Es la etapa en la que se hacen las cosas, y las actividades que se completan en esta etapa y las que no tienen una gran influencia en el desempeño de un proyecto. Después de todo, solo el 40 % de los proyectos, en su mayor parte o siempre, alcanzan todos sus objetivos.
En esta guía, te contaremos los términos clave, las metodologías y herramientas sugeridas para una excelente ejecución de proyectos. También tendrás una idea de los desafíos que puedes esperar y un proceso de 8 pasos para alcanzar el éxito.
¿Qué es la ejecución del proyecto?
La ejecución del proyecto, en ocasiones denominada la implementación del proyecto, es el proceso de poner en práctica las actividades descriptas en los planes del proyecto.
Naturalmente, esta suele ser la etapa más larga de un proceso más amplio denominado ciclo de vida del proyecto. Dependiendo del recurso que elijas, verás que se compone de cuatro a seis pasos. Para nuestros propósitos, abordaremos cuatro de ellos:
- Inicio del proyecto
- Planificación del proyecto
- Ejecución del proyecto
- Cierre del proyecto
¿Qué sucede durante la ejecución del proyecto?
¿Estás listo para saber todo sobre la ejecución del proyecto? Veámoslo. Durante este paso tan importante, suceden muchas cosas. Por nombrar algunas actividades principales:
- Construcción y presentación de entregables/elementos a entregar: Tu equipo lleva a cabo actividades planificadas para crear entregables finales que se compartirán con las partes interesadas.
- Pasar a control y evaluación de proyectos: El gestor del proyecto pasa de descripciones generales y documentos detallados a monitorear el progreso del proyecto en comparación con los hitos y el cronograma deseado del proyecto.
- Revisión del alcance del proyecto: Los miembros del equipo y los gestores de proyectos deben asegurarse de manera rutinaria de que su trabajo aún esté en sintonía con las definiciones que se establecieron en las etapas de inicio y planificación.
- Documentación: Los colaboradores del proyecto deben realizar un seguimiento de las tareas a medida que avanzan, se completan, se retrasan o se descartan. Es fácil hacerlo con un rastreador de proyectos como monday.com, pero hablaremos de eso más adelante.
Desafíos comunes durante la ejecución del proyecto
No importa cuán impecables sean los planes de tu proyecto o la gestión del trabajo pendiente, los proyectos en la etapa de ejecución aún están sujetos a posibles inconvenientes. En esta sección, abarcaremos algunos de los más comunes y cómo se administran.
Cambio en el alcance
El cambio en el alcance se produce cuando se solicitan o se llevan a cabo ciertos cambios o adiciones después del inicio de un proyecto, y estos cambios quedan fuera de lo acordado en el documento de alcance inicial.
Si bien el cambio en el alcance no siempre se puede evitar, es mejor combatirlo mediante una planificación exhaustiva del proyecto y referencias frecuentes a estos documentos cruciales del proyecto.
Control de calidad
El control de calidad es una de las cargas más importantes de un gestor de proyectos durante la etapa de ejecución del proyecto, porque afectará no solo el resultado final, sino también aspectos como el presupuesto y el alcance.
Establecer controles de rutina es una excelente manera de respaldar esto, además de trabajar en sprints.
Solicitudes de cambio y gestión de casos
Las solicitudes de cambio están muy entrelazadas con el cambio en el alcance. A veces, las expectativas de un cliente pueden cambiar a lo largo de un proyecto, lo que lo lleva a solicitar revisiones o ajustes.
Estos se pueden gestionar mejor a través de elementos como formularios personalizados; de esta manera se crea un registro específico y las aprobaciones o rechazos se registran con precisión. Prueba nuestra Plantilla de solicitudes y aprobaciones de proyectos o crea la tuya propia en monday.com.
Ocho pasos para la ejecución exitosa de un proyecto: más herramientas y funciones
Aunque la ejecución del proyecto es un paso dentro de un proceso, también puedes dividirla en varios pasos para alcanzar el éxito. Aquí hay un resumen de ocho de ellos y cómo el sistema operativo de trabajo monday.com puede ayudarte.
1. Elegir e implementar un software de gestión de proyectos
Este es el primer paso, los otros siete pasos para la ejecución exitosa del proyecto realmente dependen de este. El software de gestión de proyectos adecuado proporciona una visibilidad real de la ejecución de un proyecto: todas las tareas, personas y métricas que necesitas. Estas son algunas tareas clásicas de la ejecución del proyecto que puedes dejar en las manos demonday.com para que se completen a la perfección:
- Seguimiento del tiempo
- Almacenamiento de archivos
- Planificación
- Comunicación
- Integración con tus aplicaciones preferidas
En cada uno de los siguientes pasos, mencionaremos una característica (o dos) que lo hace todo posible.
2. Delegar tareas de forma eficaz
Los gestores de proyectos entienden que cuando una tarea cae dentro de una determinada categoría, debe asignarse a un miembro del equipo determinado o a varios de ellos. En monday.com, puedes hacer esto de manera más eficiente de dos formas:
- Columna Personas: Usa esta columna para asignar individuos o varias personas y equipos a una tarea del proyecto.
