Hinter erfolgreichen Verbesserungsprozessen steckt kein Gl\u00fcck oder Zufall, sondern ein klares System. Der PDCA-Zyklus, auch bekannt als Demingkreis, geh\u00f6rt zu den bew\u00e4hrtesten Methoden, um Abl\u00e4ufe gezielt zu analysieren, anzupassen und kontinuierlich weiterzuentwickeln. Dabei steht PDCA f\u00fcr:<\/p>\n
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- Plan<\/strong><\/li>\n
- Do<\/span><\/strong><\/li>\n
- Check<\/strong><\/li>\n
- Act<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n
Auf Deutsch bedeutet das: planen, umsetzen, \u00fcberpr\u00fcfen und handeln (oder: anpassen).<\/p>\n
Der PDCA-Zyklus wurde 1930 von Walter Andrew Shewhart entwickelt, einem Physiker aus Amerika. Der Zyklus wurde damals in einem Werk von Western Electric angewendet, um die Qualit\u00e4t der Produktionsprozesse zu verbessern und Abweichungen im Fertigungsablauf systematisch zu reduzieren. Sp\u00e4ter wurde der PDCA-Zyklus von William Edwards Deming, einem Wirtschaftsberater, weiterentwickelt. Nach dem zweiten Weltkrieg hat General McArthur den PDCA-Zyklus angewendet, um die Wirtschaft Japans systematisch anzutreiben.<\/p>\n
PDCA ist ein effektives Werkzeug des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Er wird f\u00fcr stetige Verbesserungen in internen Abl\u00e4ufen genutzt, zur Verbesserung von Dienstleistungen und Produkten sowie zur allgemeinen Optimierung des Projektmanagements<\/span><\/a>, von jeder vorherigen Phase bis zur letzten Phase des Projekts.<\/p>\n
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<\/p>\n"}]},{"main_heading":"Die 4 Phasen des PDCA-Zyklus","content_block":[{"acf_fc_layout":"text","content":"Der PDCA-Zyklus verfolgt einen prozessorientierten Ansatz und besteht aus vier Phasen. Diese Phasen f\u00fchren dazu, dass die Verbesserung von Prozessen laufend und stetig erfolgt. Er ist die Grundlage jedes Qualit\u00e4tsmanagementsystems und kann bei allen Arten von Prozessen angewendet werden. Im Folgenden werden die einzelnen Phasen genauer erkl\u00e4rt.<\/p>\n
1. Phase: Planung (Plan)<\/b><\/h3>\n
Die erste Phase des PDCA-Zyklus beginnt mit einer gr\u00fcndlichen Analyse des Problems. Die Ursache des Problems muss genau verstanden werden, um gezielte Verbesserungsma\u00dfnahmen zu entwickeln. Folgende Fragen helfen dabei, diese Grundlage f\u00fcr die Analyse zu schaffen:<\/p>\n
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- Welches Problem liegt vor?<\/strong> Zun\u00e4chst musst du das Problem genau definieren. H\u00e4ufig sind es nicht nur oberfl\u00e4chliche Symptome, sondern tiefer liegende Ursachen, die behoben werden m\u00fcssen. Eine pr\u00e4zise Problemanalyse ist der Schl\u00fcssel, um wirklich effektive L\u00f6sungen zu entwickeln.<\/li>\n
- Welches Ziel soll erreicht werden?<\/strong> Auf Basis der Problemdefinition wird das Ziel festgelegt. Was genau soll durch die Verbesserung erreicht werden? Hier ist es wichtig, konkrete und messbare oder sogenannte SMART-Ziele<\/span><\/a> zu setzen (z.B. \u201eFehlerquote um 20% senken\u201c), um sp\u00e4ter den Erfolg kontrollieren und nachweisen zu k\u00f6nnen.<\/li>\n
- Welche Ressourcen sind vorhanden?<\/strong> Dem Ressourcenplan kann man entnehmen, welche Ressourcen (Mitarbeiter, Budget, Technologien, Zeit) einsatzbereit sind, um das Ziel zu erreichen. Eine realistische Einsch\u00e4tzung und die Ber\u00fccksichtigung der Auslastung hilft dabei, den Umfang des Projekts korrekt einzuplanen.<\/li>\n
