Un plan de projet est un document essentiel pour maintenir votre projet sous contrôle. Il précise l’objectif de votre projet et en identifie la portée, la structure, les ressources, les objectifs, les résultats attendus et les délais.
Sans un plan solide, les projets prennent généralement du retard et dépassent leur budget.
Dans ce guide complet, nous vous montrerons comment rédiger un plan de projet en six étapes et nous vous présenterons cinq modèles de monday.com qui vous permettront d’être rapidement opérationnel. Mais tout d’abord, définissons un plan de projet et ses différentes composantes.
CommencerQu'est-ce qu'un plan de projet ?
Un plan de projet est un document formel qui décrit l’intégralité des ambitions et des objectifs d’un projet, les tâches spécifiques et les conditions de sa réussite.
Outre la définition de l’objectif de votre projet, il doit inclure d’autres documents et produits livrables pertinents pour le projet tels que :
- Des calendriers et des diagrammes de Gantt pour les étapes clés, comme les dates de début et de fin, l’obtention de votre 200e client ou le lancement d’un événement ou d’une application.
- Des plans de communication pour tenir tout le monde informé des progrès effectués, des réalisations obtenues et des obstacles potentiels.
- Une structure de répartition du travail (WBS pour « Work Breakdown Structure » en anglais), en particulier si plusieurs membres de l’équipe travaillent sur des tâches différentes ou simultanées, auquel cas vous pouvez également avoir besoin d’un planificateur de projet.
- Les ressources nécessaires pour mener à bien le projet, comme les outils de gestion de projet, les liquidités, les travailleurs indépendants, etc.
En résumé, votre plan de projet sert de plaque tournante pour définir, organiser, hiérarchiser et attribuer les activités et les ressources tout au long du cycle de vie de votre projet.
Qu'est-ce que la planification de projet ?
La planification du projet est la deuxième phase d’un cycle de vie de gestion de projet :
- PHASE 1 : Lancement du projet : identification d’un besoin ou d’un problème de l’entreprise et d’une solution potentielle.
- PHASE 2 : Planification du projet : définition des tâches spécifiques, attribution des responsabilités et élaboration du calendrier du projet.
- PHASE 3 : Exécution du projet : prise de contact avec les gestionnaires des ressources, surveillance du calendrier et du budget, compte rendu aux parties prenantes.
- PHASE 4 : Clôture du projet : évaluation de la réussite du projet.
Au cours de la phase de planification du projet, vous élargissez le document de la charte du projet de la phase de lancement pour créer votre plan de projet détaillé. Les tâches typiques de la phase de planification du projet sont les suivantes :
- Établissement d’un budget,
- Définition d’un échéancier ou d’une chronologie du projet,
- Création des structures de répartition du travail (WBS),
- Identification des ressources et vérification de leur disponibilité,
- Évaluation des obstacles potentiels et prévision des scénarios possibles,
- Définition des objectifs, des rôles, des délais, des responsabilités et des étapes du projet.
Éléments du plan de projet
Voici en quoi le plan de projet diffère des autres éléments de planification du projet.
Plan de projet et plan d’action
Bien que similaires, les plans d’action ne sont pas aussi complets que les plans de projet. Un plan d’action vise à aider les équipes de projet à atteindre des objectifs plus modestes, tandis qu’un plan de projet fournit une vue d’ensemble des ambitions et objectifs de l’ensemble du projet.
Plan de projet et charte de projet
Une charte de projet fournit une vue d’ensemble d’un projet. Il s’agit d’un court document formel qui affirme l’existence d’un projet et autorise les gestionnaires de projet à commencer leur travail. La charte décrit les ambitions, les objectifs et les besoins en ressources d’un projet. Elle est créée lors de la phase de lancement du projet, avant le plan du projet, et présentée aux principales parties prenantes pour obtenir l’approbation du projet.
Plan de projet et portée du projet
Une partie de votre plan de projet comprend la portée du projet, qui définit clairement la taille et les limites de votre projet. La portée du projet est documentée à trois endroits : la déclaration de portée, la structure de répartition du travail (WBS) et le dictionnaire de la WBS. Elle sert de point de référence pour suivre l’avancement du projet, comparer les résultats réels aux résultats prévus et éviter les dérives.
