèle vous permettra de centraliser toutes les communications importantes en un seul endroit afin que tous vos collaborateurs sachent ce que fait votre organisation pour assurer leur sécurité. Sectionnez le tableau en discussions internes, recommandations professionnelles et stratégies de communication externe pour vous aligner et aller de l’avant. 

Évaluation des risques liés au COVID-19

Évaluation des risques liés au COVID 19

Événements annulés, redéfinition des priorités… l’effet papillon de la COVID-19 se répercute dans toutes les entreprises. Pour tenter de comprendre la portée et l’impact du coronavirus, ce modèle peut vous aider à déterminer le risque potentiel, l’impact sur les revenus, le calendrier et le propriétaire du projet des initiatives qui seront affectées. Pour savoir comment réagir au mieux, vous devez d’abord comprendre les effets. 

Pour presque toutes les équipes, l’inquiétude croissante suscitée par la COVID-19 et le passage de la routine quotidienne au télétravail engendrent des défis uniques et imprévus. Les modèles partagés dans cet article peuvent vous aider, vous et votre équipe, à garder le cap et à préserver le bien-être de votre équipe.