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Cómo la Cruz Roja Argentina logró la digitalización de procesos básicos para incrementar la eficacia y combatir la COVID-19

Cómo la Cruz Roja Argentina logró la digitalización de procesos básicos para incrementar la eficacia y combatir la COVID-19

Noa Radosh

Acerca de la Cruz Roja Argentina

La Cruz Roja nacional existe casi en cada país del mundo. Cada entidad opera de acuerdo a los principios de la ley humanitaria internacional y el estatus del movimiento internacional. 

La Cruz Roja Argentina, con sede en Buenos Aires, opera a través de toda la República Argentina con 66 filiales y alrededor de 10,000 voluntarios. Cristian Bolado, el Director Nacional de Desarrollo Organizativo y Apoyo a los Órganos de Gobierno, es uno de los muchos encargados de brindar apoyo frente a situaciones de desastre y en apoyo humanitario. 

“La Cruz Roja Argentina no representa ni responde a ningún organismo de gobierno. La Cruz Roja es neutral, imparcial e independiente, eso quiere decir que tomamos nuestras propias decisiones, pero lo hacemos de manera coordinada con los distintos niveles del estado”, menciona Cristian. 

El Reto 

La Cruz Roja ejecutaba procesos tediosos que involucraban documentos, reportes y formularios escritos que exigían un labor manual tremendo para llenar y transferir entre la sede central y las filiales de toda la república. Además del papeleo, la Cruz Roja dependía en gran medida de múltiples herramientas online como email, WhatsApp y Google Drive, que funcionan de manera paralela y no en colaboración. 

“Creo que nuestro principal problema era el número de herramientas que usábamos. Google Drive, Google Docs, hojas de cálculo, email y muchas otras herramientas online que nos alentaban los procesos”, cuenta Cristian. 

Diego Tipping, el presidente de la Cruz Roja Argentina, buscaba digitalizar por completo los procesos de la organización y encontrar una plataforma que pudiera consolidar la entrada de datos online y las plataformas de gestión para mejorar la coordinación y comunicación entre equipos. 

La Solución

¿Porqué monday.com?

Uno de los presidentes filiales participó en una sesión de entrenamiento con Drew Global Business Consulting, partner de monday.com, en donde se familiarizó con monday.com. Le pareció que el Work OS sería la solución perfecta para los retos que enfrentaba la Cruz Roja, así que le propuso a Diego que considerará el uso de monday.com.

Siguiendo la recomendación, Diego decidió probar la plataforma y empezó por el departamento de dirección. Al quedar satisfecho con los resultados, decidió adoptar el uso de monday.com en toda la organización. 

“En julio del año pasado tuvimos una invitación del presidente de la Cruz Roja Argentina, de empezar a virtualizar y a agilizar los procesos internos de la organización, particularmente en la dirección de desarrollo organizativo”, cuenta Cristian. 

Cristian contactó a Andrés Sturm, el punto de contacto en Drew, y programó una sesión de entrenamiento en la sede central para todos los equipos. 

“Andrés y equipo tienen algo muy particular. Ellos nos escuchan, ven lo que tenemos en la cabeza y lo transforman en una aplicación más que válida dentro de monday.com. Y nos dan ideas que son mucho más innovadoras que las nuestras”, cuenta Cristian. 

Confiar en una plataforma flexible que gira en torno a tu organización

“El primer paso que hicimos con monday.com fue mejorar los procesos de coordinación y comunicación interna en el nivel gerencial de la organización, es decir, nuestro comité ejecutivo, nuestro nivel de secretarías y nuestro nivel de dirección nacional”, dice Cristian. 

Poco tiempo después de que la Cruz Roja Argentina comenzó a digitalizar sus procesos, la pandemia del coronavirus sorprendió al país con su magnitud y como consecuencia, la Cruz Roja se vio obligada a cambiar su estructura, lo que significó expandir el ámbito de trabajo para poder cubrir las necesidades de salud de los ciudadanos, relacionadas a la COVID-19. 