- Wie kann man das Problem mit den bestehenden Ressourcen beheben?<\/strong> Jetzt, da das Problem und die verf\u00fcgbaren Ressourcen klar sind, folgt die Frage, wie die bestehenden Mittel genutzt werden k\u00f6nnen, um das Problem zu l\u00f6sen. Welche Ma\u00dfnahmen sind notwendig, und wie lassen sie sich mit den vorhandenen Ressourcen umsetzen?<\/li>\n
- Welche weiteren Ressourcen werden ben\u00f6tigt?<\/strong> Wenn der Plan klar ist, \u00fcberlege, ob zus\u00e4tzliche Ressourcen erforderlich sind. Eventuell m\u00fcssen externe Mittel, wie etwa neue Technologien oder Fachkr\u00e4fte, eingebunden werden. Diese sollten fr\u00fchzeitig eingeplant und organisiert werden. Eine gewissenhafte Ressourcenplanung<\/span><\/a> ist deine unverzichtbare Grundlage.<\/li>\n<\/ul>\n
Der Verbesserungsplan wird durch die Analyse der Situation und das Setzen eines klaren Ziels systematisch entwickelt. Er stellt sicher, dass alle relevanten Aspekte ber\u00fccksichtigt werden und das Projekt auf den richtigen Weg gebracht wird.<\/p>\n
2. Phase: Durchf\u00fchrung (Do)<\/b><\/h3>\n
In der zweiten Phase des PDCA-Zyklus wird der Plan aus der ersten Phase nun umgesetzt. Es ist wichtig zu verstehen, dass es nicht nur darum geht, die geplanten Ma\u00dfnahmen auszuf\u00fchren, sondern auch zu \u00fcberpr\u00fcfen, ob die geplanten L\u00f6sungen tats\u00e4chlich das Problem adressieren. W\u00e4hrend der Umsetzung k\u00f6nnen unerwartete Herausforderungen auftreten. Ein wichtiger Bestandteil dieser Phase ist, dass du den Plan in kleinerem Ma\u00dfstab testest, um fr\u00fchzeitig zu erkennen, ob er wie erwartet funktioniert. Folgende Schritte helfen, den Plan erfolgreich umzusetzen:<\/p>\n
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- Kleine Schritte, gro\u00dfe Wirkung:<\/strong> Beginne, die geplanten Verbesserungen zun\u00e4chst in kleinerem Ma\u00dfstab umzusetzen. Dies erm\u00f6glicht es, den Plan zu testen, ohne sofort gro\u00dfe Risiken einzugehen. Fehler oder Probleme k\u00f6nnen fr\u00fchzeitig erkannt und schnell behoben werden.<\/li>\n
- Verantwortlichkeiten klar definieren:<\/strong> Es ist wichtig, dass jeder wei\u00df, welche Aufgaben er oder sie zu erledigen hat. Durch klare Zust\u00e4ndigkeiten wird der Prozess zielgerichtet, effektiv und effizient<\/span><\/a>.<\/li>\n
- Kontinuierliche \u00dcberwachung und Kontrolle:<\/strong> Auch w\u00e4hrend der Umsetzung ist eine regelm\u00e4\u00dfige \u00dcberpr\u00fcfung notwendig. Messen und kontrollieren Sie, wie gut die geplanten Ma\u00dfnahmen umgesetzt werden. Haben sich die erwarteten Verbesserungen eingestellt, oder gibt es noch Abweichungen? So kannst du schnell reagieren und Anpassungen vornehmen.<\/li>\n
- Daten sammeln und auswerten:<\/strong> Um sicherzustellen, dass die Ma\u00dfnahmen zur Verbesserung des Problems f\u00fchren, ist es wichtig, w\u00e4hrend der Durchf\u00fchrung Daten zu sammeln, wie zum Beispiel Leistungskennzahlen oder Feedback der Mitarbeiter. Diese Daten helfen, die Wirksamkeit der Umsetzung zu \u00fcberpr\u00fcfen.<\/li>\n<\/ul>\n