Plan de projet et structure de répartition du travail
Une structure de répartition du travail (WBS) est une description hiérarchique des tâches nécessaires à la réalisation d’un projet. Elle décompose les objectifs importants ou compliqués en tâches plus faciles à gérer afin que vous puissiez exécuter le plan du projet. La structure de répartition du travail décompose la portée du projet en phases, sous-projets, produits livrables et lots de travaux qui mènent au produit final.
Plan de projet et projet agile
Un projet agile est l’opposé d’un plan de projet traditionnel. Les projets agiles utilisent une approche incrémentale et itérative pour réaliser un projet. À l’inverse, les projets traditionnels adoptant la méthode dite « en cascade » utilisent un processus de planification étape par étape, c’est-à-dire en cascade. Les projets agiles sont souvent synonymes d’équipes de développement de logiciels, mais ils peuvent être utilisés dans n’importe quel domaine.
Pourquoi les plans de projet sont-ils importants?
Le rapport « Au-delà de l’agilité » du Project Management Institute montre que plus d’un tiers de tous les projets connaissent ce que l’on appelle une « dérive des objectifs ». Il s’agit du cas où une équipe finit par faire plus de travail que ce qui était prévu à l’origine. La plupart de ces problèmes peuvent être évités en tenant compte des retards imprévus ou des changements de circonstances dans votre plan de projet. Un plan de projet permet également de repérer facilement les problèmes qui se sont posés afin d’être mieux préparé pour les projets futurs.
Si l’on examine les chiffres relatifs à la gestion de projet, il est facile de comprendre en quoi un plan de gestion de projet pourrait avoir un impact positif : 45 % des projets ne sont pas terminés à temps et 38 % des projets dépassent le budget prévu.
Un plan de projet peut aider à réduire les dépenses excessives et les retards d’exécution en identifiant ces problèmes à un stade précoce. Il ne laisse aucune place à la confusion et aux retards dans le déroulement et l’avancement de vos processus de travail.
Comment créer un plan de projet en 6 étapes
Il n’existe pas de règles strictes pour l’élaboration d’un plan de projet. Toutefois, nous vous recommandons d’utiliser les six étapes suivantes pour en créer un :
1. Commencez par un résumé exécutif
Le résumé exécutif figure au début de votre plan de projet et doit en résumer les points essentiels. Il doit réaffirmer l’objectif du plan de projet, mettre en évidence les principaux points du plan et décrire les résultats attendus, les conclusions ou les recommandations du projet.
Même s’il se trouve au début de votre plan de projet, vous le rédigerez en dernier car vous en tirerez les principaux points du reste de votre plan.
Il ne doit pas dépasser une page et doit donner un bref aperçu des éléments suivants :
- Les objectifs et les buts du projet,
- La méthodologie et le cadre du projet que vous avez choisis,
- Les produits livrables finaux et les critères d’acceptation,
- Les principaux risques liés à la portée du projet et les contre-mesures,
- Un résumé des étapes importantes,
- Une vue d’ensemble du calendrier du projet et des risques liés au calendrier,
- Les estimations des ressources et des dépenses.
Cet aperçu de votre projet facilite sa compréhension par les principales parties prenantes qui ne sont pas activement impliquées dans les mécanismes du projet. Pour les chefs de projet, le résumé exécutif sert à rappeler rapidement l’objectif principal du projet, sa portée, ses attentes et ses limites. Étant donné que près d’un tiers des projets n’atteignent pas leurs objectifs initiaux, il est important que les chefs de projet revoient régulièrement le plan du projet pour rester sur la bonne voie.
2. Définir la portée du projet
Il n’y a rien de pire que de commencer un projet et de le voir gonfler inexorablement. En définissant la portée d’un projet, vous fixez les limites de début et de fin du projet ainsi que les attentes concernant les produits livrables, les personnes chargées d’approuver les demandes et ce qui doit d’être approuvé tout au long du projet.
Il s’agit également d’exposer les risques potentiels associés à la réalisation de ces attentes et de prévoir des contre-mesures pour atténuer ces risques. Il est essentiel de déterminer exactement qui est responsable du suivi de ces risques.
