Ein Protokoll ist die schriftliche Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, Entscheidungen und Aufgaben aus einem Meeting. Es sorgt daf\u00fcr, dass man jederzeit nachschauen kann, was besprochen und vereinbart wurde, ohne sich alles merken zu m\u00fcssen. Dadurch haben alle eine neutrale, handfeste Grundlage zur Dokumentation, damit nichts Wichtiges auf der Strecke bleibt, und alle Beteiligten sind immer auf demselben Stand.<\/p>\n
Ein weiterer Vorteil: Das Protokoll ist nicht nur f\u00fcr die Teilnehmenden hilfreich, sondern auch f\u00fcr diejenigen, die das Meeting verpasst haben. Statt m\u00fchsam nachzufragen, k\u00f6nnen sie einfach die Notizen lesen und wissen sofort, welche Entscheidungen getroffen wurden und wer f\u00fcr was verantwortlich ist.<\/p>\n"}]},{"main_heading":"Warum ist Protokoll schreiben sinnvoll?","content_block":[{"acf_fc_layout":"text","content":"
Auch wenn manche es f\u00fcr keine wichtige Aufgabe halten, sich Notizen zu machen – Protokoll schreiben schafft nicht nur Klarheit, sondern es ist ein wichtiges Werkzeug, um auf dem Schirm zu behalten, was der Stand der Dinge ist, welche Entscheidungen getroffen wurden und wie es weitergehen soll. Deshalb ist es gut, im Besprechungsprotokoll auch den Verlauf und die Ergebnisse eines Meetings festzuhalten. Es dient als pr\u00e4zises Nachschlagewerk f\u00fcr alle Teammitglieder und stellt sicher, dass Absprachen, Entscheidungen und To-Dos klar dokumentiert sind, wenn dem Projekt neue Ziele gesetzt<\/span><\/a> werden. Durch ein gutes Protokoll k\u00f6nnen Missverst\u00e4ndnisse vermieden und Verantwortlichkeiten klar zugeordnet werden \u2013 sie sind deshalb ein wichtiges Projektmanagement-Tool<\/span><\/a>. Au\u00dferdem hilft ein Meeting-Protokoll, die Nachverfolgung von Aufgaben zu erleichtern, indem es jedem Beteiligten erm\u00f6glicht, jederzeit auf die festgehaltenen Informationen zur\u00fcckzugreifen. Auch im Hinblick auf langfristige Projekte bietet es eine wertvolle Chronik des Projektfortschritts und der Projektabwicklung<\/span><\/a>. Und wenn du einen Projektbericht<\/span><\/a> schreiben musst, wei\u00dft du ja jetzt, wo du nachgucken kannst, um den ersten Entwurf zu verfassen.<\/p>\n <\/b>Jetzt ist auch klar, warum der Job des Protokollanten eine der wichtigsten Rollen im Meeting hat. Schlie\u00dflich tr\u00e4gt er oder sie die Verantwortung, alle entscheidenden Punkte festzuhalten und daf\u00fcr zu sorgen, dass die Informationen klar und verst\u00e4ndlich dokumentiert werden. Ein gutes Protokoll sorgt nicht nur f\u00fcr Transparenz, sondern hilft allen Beteiligten nach dem Meeting die n\u00e4chsten Schritte anzugehen, Missverst\u00e4ndnisse zu vermeiden und Verantwortlichkeiten klar zu machen.<\/p>\n"}]},{"main_heading":"Verschiedene Arten von Protokoll schreiben","content_block":[{"acf_fc_layout":"text","content":" Protokolle k\u00f6nnen in verschiedenen Formen erstellt werden, je nach Art des Meetings und dem Zweck, den das Protokoll erf\u00fcllen soll. Hier ist eine \u00dcbersicht \u00fcber die g\u00e4ngigsten Protokollarten und wof\u00fcr sie sich jeweils am besten eignen:<\/p>\n Jede Art von Protokoll hat ihren Zweck, um Informationen effektiv festzuhalten. Die Wahl des Protokolltyps h\u00e4ngt von Ziel, Art und Zweck des Meetings und den Anforderungen der Beteiligten ab \u2013 ob umfassend, pr\u00e4gnant oder auf Entscheidungen fokussiert. Das passende Protokoll zu schreiben hilft dabei, nach dem Meeting effizient die n\u00e4chsten Schritte anzugehen und die Transparenz f\u00fcr alle Beteiligten zu erh\u00f6hen.