In dieser Phase des PDCA-Zyklus wird die Umsetzung des Plans zur Realit\u00e4t. Durch kontinuierliche \u00dcberwachung und regelm\u00e4\u00dfige Anpassungen wird der Plan auf seine Effektivit\u00e4t hin \u00fcberpr\u00fcft und bei Bedarf optimiert.<\/p>\n
3. Phase: \u00dcberpr\u00fcfung (Check)<\/b><\/h3>\n
In der dritten Phase des PDCA-Zyklus geht es darum, zu \u00fcberpr\u00fcfen, ob die Umsetzung des Plans erfolgreich war. Hier wird nicht nur gemessen, ob die gesteckten Ziele erreicht wurden, sondern auch, ob die richtigen Schritte unternommen wurden, um diese Ziele zu erreichen.<\/p>\n
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- Ergebnisse \u00fcberwachen und messen:<\/strong> In dieser Phase wird die tats\u00e4chliche Leistung der umgesetzten Ma\u00dfnahmen \u00fcberwacht. Welche Ergebnisse wurden erzielt? Entsprechen sie den festgelegten Erwartungen und der Zielsetzung<\/span><\/a>? Es werden konkrete Daten gesammelt, um die Wirksamkeit der Verbesserungsma\u00dfnahmen zu \u00fcberpr\u00fcfen. Dies k\u00f6nnen Leistungskennzahlen (KPIs<\/span><\/a>), Zeitrahmen, Qualit\u00e4tsergebnisse oder auch Kundenfeedback sein.<\/li>\n
- Vergleich von Ist- und Soll-Zustand<\/strong>: Ein wichtiger Schritt ist, die realisierten Ergebnisse mit den urspr\u00fcnglich geplanten Zielen zu vergleichen. Falls es Abweichungen gibt, stellt sich die Frage, warum diese aufgetreten sind. Liegt es an unvorhergesehenen Herausforderungen, mangelnder Ressourcenverf\u00fcgbarkeit oder an einem Plan, der nicht die richtigen Ma\u00dfnahmen ergriffen hat?<\/li>\n
- Dokumentation und Berichterstattung<\/strong>: Eine umfassende Dokumentation ist in dieser Phase unerl\u00e4sslich. Dadurch werden alle gewonnenen Erkenntnisse systematisch festgehalten, um sp\u00e4ter nachvollziehen zu k\u00f6nnen, was funktioniert hat und was nicht. Eine nahtlose Berichterstattung der Ergebnisse ist wichtig, um Fehler schnell zu identifizieren und zu korrigieren. Die Dokumentation dient auch als Grundlage f\u00fcr die sp\u00e4tere Analyse und hilft, die ergriffenen Ma\u00dfnahmen zu validieren.<\/li>\n
- Probleme erkennen und sofort handeln<\/strong>: Eine der wichtigsten Aufgaben in der \u00dcberpr\u00fcfungsphase ist es, Probleme fr\u00fchzeitig zu erkennen. Wenn Abweichungen oder unerwartete Ergebnisse auftreten, m\u00fcssen sofortige Korrekturma\u00dfnahmen eingeleitet werden. Ein schnelles Handeln verhindert, dass kleine Probleme zu gr\u00f6\u00dferen werden und Ressourcen unn\u00f6tig verschwendet werden. Nur durch schnelles Erkennen und Reagieren l\u00e4sst sich die Effektivit\u00e4t des Plans weiterhin sichern.<\/li>\n<\/ul>\n
Diese Phase hilft nicht nur, den Erfolg der durchgef\u00fchrten Ma\u00dfnahmen zu bewerten, sondern auch, Verbesserungspotential zu erkennen. Indem die Prozesse fortlaufend \u00fcberpr\u00fcft und angepasst werden, kann der PDCA-Zyklus st\u00e4ndig weiter optimieren und vermeiden, dass Fehler wiederkehren. So wird die kontinuierliche Verbesserung von Dienstleistungen und Produkten sichergestellt.<\/p>\n
4. Handeln (Act)<\/b><\/h3>\n
In der vierten und letzten Phase des PDCA-Zyklus geht es darum, auf die gewonnenen Erkenntnisse zu reagieren und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen. Das ist der Moment, in dem du die Stellschrauben justierst, damit die kontinuierliche Verbesserung langfristig gelingt und die angestrebten Ziele dauerhaft erreicht werden.<\/p>\n