Cette étape vous aidera à prévenir la dérive des objectifs, c’est-à-dire l’augmentation des exigences d’un projet au cours de son cycle de vie. Dans son rapport, le Project Management Institute montre également que les organisations se plaignent que 34 % de tous leurs projets connaissent un glissement de périmètre. Mais seulement 52 % d’entre elles font l’effort de créer, le plus souvent ou toujours, un document de cadrage à chaque fois.
3. Structurer votre projet
Vous pouvez utiliser plusieurs méthodes pour guider votre projet, ce qui aura une incidence sur l’organisation de votre processus de travail et sur la manière dont les produits livrables sont produits et attribués.
Par exemple, si vous utilisez la méthode de gestion de projet en cascade : vous planifierez tout à l’avance, vous travaillerez à chaque étape du développement du projet de manière séquentielle et les responsables de tâches spécialisées exécuteront leur travail à un moment défini à l’avance.
Pour vous aider à définir la méthode de gestion de projet qui vous conviendrait le mieux, consultez aussi notre article sur la différence entre la méthode agile et la méthode en cascade.
N’oubliez pas que la création d’un trop grand nombre de dépendances au sein de la structure de votre projet peut nuire à sa réussite. Essayez donc de trouver des outils pour que vos équipes puissent travailler de manière autonome afin d’obtenir les résultats escomptés dans les délais impartis. Il convient également de réfléchir au nombre d’approbateurs nécessaires pour garder le projet sous contrôle, mais aussi pour éviter les goulets d’étranglement.
Par-dessus tout, il est important d’intégrer des moments fixes pour le partage des connaissances au sein de l’équipe afin que vos projets soient plus fructueux. Notez les structures de communication (y compris les structures de communication à distance) que vous utiliserez pour encourager la collaboration.
4. Vérifier les ressources disponibles pour le projet
Définissez les ressources dont vous disposez pour ce projet en termes de :
- Temps
- Équipe
- Budget
- Technologie
- Ressources physiques
Vous devez être précis lorsque vous évaluez ce dont vous aurez besoin, sinon ce sera comme si vous essayiez de suivre une recette sans aucun des bons ingrédients. Un gestionnaire de ressources ou un chef de projet peut jouer ce rôle.
Le nombre de collaborateurs est également important : si le rapport entre le travail à effectuer et les personnes disponibles n’est pas bon, l’efficacité et la qualité s’en ressentiront. Si vous voulez allouer efficacement vos ressources pour répondre aux attentes du projet, vous devez être réaliste quant aux limites de vos ressources.
Cela peut par exemple signifier que vous devez ajuster vos échéances si vous manquez de personnel ou bien augmenter votre budget si vous avez besoin d’un équipement plus spécialisé.
5. Établissez l’échéancier de votre projet
Les organisations qui intègrent des échéanciers dans leurs plans de projet ont plus de chances de réussir. Pourtant, de nombreux projets n’ont pas toujours d’échéancier de référence établi. C’est probablement la raison pour laquelle de plus en plus de projets ne sont pas terminés à temps.
Il est donc judicieux d’ajouter une section sur l’échéancier du projet à votre plan de projet. Cette partie de votre plan doit définir les attentes quant à la date de livraison et à la manière dont vous respecterez le calendrier du projet.
L’échéancier de votre projet sera légèrement différent selon la méthode que vous aurez choisi.
Le nombre de tâches en cours (WIP) dépend de la capacité de votre équipe. Dans cette section, vous devez définir le nombre maximum de travaux en cours que vous pouvez avoir dans chaque colonne à tout moment.
6. Gérer les modifications apportées au projet
Les organisations placent le contrôle des changements parmi leurs trois principaux défis en matière de projets. Si vous ne mettez pas en place un plan de gestion des changements, votre équipe ne saura pas quoi faire en cas de changement imprévu. Un plan de gestion du changement dynamique décrit les étapes à suivre et la personne à qui s’adresser en cas de changement imprévu.
La mise en place d’un outil de gestion du changement est un élément clé de ce plan. Le logiciel monday work management est suffisamment souple pour vous aider à gérer toutes les parties du cycle de vie d’un projet : de la planification au suivi, en passant par l’établissement de rapports et la gestion des ressources.
Regardons maintenant plus en détail quelques-uns des modèles qui peuvent vous aider à démarrer.
