Cómo Sinectica incrementó la productividad en un 60% incluso al trabajar de forma remota

Cómo Sinectica incrementó la productividad en un 60% incluso al trabajar de forma remota

Noa Radosh

Te Presentamos a Jesús Ibarra 

Jesús Ibarra es consultor de estrategias para empresas y el CEO de dos empresas. La primera es Sinectica, una empresa con sede en México y en Panamá, dedicada al inbound marketing, consultoría en planeación estratégica, sistematización y digitalización de procesos. La segunda, Nativo Mkt, es una empresa mexicana dedicada a implementar branding en los puntos de venta. En una conversación con Jesús, nos contó cómo el uso de monday.com facilitó la gestión de proyectos dentro de Sinectica y como facilitó la transición a Home Office durante la pandemia de Covid-19.

 

El Reto

Como estratega, Jesús estaba en la constante búsqueda de una herramienta que ayudara a su trabajo, “era un problema poder controlar/gestionar los proyectos porque al final había muchas fugas de información, no había seguimiento en tiempo real y esto se traduce en pérdidas para el proyecto y para el negocio”, nos cuenta.

Mientras Jesús usaba Excel para procesar toda la información, ésta no se adecuaba a sus necesidades. El envío de documentos se volvía muy lento o muy pesado y al trabajar en la versión online, corrían el riesgo de perder información. Sin un espacio central para la información y accesible para todos, batallaban con la falta de visibilidad general.

En México, las operaciones de Sinectica se realizaban desde una oficina, no había trabajo remoto. En la parte digital, los miembros del equipo residen y trabajan en 4 países diferentes y en cada país, se juntaban en una oficina de coworking. Aunque ya había cierta interacción virtual, el reto que enfrentaron a raíz de la pandemia, fue salirse de estos espacios y hacer la transición a sus casas.

 

¿Por qué monday.com?

“Como planeador, me gusta planear toda la estructura de negocios y monday.com me pareció formidable. Empecé a experimentar con la herramienta, usando la base de conocimientos y los videos tutoriales. Así pude crear la estructura de todo el negocio y meter la parte administrativa, la operativa y la comercial dentro de la plataforma, teniendo un overview de todo. Pasamos por Asana, Trello, Basecamp, Wrike, porque aparte Wrike era la única que estaba en español y pues no todos hablan inglés”, Jesús cuenta, y al no acomodarse con esta, siguió la búsqueda hasta llegar a monday.com.

Además de poder utilizar la plataforma en español, Jesús cuenta que “el soporte técnico fue el factor decisivo para quedarnos con monday.com, porque las respuestas si no inmediatas, son muy rápidas y puntuales, y los agentes entienden la necesidad. El soporte es grandioso”.

 

La transición a una oficina virtual 

A pesar de que al principio tomó tiempo adecuarse a la plataforma y que ha sido un trabajo diario y constante, “una vez que los empleados ven que la plataforma está diseñada para ser útil, cuando ven el valor, nunca vuelven a mandar un correo”, menciona Jesús.

Al utilizar monday.com en la oficina de México y ver resultados positivos en el trabajo, Sinectica implementó su uso en Panamá, la cual se convirtió en Preferred Partner de monday.com. “Somos creyentes de monday.com, queremos evangelizar porque creemos que monday.com puede solucionar muchas cosas”.

“Para los empleados, entrar a monday.com es como entrar a la oficina, pueden ver las tareas pendientes, escribir comentarios, dar seguimiento, compartir imágenes, creando una interacción diaria mucho más efectiva, nuestra experiencia de ir a Home Office ha sido mucho más eficiente para todos”.

 

Personalizando la plataforma para agilizar procesos internos

monday.com ha ayudado a mejorar la transparencia, el orden y la responsabilidad que llega a permitir la autoevaluación de cada uno de los empleados, ya que la información y el seguimiento son visibles para todos.

Con la ayuda de los tableros compartibles, han logrado una mayor visibilidad con clientes y proveedores, agilizando la salida de información. Facilitando además, el control de los gerentes y administradores de la cuenta al poder ver quién hace modificaciones en las Actividades del Tablero.

“Todas las nuevas funciones que van saliendo, las probamos para poder implementarlas en los procesos y flujos actuales, ocupamos un 80% – 90% de las funciones. Cuando ya sabes que hace monday.com.com, puedes ver tu proceso y cómo adaptarlo, puedes usar la herramienta a tu favor”.

 

El Impacto

Jesús nos cuenta que al utilizar monday.com, ha visto una reducción del 80% de reuniones innecesarias, las reuniones son enfocadas en cambio de estrategia y temas relacionados a clientes, pero no en operaciones internas.

“Usamos monday.com como nuestro sistema operativo de trabajo, tal cual.”

Además ha visto una reducción de tiempos y una mejora en la comunicación entre departamentos que junto con las notificaciones, mantienen a los empleados puntuales. Con el uso de la plataforma y sobre todo durante el periodo de trabajo remoto, la empresa ha aumentado su productividad en un 60%.

Al utilizar monday.com.com durante un año y algunos meses, los miembros del equipo trabajan bajo la frase célebre,”ya está en monday.com? Si, no, entonces no existe, no está en mi radar. En el día a día, podemos tener videollamadas, enviar correos, etc… Pero si no está en monday.com no se va a ejecutar”.

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