A medida que una empresa crece, los gerentes tienen cada vez menos herramientas para controlar los proyectos.

Tu equipo puede trabajar mucho y con pasión, pero sin un liderazgo deliberado que garantice el éxito de sus proyectos, toda la oficina puede desintegrarse en un caos a nivel jardín de infantes.

Hay una razón por la que solo el 19 % de las empresas afirman que “por lo general” completan sus proyectos satisfactoriamente.

Es muy fácil que las cosas se salgan de control.

Una oficina de gestión de proyectos (PMO) puede ayudarte a supervisar múltiples proyectos sin sobrecargar al personal. Puede convertirse en la base para una cultura mejorada de la gestión de proyectos.

¿Qué es una PMO?

PMO es la sigla en inglés para Oficina de Gestión de Proyectos. Es la oficina o el departamento responsable de supervisar y gestionar los proyectos en toda tu empresa.

Puede planificar y gestionar proyectos directamente (a menudo llamada PMO directiva) o puede operar a un nivel superior, mediante la definición de KPI (indicadores clave de rendimiento) y métodos estandarizados de gestión de proyectos en toda la organización.

Una PMO puede ayudar a reducir las cargas de trabajo de los ejecutivos y garantizar que los proyectos a gran escala tengan éxito a largo plazo.

Las PMO son más relevantes para las organizaciones empresariales que gestionan varios proyectos de alta prioridad en un momento determinado.

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¿Qué funciones tiene una PMO?

Según el Project Management Institute, la función más común de una PMO es establecer y supervisar los KPI de los proyectos.

Pero las funciones de una PMO también incluyen estandarizar las metodologías de gestión de proyectos, gestionar los avances de los proyectos, capacitar y asignar gerentes de proyectos, ayudar a que la empresa crezca, gestionar la asignación de recursos y las carteras.

Veamos más detalladamente cada uno de estos enfoques.

Establecer los KPI de la gestión de proyectos

La PMO puede establecer y supervisar los KPI y los hitos esenciales de proyecto como una forma de mejorar la tasa de éxito de los proyectos.

A menudo, los KPI principales implican comparar el progreso real del proyecto con el cronograma planificado del proyecto. Algunos ejemplos incluyen:

  • Tasa de finalización a tiempo
  • Horas planificadas en comparación con el tiempo utilizado
  • Variación del presupuesto
  • Cantidad de errores
  • Hitos completados a tiempo

Implementar la estandarización

Otra función de la oficina de gestión sénior es estandarizar las metodologías, los marcos y las herramientas que se utilizan en toda la empresa.

Este tipo de estandarización facilita la colaboración entre equipos y la gestión de los recursos para todos miembros del equipo.

Los estándares de la gestión de proyectos también facilitan las transiciones entre proyectos y equipos. Si toda la organización usa las mismas herramientas, procesos y flujos de trabajo, es mucho más fácil que las personas se adapten a los equipos nuevos.

3. Supervisar la capacitación y la asignación de los gestores de proyectos

Una PMO directiva debe capacitar y asignar a los gestores de proyectos para que gestionen proyectos en toda la organización.

Tener una fuente de capacitación de los gestores de proyectos garantiza que todos los equipos usen métodos y herramientas estandarizados. También garantiza la comunicación entre los equipos de los proyectos y la PMO principal.

Hacer crecer a la empresa

El objetivo general de tener una PMO es mejorar la gestión de proyectos de la empresa.

Al estandarizar las herramientas, establecer KPI y brindar capacitación, una PMO puede optimizar todo el proceso comercial. Eso marcará una gran diferencia en el rendimiento de la organización.

Las organizaciones que tienen procesos de gestión de proyectos más desarrollados tienen un 21 % más de probabilidades de cumplir los objetivos del proyecto y de lograrlo dentro del presupuesto original.

Survey results showing the ROI of maturity in project management techniques.

Gestionar la asignación de recursos

Para los equipos más pequeños, puede ser difícil coordinar y gestionar recursos como dinero, talentos, oficinas, etc.