CommencerCinq modèles de planification de projet pour vous aider à rédiger un bon plan de projet
Les modèles monday.com peuvent être d’une aide précieuse lorsqu’il s’agit de visualiser chaque section de votre plan de projet. En outre, ils facilitent la mise en route de votre projet. Essayez ces cinq modèles de plan de projet pour donner un coup de fouet à votre processus de planification de projet.
1. Modèle de plan de projet
Vous cherchez un modèle de plan de projet général ? Essayez l’un de nos modèles de plan de projet.
Grâce à ce modèle très visuel de monday.com, vous pouvez structurer vos sous-projets en fonction de périodes déterminées et affecter du personnel responsable à chaque phase.
Classez chaque projet par ordre de priorité et ajoutez un échéancier pour indiquer la date à laquelle les produits livrables doivent être remis.
2. Modèle d’utilisation des ressources
La gestion des ressources permet aux équipes de se concentrer sur l’exécution efficace des tâches, des projets et des processus et d’atteindre des objectifs communs à grande échelle.
Avec ce modèle d’allocation des ressources, vous pouvez attribuer des ressources à des individus et ajouter des délais pour que vos employés sachent exactement de quelles ressources ils sont responsables à chaque phase. L’ajout d’un lieu permet aux équipes de savoir où remettre les ressources lorsqu’elles passent d’une phase à une autre, ce qu’elles peuvent également vérifier sur notre application mobile.
Utilisez la vue Charge de travail pour gérer le temps de votre équipe de manière proactive et obtenir une vue d’ensemble de la charge de travail et de la capacité de chaque membre de l’équipe.
3. Modèle de gestion des coûts de projet
Il est beaucoup plus facile de planifier un budget lorsque vous pouvez voir tous vos coûts en un seul endroit.
C’est pourquoi ce modèle de gestion des coûts de projet de monday.com est incroyablement pratique.
Ajoutez chaque sous-projet et planifiez les coûts prévus en attribuant les totaux à chaque département. Vous pouvez utiliser ce document pour estimer le budget dont vous aurez besoin et pour enregistrer le budget approuvé du projet. Vous pouvez ensuite utiliser nos tableaux de bord ou nos rapports pour visualiser les informations d’une manière différente et plus colorée.
4. Modèle de calendrier de projet
Planifiez vos échéances avec ce modèle d’échéancier de projet.
Bien que ce tableau de bord ne soit pas vraiment adapté si vous travaillez avec la méthode Kanban, il est idéal pour ceux qui travaillent avec les méthodes en cascade ou Scrum.
Pour les projets en cascade : ajoutez vos jalons, joignez un échéancier et allouez un nombre déterminé de jours de travail pour accomplir les tâches de chaque jalon. Marquez le chef d’équipe pour chaque phase afin que les chefs de projet sachent de quels jalons ils sont responsables. Pendant l’exécution du projet, les équipes peuvent utiliser la barre d’état pour suivre leur progression. Elles peuvent également ajouter des mises à jour à chaque jalon en cliquant sur chaque élément, ce qui encourage la collaboration entre les équipes.
Pour les projets Scrum : vous pouvez organiser le tableau de bord par sprints en ajoutant les tâches spécifiques au fur et à mesure qu’elles sont décidées.
5. Modèle de registre des risques du programme
Visualisez tous les risques liés à la portée et au calendrier de votre projet dans ce modèle de registre des risques du programme.
Utilisez des barres d’état codées par couleur pour illustrer l’état, la probabilité et l’impact des risques pour la portée et le calendrier de votre projet.
Vous pouvez même classer les risques par catégories, ajouter un responsable du risque et suggérer des stratégies d’atténuation. Ainsi, les autres membres de l’équipe du projet sauront quoi faire si ces risques se transforment en véritables pépins.
Optimisez votre plan de gestion de projet avec le bon outil
Les plans de projet sont un élément essentiel de la réussite de votre équipe.
Bien qu’ils soient complexes et très détaillés, leur création et leur gestion ne devraient pas poser de problème. Utilisez les modèles de planification préétablis de monday.com pour vous aider à décomposer chaque section de votre plan de projet au fur et à mesure et tout contrôler en temps réel.
Essayez monday work management et constatez par vous-même à quel point votre prochain projet se déroule plus facilement une fois que vous avez regroupé tous vos documents de planification de projet en un seul et même endroit.
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