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- Ma\u00dfnahmen ergreifen:<\/strong> In dieser Phase wird entschieden, welche konkreten Ma\u00dfnahmen ergriffen werden m\u00fcssen, um die Prozesse oder Leistungen weiter zu verbessern. Basierend auf den Ergebnissen der \u00dcberpr\u00fcfung (Check-Phase) m\u00fcssen alle identifizierten Probleme, Reibungspunkte oder Schwachstellen behoben werden. Falls Abweichungen oder Ineffizienzen festgestellt wurden, wird jetzt entschieden, welche \u00c4nderungen vorgenommen werden.<\/li>\n
- Plan optimieren:<\/strong> Wenn w\u00e4hrend der \u00dcberpr\u00fcfung festgestellt wurde, dass bestimmte Aspekte des Plans nicht wie erwartet funktioniert haben, ist es wichtig, den Plan entsprechend weiter anzupassen. Das kann die Feinabstimmung der Arbeitsabl\u00e4ufe erfordern, die Zuweisung zus\u00e4tzlicher Ressourcen oder auch eine Anpassung der Ziele. Der Plan muss so ver\u00e4ndert werden, dass die identifizierten Probleme in der Zukunft nicht wieder auftauchen.<\/li>\n
- Erfolgreiche Ma\u00dfnahmen verankern:<\/strong> Wenn der Plan ohne gr\u00f6\u00dfere Probleme umgesetzt werden konnte und die angestrebten Ziele erreicht wurden, dann ist es jetzt wichtig, die erfolgreichen Elemente in die Standardprozesse zu integrieren. Der erfolgreiche Plan wird zur neuen Grundlage des PDCA-Zyklus. Die Verbesserungen werden jetzt dauerhaft in den Abl\u00e4ufen verankert und als Best Practice f\u00fcr zuk\u00fcnftige Projekte genutzt.<\/li>\n
- Wiederholung und Verstetigung:<\/strong> Der PDCA-Zyklus ist ein kontinuierlicher Prozess. Auch wenn nach der Anpassungsphase alles gut funktioniert, sollte der Zyklus erneut durchlaufen werden, um st\u00e4ndig auf Ver\u00e4nderungen und neue Herausforderungen reagieren zu k\u00f6nnen. Das bedeutet, dass man immer wieder in die Planungsphase zur\u00fcckkehrt, um neue Verbesserungen zu implementieren und bestehende Prozesse weiter zu optimieren.<\/li>\n<\/ul>\n
Die Anpassungsphase stellt sicher, dass das System nicht starr bleibt, sondern sich dynamisch weiterentwickelt. Nur durch fortlaufende Verbesserungen und das Reagieren auf Ver\u00e4nderungen bleibt der PDCA-Zyklus ein effektives Werkzeug f\u00fcr langfristigen Erfolg und nachhaltige Prozessoptimierung.<\/p>\nTeste monday work management<\/a>\n"}]},{"main_heading":"Anwendung des PDCA-Zyklus in verschiedenen Bereichen","content_block":[{"acf_fc_layout":"text","content":"
Der PDCA Zyklus ist kein theoretisches Modell f\u00fcr Qualit\u00e4tsmanagement-Lehrb\u00fccher, sondern ein n\u00fctzliches Steuerinstrument in unserer dynamischen Vuca-Welt<\/span><\/a>. Richtig und konstant umgesetzt, kann damit in allen Phasen operative Exzellenz erreicht werden, weil Ziele strategisch verfolgt werden und datenbasierte Entscheidungen einfacher fallen. Eine moderne, smarte Arbeitsplattform kann den Prozess der Datensammlung dramatisch vereinfachen, da alle ben\u00f6tigten Daten zu Aufgaben, Arbeitsabl\u00e4ufen und Zielen bereits w\u00e4hrend der Arbeit zentral erfasst und automatisiert aufbereitet werden.<\/p>\n
PDCA in der Unternehmensplanung: OKRs umsetzen, statt nur formulieren<\/b><\/h3>\n
