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Séquencer son temps : un guide étape par étape pour être plus productif

Séquencer son temps : un guide étape par étape pour être plus productif

Nous tous chez monday.com

Vous avez déjà eu le sentiment de ne pas faire de progrès sur votre To-do liste ? Nous sommes tous passés par là.

Tous les jours, vous vous attaquez à des tâches importantes, mais à la fin de la journée, votre liste a à peine bougé, ou pire, elle est encore plus longue que lorsque vous avez commencé.

Il n’est pas agréable de se sentir coincé dans une boucle sans fin et de se noyer dans son travail.

Si vous vous reconnaissez dans cet exemple, il est peut-être temps d’adopter une nouvelle approche de la journée de travail qui améliorerait votre productivité.

Bienvenue dans le blocage de temps.

Qu’est-ce que séquencer son temps ?

Le blocage de temps est une forme d’emploi du temps qui vous aide à améliorer votre productivité en vous concentrant sur votre travail à des heures spécifiques. Avec cette approche, les tâches sont mises en avant et organisées pour différentes dates/heures. À partir de là, vous vous concentrez sur un seul type de tâche (plutôt que plusieurs à la fois.) Ainsi, vous gagnez en clarté, en attention et apportez des délimitations importantes à votre journée.

Séquencer son temps est une sorte de méthode Pomodoro, qui tire son nom du minuteur de cuisine en forme de tomate. Vous travaillez pendant des « sprints » de 15-60 minutes à la fois et prenez ensuite une petite pause pour vous reposer avant de vous remettre au travail.

Source de l’image

L’approche du séquençage de temps dans l’emploi du temps vous apporte une alternative à la version traditionnelle du travail où vous devez constamment faire face à des tâches, e-mails et autres demandes qui s’empilent tout au long de la journée.

Au contraire, cela crée une structure bien plus organisée à votre journée de travail, de manière à ce que vous puissiez vous plonger dans votre travail avec un minimum de distractions.

Pourquoi il est important de séquencer son temps

Pourquoi est-il important de séquencer son temps ? Pour faire court : cela vous aide à préserver deux ressources extrêmement précieuses : votre temps et votre concentration.

Quand les distractions et les e-mails commencent à diriger votre journée, la productivité dégringole. Certaines données indiquent qu’il faut en moyenne 23 minutes pour se concentrer à nouveau après avoir été interrompu.

Des experts en productivité tels que Cal Newport font écho à cette idée :

« Laisser votre boîte de réception contrôler votre journée n’est acceptable que pour les débutants ou ceux qui se contentent d’une carrière limitée, mais les meilleurs travailleurs considèrent leur temps de la même manière que les meilleurs investisseurs considèrent leur capital, comme une ressource dont il faut maximiser le retour sur investissement. »

Cette approche de l’emploi du temps vous permet de prendre le contrôle, de rester concentrer et de décider sur quoi vous voulez travailler et quand.

Bloquer votre temps vous apporte également d’autres avantages :

Établir un rythme

Ce rythme est l’état où vous êtes concentré et travaillez à votre efficacité maximum. Séquencer votre temps vous aide à atteindre cet état de concentration qui vous permet de dédier des moments de votre journée à des tâches très spécifiques et à rien d’autre.

Minimiser les distractions

Étant donné que le blocage de temps est l’inverse du multitâche, il vous permet de vous concentrer sur une seule tâche. Vous avez ainsi plus d’énergie à dédier à ce sur quoi vous travaillez, ce qui est une bonne nouvelle, puisque l’absence de distraction peut améliorer l’attention aux détails et réduit le risque d’erreurs.

Créer un sentiment de contrôle

Quand nous avons plus de contrôle sur ce que nous faisons et quand, cela réduit notre niveau de stress et d’anxiété. À court terme, le séquençage du temps vous permet de mieux contrôler votre journée plutôt que d’être passif. À long terme, cela vous permet d’avoir un emploi du temps plus efficace et de prendre de meilleures décisions.

Comment séquencer son temps : un guide étape par étape

Nous savons que séquencer son temps apporte des avantages majeurs. Mais comment le mettre en place ?

Étape 1 : identifier les tâches à réaliser

Première étape : quelles sont les tâches hebdomadaires répétitives ? Dressez la liste de ces tâches, et hiérarchisez-les ensuite par importance.

En parallèle, vous devez réfléchir à comment organiser votre semaine pour une productivité maximale. Soyez réaliste dans vos attentes et demandez-vous ce qui est pertinent pour chaque jour. Avez-vous des réunions les mardis ? Votre boîte mail déborde les lundis ? Organisez-vous en fonction.

Étape 2 : estimez le nombre d’heures de travail nécessaire à chaque tâche

Ensuite, faites une estimation du temps que vous passez à faire chaque chose. Assurez-vous de calculer également le temps perdu et éliminez-le. Vous n’êtes pas obligé de faire ces estimations à la minute près, commencez simplement par une idée générale.

Si vous ne savez pas combien de temps accorder à telle ou telle tâche, utilisez un outil de suivi de temps tel que Noko. Cela vous donnera une bonne idée du temps que vous passez sur différentes tâches.

Étape 3 : décidez de la part de flexibilité que vous souhaitez allouer à votre emploi du temps

Vous avez un imprévu ? C’est la vie ! C’est pourquoi vous aurez besoin d’avoir prévu du temps libre pour traiter ces diverses tâches et petites surprises qui apparaissent en urgence. Ce temps libre peut être utilisé pour les tâches imprévues et/ou les réunions de dernière minute, un rendez-vous chez le médecin, etc.

Quand vous pensez avoir terminé, réfléchissez au type d’organisation dans laquelle vous travaillez et quelles sont les normes pour les réunions : Est-ce que les employés les organisent à l’avance ? Est-ce que vous êtes censés avoir du temps libre ? Cela vous aidera à allouer votre temps de manière plus réaliste.

Étape 4 : revoyez votre organisation

Votre séquençage de temps est presque complet, il est temps de calculer le nombre d’heures listées et le temps laissé pour les réunions imprévues. Demandez-vous : est-ce que cela dépasse vos heures de travail ? est-ce qu’il y en a moins ? Dans tous les cas, vous devez vous adapter en fonction.

L’adaptation n’est pas non plus un processus immédiat. Laissez votre blocage de temps évoluer. Si votre travail change en fonction des saisons ou de la période de l’année, gardez à l’esprit que vous devrez faire une évaluation de votre processus tous les mois ou tous les trimestres.

Étape 5 : mettez en place votre séquençage de temps avec votre application de calendrier habituelle

Il est maintenant temps d’agir. Si votre blocage de temps est inclus dans une application de calendrier telle que Calendly, Plan, HourStack, ou simplement le calendrier de votre téléphone, vous pouvez l’utiliser à bon escient et le tester.

Si vous avez du mal à respecter votre séquençage de temps, prévoyez des alertes quotidiennes pour vous aider à rester concentré sur votre tâche. Et si besoin, adaptez votre emploi du temps.

Soyez plus productif en séquençant votre temps

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