Für fast jede Veränderung, die Unternehmen, Teams und Abteilungen seit Ausbruch der Coronapandemie durchlaufen haben – vom Umstieg ins Homeoffice bis zur Implementierung der Abstandsregeln im Büro – gibt es keinen Präzedenzfall dafür, wie diese effektiv und effizient umgesetzt werden können.
Aber der Reihe nach: Bevor ihr überhaupt ins Büro zurückkehren könnt, muss dein Unternehmen die Vorschriften und Einschränkungen erfüllen, die in deinem Land gelten. Den richtigen Zeitpunkt für die Rückkehr festzulegen hängt vom jeweiligen Unternehmen ab – aber ein gewisses Maß an Planung im Vorfeld kann sehr hilfreich sein.
Wir haben neun Vorlagen erstellt, mit denen ihr eine organisierte Rückkehr ins Büro planen könnt.
Umfrage zur Bereitschaft der Mitarbeiter
Bevor ein Rückkehrplan erstellt werden kann, gilt es herauszufinden, wie die Mitarbeitenden darüber denken. Mit dieser anonymen Umfrage zur Bereitschaft der Mitarbeiter erhältst du einen Eindruck davon, wie dein Team zu einer Rückkehr ins Büro steht, was sie für den Umstieg brauchen und wie dein Unternehmen sie dabei unterstützen kann.
Vorlage für Mitarbeiterbefragungen
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Strategie für die Rückkehr zur Arbeit nach Corona
Wenn du weißt, wie dein Team zu einer Rückkehr ins Büro steht und wie du ihm die Rückkehr erleichtern kannst, ist es an der Zeit, deine Strategie zu planen. Mit dieser Strategie für die Rückkehr zur Arbeit nach Corona erhältst du eine Vorlage zur Planung aller erforderlichen Schritte, zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten und zur Festlegung vernünftiger Fristen, damit ihr im Zeitplan bleibt.
Verwende die Vorlage für die Rückkehr zur Arbeit
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Wiedereröffnungsplan
Egal ob du in einer Woche oder einem Monat wiedereröffnen willst oder ob der Status noch ungewiss ist – mit dieser Vorlage kannst du Schritte für die Wiedereröffnung planen. Dank Abhängigkeiten innerhalb von Aufgaben wirst du darüber informiert, wenn etwas „erledigt” ist und du zum nächsten Schritt übergehen kannst.
Vorlage für den Wiedereröffnungsplan verwenden
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Anmeldung zur Büroarbeit bei Vorgaben zur Abstandshaltung
Ermögliche deinen Mitarbeitern, sich für die Arbeit im Büro anzumelden. Diese Vorlage ermöglicht eine Organisation nach Teams und du behältst den Überblick darüber, wie viele Personen sich angemeldet haben. So stellst du sicher, dass Grenzwerte nicht überschritten werden. Außerdem kannst du Daten nach Tag oder Mitarbeiter filtern, um zu sehen, wer wann im Büro sein wird. Die Koordination von Meetings gelingt damit mühelos.
Vorlage für die Anmeldung verwenden
Bürodienst
Sobald die Türen zum Büro wieder öffnen, muss nachverfolgt werden, wer wann kommt und geht. So wird sichergestellt, dass immer ausreichend Platz vorhanden ist für die Einhaltung allfälliger Sicherheitsabstände. Stelle sicher, dass alle Teammitglieder wissen, wann sie im Büro erwartet werden. Du kannst nach Teammitglied, Abteilung und speziellen Wünschen planen. Mithilfe von Automatisierungen erhalten alle ihren Plan einen Tag vor Beginn der Arbeitswoche. Verwende Diagramme, um schnell zu prüfen, ob deine Büroplanung die Kapazität übersteigt und bei Bedarf umgehend Änderungen vorzunehmen.
Vorlage für Bürodienst verwenden
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Wöchentlicher Plan bei Kontaktbeschränkung
Der wöchentliche Plan bei Kontaktbeschränkung ist eine weitere Möglichkeit, die Anwesenheit von Mitarbeitern im Büro auf die Bestimmungen für Kontaktbeschränkungen im Auge zu behalten. Mit dem Status für jeden Tag der Woche und einem Element pro Teammitglied erkennst du auf einen Blick, wer an welchem Tag anwesend ist. „Wöchentliche Bürotage” wird automatisch mit der Anzahl der Tage aktualisiert, die für jeden Mitarbeitenden geplant sind.
Vorlage für Kontaktbeschränkung verwenden
Mittagspausen
Mit der Rückkehr ins Büro werden sich alle auf das gemeinsame Mittagessen freuen. Damit alle ihre gemeinsame Zeit in Sicherheit genießen können, lassen sich mit dieser Vorlage Mittagspausen planen. Sie bildet ab, wer wann im Essensbereich sein wird und schafft damit Klarheit für alle Beteiligten.
Vorlage für Mittagspausen verwenden
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Anfragen zu Büromaterial
Für die Rückkehr ins Büro wird möglicherweise neues Verbrauchsmaterial benötigt, wie beispielsweise Handdesinfektionsmittel, Papiertücher, Masken oder ähnliches. Die Vorlage für Anfragen zu Büromaterial bietet Teammitgliedern einen übersichtlichen Ort für ihre Anfragen und ermöglicht ihnen, den Status ihrer Bestellung nachzuverfolgen. Vom Anfragedatum über die zuständige Person bis hin zur Benachrichtigung beim Eingang des Materials – hier kannst du alle Anfragen verwalten!
Vorlage für Büromaterial verwenden
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Kundenumfrage
Die Vorbereitung deines Büros und deines Teams ist nicht das einzige, was Vorbereitung erfordert. Genauso wichtig ist die Stimmung bei deiner Kundschaft. Die Kundenumfrage hilft dir dabei, die Präferenzen deiner Kunden in Bezug auf das Einhalten von Abstand und Kontaktbeschränkung zu verstehen, welche Sicherheitsvorkehrungen für sie wichtig sind und weitere wichtige Fragen. So kannst du deinen Kundinnen und Kunden den bestmöglichen Service bieten.
Vorlage für Kundenumfrage verwenden
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Da es wenig vergleichbare Erfahrung und kaum Wissen darüber gibt, wie es weitergeht, fühlen sich viele Teams etwas verloren. Aber wenn wir zu unseren Teamkollegen Kontakt aufnehmen, die Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften beachten und weiterhin organisiert und transparent in der Kommunikation sind, können wir alle gemeinsam mit dem Wiederaufbau beginnen.