- Estados y automatizaciones: Para las tareas nuevas que se incluyen en una categoría específica, por ejemplo, comunicación con las partes interesadas, puedes crear una automatización que cada vez que se cree una tarea nueva con este estado se asignará automáticamente a una persona específica.
3. Proporcionar recursos que empoderen a tu equipo
Más allá de un gestor de proyecto, están los miembros del equipo, todos con diferentes estilos de trabajo y preferencias. Con monday.com los puedes reunir a todos, al mismo tiempo que brindas una personalización que puede marcar la diferencia:
- Más de 8 vistas: Los miembros del equipo pueden ver los tableros como quieran, usando vistas como diagrama de Gantt, Kanban y más, además de filtros avanzados y una función de búsqueda.
- Estados y columnas personalizados
4. Elaborar un plan de gestión de riesgos
El riesgo o la crisis pueden surgir durante la ejecución del proyecto. Puedes consultar un Registro de riesgos que crees en nuestra plataforma para reducir la pérdida de tiempo y el impacto negativo de no saber quién y cómo se deben manejar ciertos riesgos.
5. Apoyar la comunicación efectiva
El software de gestión de proyectos adecuado facilita el apoyo y el fomento de la comunicación centralizada. En monday.com, puedes usar Actualizaciones en elementos para crear hilos de comunicación y anuncios, comentarios e incluso comentar recursos digitales. También puedes sincronizar fácilmente el contenido a través de otras aplicaciones e integraciones.
6. Hacer que los controles de progreso sean una rutina
Las verificaciones rutinarias del progreso son clave para detectar señales de problemas o avances inesperados que podrían liberar tiempo o recursos para otras actividades. Con monday.com, puedes automatizar recordatorios de futuras reuniones e incluso enviar informes de paneles a partes interesadas internas y externas.
7. Gestionar el alcance
Como mencionamos, el cambio en el alcance puede ocurrir cuando no se controlan cosas como las solicitudes de cambio. monday.com te permite administrar esas solicitudes y aprobaciones en un solo lugar, para que no tengas sorpresas.
8. Prepararse para la etapa de cierre del proyecto
Gran parte de la etapa de cierre del proyecto gira en torno a la recopilación de documentación y entregables importantes para las partes interesadas. Si usas monday.com durante la planificación y ejecución del proyecto, es fácil buscar y localizar rápidamente documentos importantes, informes y mucho más desde un solo lugar.
Las 3 mejores plantillas para la ejecución de proyectos
Ya las hemos mencionado a lo largo de este blog, pero aquí hay una vista más detallada de nuestras plantillas de ejecución de proyectos. ¡Puedes probarlas todas gratis!
Plantilla de gestión de cartera de proyectos
Plantilla de solicitudes y aprobaciones de proyectos
¿Cuáles son algunas de las principales metodologías de gestión de proyectos?
Existen muchas metodologías diferentes de gestión de proyectos que pueden afectar la forma en que planificas y ejecutas tu proyecto. A continuación se muestran algunos de las principales, con enlaces a blogs que las abordan en más detalle.
Scrum
Scrum es un marco para organizar, planificar y ejecutar proyectos complejos. Un propietario de producto organiza el trabajo de un problema complejo en un backlog de producto. El equipo scrum toma una parte del trabajo en un incremento de valor durante un sprint. El equipo scrum y sus partes interesadas inspeccionan los resultados y los ajustan para el próximo sprint.
Agile (Kanban)
Agile no es un marco paso a paso. En cambio, puede verse más como una metodología que implica un enfoque iterativo para entregar un proyecto a lo largo de su ciclo de vida.
Método de ruta crítica
El análisis de la ruta crítica es un método para identificar cuánto tiempo llevará completar un proyecto.
Desglosa la duración más larga de las tareas dependientes a lo largo de todo un proyecto para que tú y tu equipo puedan saber con precisión cuál es el marco de tiempo de ese proyecto.
Cascada
La metodología de cascada es un enfoque para la gestión de proyectos en la que se divide un proyecto grande en etapas lineales claras, desde la recopilación de requisitos hasta la implementación.
PRINCE2
El método PRINCE2 se basa en 7 principios, 7 temas y 7 procesos. Los principios son el “por qué”, los temas son el “qué” y los procesos son el “cómo”.
Preguntas frecuntes
¿Cuál es el objetivo principal de la ejecución del proyecto?
En ocasiones denominada etapa de ejecución y control, la ejecución del proyecto sirve para gestionar todas las actividades que contribuirán a la finalización exitosa del proyecto y sus entregables.
¿Cuáles son los elementos de la ejecución del proyecto?
● Alcance del proyecto
● Normas de calidad y aspectos técnicos
● Declaraciones de objetivos
● Asignación de recursos
● Calendario y cronograma
● Componentes de la organización
¿Quién es responsable de la ejecución del proyecto?
El gestor del proyecto debe supervisar y guiar al equipo del proyecto que realiza las actividades de ejecución del proyecto. Si bien el gestor del proyecto no crea los entregables, está a cargo de la gestión diaria del proyecto.
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