“Ampliamos el uso de monday.com y empezamos a trabajar la coordinación entre la sede central y las filiales de todo el territorio. Y fuimos sumando cada vez a más equipos, agregando más procesos fundamentales y flujos de trabajo”, cuenta Cristian. 

Convirtiendo reportes de COVID-19 en acciones

“La pandemia del coronavirus es muy distinta a cualquier otra crisis que hemos vivido. Las pandemias anteriores, se manejaron en una era completamente diferente en términos de tecnología y comunicación distinta. Las últimas pandemias en la Argentina, se gestionaron a través del fax, del teléfono, y las anteriores incluso a través de la telegrafía. A raíz de COVID-19, empezamos a gestionar todo en hojas de cálculo antes de darnos cuenta que podíamos mover el proceso entero a monday.com”, cuenta Cristian. 

Para lidiar con la pandemia actual, la Cruz Roja estableció un Centro de Operaciones de Emergencia que supervisa todas las actividades de campo. Hay 66 filiales que realizan las tareas operativas en el terreno. Debido a que cada filial debe mandar un reporte diario al centro de operaciones, Cristian decidió crear un tablero principal en monday.com. 

“Debido a ciertas regulaciones, debemos llenar reportes escritos, pero queríamos meter este proceso a monday.com también. Por lo que ahora, las filiales envían un correo electrónico a una dirección de monday.com que automáticamente crea una actualización dentro de un elemento en monday.com donde podemos tener un seguimeinto de todo lo que pasa en cada filial”, dice Cristian. 

Aquellos trabajando en el centro de operaciones de emergencia pueden verlo todo, desde el número de voluntarios trabajando en cada filial hasta las actividades realizadas durante el día e incluso los seguimientos epidemiológicos a nivel local. En base a esto, pueden crear paneles individuales para una mejor visualización. 

Uno de ellos es para quienes tomamos decisiones en la Cruz Roja Argentina, otro es información pública que compartimos con socios estratégicos y con otras organizaciones, y un tercero que es más de monitoreo”, cuenta Cristian. 

Digitalizando los canales de donación para aumentar la transparencia 

La Cruz Roja Argentina decidió virtualizar todos sus canales de donación para monitorear y controlar la recolección de donaciones y generar más transparencia en sus procesos. Cristian consolidó toda la información en un solo panel para que las autoridades y auditores de la organización, tesorería y la secretaría de finanzas puedan hacer cambios y puedan ver como va avanzando el proceso. 

Hoy, cualquier solicitud de compra o cualquier compra que tiene un proceso administrativo interno, que anteriormente se llevaba o en papel o a través del correo electrónico, lo hemos centralizado en un tablero particular de monday.com. Esto nos ayuda a agilizar también los procesos de transparencia de la organización”, menciona Cristian. 

Gestionando el inventario de manera más eficiente

El equipo nacional de logística de la Cruz Roja trabajó de la mano con Drew para virtualizar todo el stock de bodegas, lo que significa que todo lo que ingresa a la Cruz Roja Argentina, ya sea a través de una compra o a través de una donación, se ingresa a un tablero en monday.com

“En una organización como la nuestra, el tiempo es muy preciado y cada minuto es super valioso. Manejar dos o tres veces para llegar a una bodega, ir viendo 4 o 5 plataformas a la vez nos llevaba tiempo. Así que poder llevar un control desde acá en casa, ó desde donde sea, nos da lógicamente mucho bienestar físico y psicosocial en general”, nos dice Cristian. 

Cada vez que algo sale de la bodega, tienen un control de adónde va, quién lo recibe y un stock virtual en tiempo real.

“Monday.com nos permite centralizar todos los procesos en una misma plataforma para poder trabajar, coordinar y comunicarnos sin problemas”.

Cristian Bolado
Director Nacional de Desarrollo Organizativo y Apoyo a los Órganos de Gobierno

 

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