In der strategischen Unternehmenssteuerung bildet der PDCA-Zyklus die Grundlage f\u00fcr zielgerichtete Planung und agile Umsetzung. Unternehmensziele, etwa im Sinne von OKRs<\/span><\/a> (Objectives and Key Results), k\u00f6nnen im Plan-Schritt strukturiert heruntergebrochen werden \u2013 inklusive Bedarfsanalyse \u00fcber Ressourcen, Zeitrahmen und Verantwortlichkeiten.<\/p>\n
Doch erst in der Check-Phase zeigt sich, ob Ziele wirklich erreicht werden: Hier sind KPIs (Key Performance Indicators) entscheidend. Eine moderne Plattform zur Datenerfassung und Zielverfolgung erlaubt es, relevante Kennzahlen laufend zu protokollieren, automatisierte Berichte zu generieren und Entwicklungen visuell darzustellen. So lassen sich Fehlentwicklungen fr\u00fchzeitig erkennen und durch gezielte Ma\u00dfnahmen im Act-Schritt korrigieren.<\/p>\n
PDCA im Projektmanagement: Agilit\u00e4t mit klarer Zielausrichtung<\/b><\/h3>\n
Projekte scheitern nicht selten an wiederkehrenden Fehlern, ineffizienten Prozessen oder fehlender Anpassungsf\u00e4higkeit. Genau hier setzt der PDCA-Zyklus an: Er schafft eine systematische Grundlage f\u00fcr kontinuierliche Verbesserung \u2013 und ist damit essenziell f\u00fcr jedes funktionierende Projektmanagement. Ohne gezielte Reflexion und Optimierung w\u00fcrden Teams dauerhaft mit den gleichen Schw\u00e4chen, Blockaden und Missverst\u00e4ndnissen arbeiten. F\u00fcr agiles Projektmanagement<\/span><\/a> oder ein hybrides Umfeld, wo sich Anforderungen schnell \u00e4ndern k\u00f6nnen, ist das fatal. Der PDCA-Zyklus sorgt daf\u00fcr, dass Prozesse nicht einfach nur abgearbeitet, sondern regelm\u00e4\u00dfig \u00fcberpr\u00fcft und angepasst werden \u2013 datenbasiert, zielgerichtet und mit klarer Verantwortlichkeit. Nur so lassen sich Qualit\u00e4t, Budget, Zeitrahmen und Teamleistung dauerhaft im Griff behalten.<\/p>\n
PDCA im Personalmanagement: Talente entwickeln, Retention steigern<\/b><\/h3>\n
Auch im HR-Bereich l\u00e4sst sich der PDCA-Zyklus gewinnbringend einsetzen \u2013 insbesondere zur systematischen Personalentwicklung und Mitarbeiterbindung. Personalmanagement lebt von Dynamik \u2013 und dennoch verharren viele Unternehmen in starren Strukturen und standardisierten Prozessen, die nicht mehr zum Team oder zur Realit\u00e4t passen. Der PDCA-Zyklus bringt hier die dringend ben\u00f6tigte Bewegung: Er sorgt daf\u00fcr, dass Ma\u00dfnahmen zur Mitarbeiterentwicklung, Motivation oder Teamstruktur nicht nur geplant, sondern auch \u00fcberpr\u00fcft und verbessert werden. Ohne diese zyklische Anpassung blieben Fehlbesetzungen, ineffektive Schulungen oder mangelhafte Kommunikation dauerhaft bestehen. In der Plan-Phase werden z.\u202fB. KPIs zur Mitarbeiterzufriedenheit oder OKRs f\u00fcr Teamziele definiert. Die Umsetzung (Do) folgt mit konkreten Ma\u00dfnahmen \u2013 etwa Trainings oder Feedbackrunden. In der Check-Phase wird analysiert, ob die Ma\u00dfnahmen wirken. Und nur wenn in der Act-Phase echte Anpassungen vorgenommen werden, entsteht ein Arbeitsumfeld, das sich kontinuierlich mit den Menschen weiterentwickelt.<\/p>\n
PDCA im Zeitmanagement: Pers\u00f6nliche Effizienz steigern<\/b><\/h3>\n