Una oficina que comprende el estado de todos los proyectos puede tomar la decisión de gestión adecuada en todo momento. Al asignar los recursos donde más se necesitan, puedes aumentar el rendimiento del proyecto sin excederte del presupuesto.

Manejar la gestión de carteras

Algunas PMO son responsables de gestionar una cartera de proyectos o incluso de subempresas enteras. Suelen llamarse PPMO (oficina de gestión de carteras de proyectos, por sus siglas en inglés). Por ejemplo, la PPMO de una sucursal asiática puede ser responsable del desempeño comercial general en Asia y no solo de algunos proyectos.

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5 beneficios principales de las PMO: ahorrar dinero, proyectos y más

Pero, ¿cuáles son los beneficios concretos que puedes obtener con una PMO? ¿Dónde obtienen un retorno de su inversión la mayoría de las empresas?

Survey results on different PMO benefits.

Analicemos los resultados del informe de PM Solutions que vimos antes.

1. Ahorro de costos

Las empresas con una PMO ven un aumento del 33 % en los proyectos que entregan por debajo del presupuesto. El ahorro de costos promedio por proyecto es de $175 000.

Una PMO ayuda a acelerar los proyectos y distribuir mejor los recursos, evitando así el exceso de contrataciones o la subcontratación.

Esos ahorros pueden usarse para financiar cualquier cosa, desde una campaña de marketing hasta una función de producto completamente nueva. ¿Cómo podría reinvertir $200 000 en proyectos nuevos tu empresa?

2. Mayor productividad

En promedio, las empresas con PMO observan un aumento del 25 % en la productividad. Con marcos mejorados para la gestión de proyectos y KPI implementados para hacer el seguimiento del progreso, los equipos pueden concentrarse en trabajar más fácilmente.

Los profesionales que no son parte de la gerencia ya no deben intentar dominar un proyecto o equipo y pueden concentrar su experiencia en los aspectos más valiosos. Eso ayuda a que los proyectos avancen más rápido y aumenta la producción general.

3. Menos proyectos fallidos

También hay una disminución del 25 % en los proyectos que fracasan, lo que significa mucho menos tiempo perdido y un aumento de la eficiencia general, lo que genera una duplicación en la productividad general.

Cuando evitas los proyectos condenados en la etapa de planificación y ajustas el curso para evitar fallas innecesarias, puedes minimizar el esfuerzo desperdiciado.

Con una tasa más alta de proyectos completados satisfactoriamente, tu empresa crecerá más rápido que nunca.

4. Mejor alineación con los objetivos

Las empresas también tuvieron una mejora del 43 % en la alineación del proyecto con los objetivos estratégicos.

Cuando no tienen supervisión, los equipos de proyectos más pequeños pueden conformarse con correcciones de errores o mejoras pequeñas. No siempre tienen una perspectiva que prioriza la visión de la empresa en cada giro del proceso.

Una PMO funciona como una brújula y guía continuamente todos los engranajes en la dirección correcta.

¿Todos en tu empresa trabajan continuamente para hacer realidad tu visión? Si lo hicieran, ¿cómo cambiaría tu organización?

5. Mayor satisfacción del cliente

Los proyectos más exitosos y alineados estratégicamente también benefician al cliente. En promedio, las empresas vieron una mejora del 27 % en la satisfacción del cliente con una PMO.

Con una mejor eficiencia de la empresa, los clientes sufren menos demoras y promesas incumplidas y se benefician de más actualizaciones y mejoras en la UX que se entregan más rápido.

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¿Cuáles son los tipos de PMO? Desde empresariales hasta departamentales

Las oficinas de gestión de proyectos se clasifican de dos maneras diferentes:

  1. Empresariales o departamentales
  2. Directivas o controladoras o de respaldo

¿PMO para toda la empresa o PMO para un departamento específico?

El primer método de clasificación se basa en la estructura y la posición dentro de la organización.