<\/p>\n"}]},{"main_heading":"Gute und effektive Besprechungsnotizen","content_block":[{"acf_fc_layout":"text","content":" Ein Protokoll dient als zentrales Dokument, in dem alles Wichtige einer Besprechung festgehalten wird, aber manchmal macht es vielleicht auch Sinn, unabh\u00e4ngig vom Protokoll deine eigenen Notizen zu machen. Eigene Notizen zu machen kann helfen, Informationen zu verarbeiten, Aspekte festzuhalten, die vielleicht nicht f\u00fcr jeden wichtig sind, und spontane Ideen und Eingebungen aufzuschreiben, die du nicht vergessen willst. Da sind eigene Besprechungsnotizen nat\u00fcrlich n\u00fctzlich.<\/p>\n Besprechungsnotizen sind zwar nicht so formell und strukturiert wie Protokolle, aber du solltest trotzdem eine gewisse Struktur einhalten, damit du sie ideal f\u00fcr dich nutzen kannst. Andernfalls kann es passieren, dass dein Aufschrieb voller chaotischer Stichw\u00f6rter und Satzfragmenten ist, die nur wenig Kontext und Infos bieten – wobei wiederum Wichtiges verloren gehen kann.<\/p>\n Das Ziel ist es, deine Notizen so einfach wie m\u00f6glich zu halten, und eine gewisse Ordnung zu halten. Es sollte auch klar sein, wann sich deine Notizen auf einen Gespr\u00e4chspunkt im Sitzungsprotokoll beziehen.<\/p>\n Schauen wir uns die wichtigsten Informationen an, die du aufschreiben musst, wenn du dir Notizen zu einer Besprechung machst:<\/p>\n Nutze die Tagesordnung des Meetings, um die besprochenen Punkte wiederzugeben, damit du sie nicht doppelt aufschreibst, mach dir klar, was als Ergebnis des Meetings getan werden muss, nimm u.U. die Sitzung der Ton auf, damit nichts verloren geht, und schicke deine Notizen an alle Teilnehmenden, damit klar ist, wer welche Hausaufgaben zu erledigen hat.<\/p>\n"}]},{"main_heading":"Vorlage f\u00fcr Besprechungsnotizen","content_block":[{"acf_fc_layout":"text","content":" Eine Vorlage kann helfen, das Durcheinander zu reduzieren, damit deine Notizen leichter zu lesen sind. Hier findest du eine Anleitung und eine benutzerfreundliche Besprechungsprotokoll-Vorlage<\/span><\/a> f\u00fcr Notizen, die du f\u00fcr dein n\u00e4chstes Treffen verwenden kannst.<\/p>\n Teste monday work management<\/a><\/span><\/p>\n Datum des Treffens:<\/strong><\/p>\n Teilnehmerinnen und Teilnehmer<\/strong><\/p>\n Tagesordnung des Meetings:<\/strong><\/p>\n Fragen und Antworten<\/strong><\/p>\n Aktionspunkte<\/strong><\/p>\n Ideen\/allgemeine Hinweise<\/strong><\/p>\n Jetzt, wo du wei\u00dft, worauf es bei Besprechungsnotizen ankommt, wollen wir uns ansehen, wie du diese Notizen effektiver aufschreiben kannst.<\/p>\n Struktur ist nat\u00fcrlich ein wichtiges Element f\u00fcr ein Protokoll, aber du musst auch gut mitschreiben k\u00f6nnen. Andernfalls wird es dir schwerfallen, mit dem Tempo der Besprechung Schritt zu halten, was dazu f\u00fchren kann, dass du den Anschluss verlierst und wichtige Informationen verpasst. Wenn es dir schwerf\u00e4llt, Notizen zu machen und den Diskussionen in deiner Besprechung zu folgen, findest du hier einige Tipps, die dir helfen k\u00f6nnen.<\/p>\n Viele Leute machen sich gerne Notizen auf ihrem Laptop, Handy oder dem Tablet, weil es einfacher ist, die Notizen und Aufgaben zu bearbeiten und zu organisieren, aber das kann auch gegen dich arbeiten. Laut Forschern ist es am besten, mit Stift und Papier Notizen zu machen<\/span><\/a>, da Menschen, die sich Notizen auf Laptops machen, eher dazu neigen, wortw\u00f6rtliche Notizen zu tippen, w\u00e4hrend Menschen, die Stift und Papier benutzen, eher dazu neigen, die wichtigsten Punkte aufzuschreiben. Mit anderen Worten: Der Laptop oder das Tablet kann dich ausbremsen und deine Notizen mit irrelevanten Informationen \u00fcberfrachten. Wenn du deine Notizen mit der Hand schreibst, kannst du dich auch besser an die Tagesordnung des Meetings halten. Danach kannst du es immernoch digitalisieren und abtippen, um es weiterzusenden.