Auch auf individueller Ebene bringt der PDCA-Zyklus Resultate. Zeitmanagement<\/span><\/a> scheitert oft nicht am Mangel an Zeit, sondern an Prokrastinieren<\/span><\/a> und unstrukturiertem Vorgehen. Der PDCA-Zyklus setzt genau hier an: In der Plan-Phase werden klare Ziele gesetzt und sinnvolle Priorit\u00e4ten definiert \u2013 etwa mit Methoden wie der Eisenhower-Matrix<\/span><\/a>, der ALPEN-Methode<\/span><\/a> oder Getting Things Done. Wichtig ist auch die bewusste Entscheidung, was man selbst erledigt und was man delegieren<\/a> kann.<\/p>\n
In der Do-Phase folgt die konsequente Umsetzung mit Techniken wie Timeboxing oder Pomodoro. Die Check-Phase dient der ehrlichen Reflexion: Was hat funktioniert? Wo wurde wieder Zeit verwendet? Und in der Act-Phase werden die Abl\u00e4ufe angepasst \u2013 sei es durch neue Zeitfenster, die Eliminierung unn\u00f6tiger Aufgaben oder die gezielte \u00dcbergabe von Arbeitspaketen. So wird Zeitmanagement nicht zur Sysiphus-Aufgabe, sondern zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess.<\/p>\n"}]},{"main_heading":"Vorteile des PDCA-Zyklus","content_block":[{"acf_fc_layout":"text","content":"
Der PDCA-Zyklus ist ein extrem n\u00fctzliches Instrument f\u00fcr Unternehmen und Privatpersonen, um Prozesse systematisch zu verbessern. Blind Abl\u00e4ufe zu wiederholen, die sich vorher als problematisch erwiesen haben, w\u00e4re fahrl\u00e4ssig – geschieht jedoch leider h\u00e4ufig, obwohl die PDCA-Analyse leicht in Prozesse integriert werden kann. Ihre einfache Logik \u2013 Planen, Durchf\u00fchren, \u00dcberpr\u00fcfen, Anpassen \u2013 macht sie universell einsetzbar, ob im Projektmanagement, Personalwesen oder Zeitmanagement.<\/p>\n
Gerade in Kombination mit smarten Arbeitsplattformen, die Daten zentral b\u00fcndeln, Aufgaben automatisieren und die Teamkommunikation verbessern, entfaltet PDCA sein volles Potenzial: Verbesserungen werden messbar, Steuerung wird zur Routine.<\/p>\n\n
- Plan optimieren:<\/strong> Wenn w\u00e4hrend der \u00dcberpr\u00fcfung festgestellt wurde, dass bestimmte Aspekte des Plans nicht wie erwartet funktioniert haben, ist es wichtig, den Plan entsprechend weiter anzupassen. Das kann die Feinabstimmung der Arbeitsabl\u00e4ufe erfordern, die Zuweisung zus\u00e4tzlicher Ressourcen oder auch eine Anpassung der Ziele. Der Plan muss so ver\u00e4ndert werden, dass die identifizierten Probleme in der Zukunft nicht wieder auftauchen.<\/li>\n
- Vergleich von Ist- und Soll-Zustand<\/strong>: Ein wichtiger Schritt ist, die realisierten Ergebnisse mit den urspr\u00fcnglich geplanten Zielen zu vergleichen. Falls es Abweichungen gibt, stellt sich die Frage, warum diese aufgetreten sind. Liegt es an unvorhergesehenen Herausforderungen, mangelnder Ressourcenverf\u00fcgbarkeit oder an einem Plan, der nicht die richtigen Ma\u00dfnahmen ergriffen hat?<\/li>\n
- Verantwortlichkeiten klar definieren:<\/strong> Es ist wichtig, dass jeder wei\u00df, welche Aufgaben er oder sie zu erledigen hat. Durch klare Zust\u00e4ndigkeiten wird der Prozess zielgerichtet, effektiv und effizient<\/span><\/a>.<\/li>\n
- Welches Ziel soll erreicht werden?<\/strong> Auf Basis der Problemdefinition wird das Ziel festgelegt. Was genau soll durch die Verbesserung erreicht werden? Hier ist es wichtig, konkrete und messbare oder sogenannte SMART-Ziele<\/span><\/a> zu setzen (z.B. \u201eFehlerquote um 20% senken\u201c), um sp\u00e4ter den Erfolg kontrollieren und nachweisen zu k\u00f6nnen.<\/li>\n
- Do<\/span><\/strong><\/li>\n
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