¿La PMO controla la implementación y la estrategia general de la gestión de proyectos en toda la empresa? ¿O hay varias PMO específicas para cada departamento?

PMO empresarial

Una oficina orientada a toda la empresa suele llamarse oficina de gestión de proyectos empresariales (EPMO, por sus siglas en inglés). Tienden a estar más enfocadas en la estrategia comercial general y en alinear los proyectos con la visión de la empresa.

Survey results on different PMO types and their goals.

También pueden liderar cambios a gran escala, como pasar a la metodología ágil o implementar tecnologías nuevas.

PMO departamental

Por otro lado, estas PMO son más pequeñas y a menudo se concentran más en la supervisión directa de los proyectos. Eso puede implicar capacitar a los gerentes de proyectos para supervisar proyectos, supervisar KPI y mucho más.

Básicamente, las PMO departamentales se aseguran de que todos los engranajes en su área funcionen a la máxima capacidad en todo momento.

¿Directiva, controladora o de respaldo?

La segunda forma en la que puedes clasificar una PMO se basa en el enfoque de gestión.

  • PMO de respaldo: se enfoca en la estandarización, la orientación general y el asesoramiento.
  • PMO controladora: brinda orientación para la gestión de proyectos y garantiza que se implementen los estándares.
  • PMO directiva: capacita activamente a los gerentes de proyectos que luego se asignan a diferentes proyectos en toda la empresa.

4 cosas que debes tener en cuenta antes de comenzar tu primera PMO

Ahora que aprendiste todos los beneficios de tener una PMO, probablemente quieras armar una.

Pero… no tan rápido.

Primero, debes tener en cuenta estos 4 factores.

1. ¿Los proyectos de tu empresa tienen el volumen suficiente para justificar la inversión?

Tendrás el costo de contratar a un gerente de proyectos a tiempo completo más el de implementar un programa de gestión de proyectos nuevo en toda la empresa. A eso debes sumar otros miembros del equipo y la infraestructura necesaria, y comenzarás a ver el panorama completo.

Mira tus presupuestos y asegúrate de que la PMO sea una inversión que tu empresa pueda justificar.

2. ¿Cuáles son tus prioridades?

¿Quieres estandarizar los procesos de la empresa o que los miembros de la PMO actúen principalmente como coordinadores y supervisores directos?

El tipo de PMO que quieras afectará las funciones que debes ocupar y la escala general de la oficina.

3. ¿El personal especializado dedica demasiado tiempo a tareas relacionadas con la gestión de proyectos?

¿Los especialistas, como los programadores y desarrolladores altamente cualificados, dedican una cantidad desproporcionada de tiempo a la gestión de proyectos?

¿Esto ralentiza tus procesos? ¿Los clientes verán beneficios concretos y tangibles si puedes mejorar los resultados de los proyectos?

4. ¿Puedes obtener la mayor parte de los beneficios simplemente actualizando tus herramientas y procesos?

Si aún usas el correo electrónico y las hojas de cálculo, actualizar las herramientas de gestión de proyectos puede darte el impulso que la productividad que necesita.

Especialmente para empresas o equipos más pequeños, una PMO exclusiva puede disminuir la productividad con procesos adicionales.

Crear una PMO implica una inversión significativa de tiempo y dinero. Quizá prefieras comenzar con la implementación de herramientas y procesos modernos para la gestión de proyectos con una plataforma como monday.com.

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Las herramientas esenciales para crear una PMO en tu empresa

Si quieres que la PMO de tu empresa sea eficaz, contratar a las personas adecuadas no es suficiente.

También debes usar el conjunto correcto de herramientas para garantizar la adopción de las prácticas recomendadas más recientes en toda la organización.

Nota: Incluso sin una PMO exclusiva, estas herramientas pueden ayudar a tus equipos a estandarizar sus enfoques y coordinarse mejor para impulsar la productividad general.

Documentación de proyectos

monday project documentation template

Un tablero centralizado para la documentación del proyecto puede ayudarte a gestionar todos los documentos y activos involucrados en un proyecto en un solo lugar. Puedes hacer un seguimiento fácil de los archivos, los propietarios de las tareas, los estados de finalización, los estados de aprobación y más.