<\/p>\n Wusstest du, dass es ganze Schriftsysteme f\u00fcr Notizen gibt? Es hei\u00dft Kurzschrift, Notizschrift<\/span><\/a> oder Stenoschrift und wird h\u00e4ufig von Menschen verwendet, die bei der Arbeit viele Notizen machen m\u00fcssen, wie Verwaltungsassistenten und Stenografen. Wenn du das System beherrschst, kannst du mit Kurzschrift bzw. Stenoschrift bis zu 225 WPM schreiben. Der Nachteil ist, dass du ein etwas anderes Schriftsystem lernen musst, das wie Gekritzel aussieht, und das kann einige Zeit dauern, bis du dich daran gew\u00f6hnt hast. Wenn du mehr Hilfe brauchst, um schneller zu schreiben, schau dir diese Anleitung<\/span><\/a> an.<\/p>\n Wenn du schon Ende der Woche deine n\u00e4chste Besprechung hast, wirst du wahrscheinlich keine Zeit haben, in den n\u00e4chsten Tagen Kurzschrift zu lernen. Du kannst trotzdem schneller schreiben, indem du vereinfachte Codes verwendest.<\/p>\n Wenn du ein Fan der Bullet Journal-Methode bist, solltest du deine Besprechungsnotizen in deinem Bullet Journal<\/span><\/a> festhalten. Es hat bereits ein eigenes Kodierungssystem, dem du folgen kannst.<\/p>\n Teste monday work management<\/a><\/span><\/p>\n Wenn du handschriftliche Protokolle oder Notizen machst, musst du sie sp\u00e4ter auch noch digital transkribieren, um sie an alle Kollegen zu versenden. Hier kommt monday.com ins Spiel: Das vielseitige Projektmanagement-Tool erm\u00f6glicht es dir, deine Notizen schnell und unkompliziert zu digitalisieren. So hast du nicht nur alles Wichtige an einem Ort, sondern kannst auch gebrauchsfertige Vorlagen nutzen, um sicherzustellen, dass die Informationen \u00fcbersichtlich und leicht zug\u00e4nglich sind.<\/p>\n Auf der Plattform kannst du auch in Echtzeit das Meeting-Protokoll schreiben, denn es gibt einige sehr gute Funktionen, die dir diese Arbeit erleichtern werden. Du kannst in monday das Besprechungsprotokoll anfertigen und den gesamten Arbeitsablauf nach dem Meeting nachbauen, um den Prozess zu straffen und zu vereinheitlichen. Du kannst strukturierte Notizen erstellen mit monday Workdocs<\/span><\/a>, wo Worte Workflows<\/span><\/a> in Gang setzen, du kannst deine Kollegen zum Mitarbeiten einladen und viele Aktionen sogar automatisieren, um dir Zeit zu sparen.<\/p>\n Apropos Zeit: Vergiss nicht, dein digitales Protokoll schnell an alle Teilnehmenden zu senden, um sicherzustellen, dass alle auf dem neuesten Stand sind. Dies f\u00f6rdert die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass jeder wei\u00df, was als N\u00e4chstes zu tun ist. Bei monday kannst du auch deinen E-Mail-Anbieter integrieren und das Protokoll direkt nach der Digitalisierung an alle weiterleiten.<\/p>\nDie Rolle des Protokollanten<\/b><\/h3>\n
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![\"Meeting](\"https:\/\/monday.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/12\/Lessons-Learned-Vorlage-1024x505.png\")
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Kurzschrift verwenden<\/b><\/h3>\n
Vereinfache deine Nachrichten mit Codes<\/b><\/h3>\n
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Vom handgeschriebenen Protokoll zur digitalen Version<\/h3>\n
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