Cuando alientas a tus compañeros de equipo a actualizar sus propios estados, haces que aumente el sentido de la responsabilidad y la alineación de todo el equipo.

Hoja de ruta del proyecto

screenshot of project roadmap showing project task status

La siguiente parte del rompecabezas es crear una hoja de ruta del proyecto para cada proyecto importante de la empresa.

Las hojas de ruta ayudan a mantener al equipo enfocado en los objetivos generales de la empresa. Después de comenzar a trabajar en un problema específico, puede ser fácil meterte de lleno y abordar cada problema adyacente.

Pero eso no siempre es lo mejor para el equipo, la empresa, las partes interesadas o los clientes. Una hoja de ruta ayuda a los equipos a mantener la dirección.

Por supuesto, una hoja de ruta no debe ser completamente estática. Debe poder adaptarse a los cambios en los mercados, las necesidades de los clientes y los objetivos de la empresa.

Por eso es importante tener una hoja de ruta digital a la que tus equipos puedan acceder en cualquier momento y editarla.

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Planes de proyectos generales

template to manage roadmap on monday.com

Una hoja de ruta exitosa se crea a partir de planes de proyectos generales y efectivos. El mejor formato para estos planes depende de la metodología y el flujo de trabajo generales de cada equipo del proyecto.

Por ejemplo, un equipo creativo que trabaja en el diseño de una UX nueva deberá tener un flujo de trabajo diferente al de un equipo de desarrollo centrado en la corrección de errores.

Por ejemplo, el equipo de I+D de monday.com usa el marco Scrum, por lo que usamos una plantilla de planificación de sprints de Scrum específica.

Con el formato de tablero general adecuado, los compañeros del equipo tendrán transparencia sobre quién está trabajando en qué, cuál es progreso del proyecto, disfrutarán de reuniones de scrum diarias más productivas y un proceso general más fluido.

Gestión de recursos

monday.com provides users with a resource management template

La gestión eficaz de los recursos es esencial para el seguimiento y la supervisión de todos los recursos de tu empresa, desde los materiales hasta el tiempo de cada miembro del equipo.

Tu empresa no puede darse el lujo de desperdiciar recursos; además, las decisiones suelen ser más sólidas con la colaboración. Ingresar: una tabla de gestión de recursos compartidos.

Pila de productos o funciones

feature backlog template monday.com 

Si tu equipo utiliza el marco de scrum o un marco similar para implementar la metodología ágil, debes ampliar y priorizar la pila de productos continuamente.

Crea un tablero para la pila de posibles funciones (historias de usuarios en scrum) para planificar tus sprints futuros más eficientes.

Paneles e informes de KPI en tiempo real

monday project KPI dashboard

¿Cómo sabes si una PMO o las herramienta de la PMO funcionan? Debes ver una mejora en los productos principales o controlar los indicadores clave de rendimiento (KPI) de los distintos proyectos. Si el rendimiento mejora en todos los ámbitos, sabrás que estás en el camino correcto.

Para un equipo de ventas y marketing centrado en un mercado nuevo, los KPI serían los clientes potenciales y las ventas. Algunos ejemplos de KPI de desarrollo podrían ser compromisos y calificaciones de satisfacción del cliente.

Sienta las bases para una PMO exitosa

Una PMO sin las herramientas adecuadas generará un impacto mínimo en el resto de tu empresa. El equipo de la PMO se convertirá en una isla e incluso podría ralentizar el progreso de tu proyecto.

monday.com te brinda la base para crear una PMO interconectada. Nuestro sistema operativo de trabajo (Work OS) agrega un nivel de transparencia en todos los proyectos, al mismo tiempo que brinda a los gerentes toda la funcionalidad que necesitan para maximizar la eficiencia.

Haz la prueba y crea tu primera hoja de ruta del proyecto en solo unos minutos.

 

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